4 dicas para escolher o melhor sistema de Help Desk

Não importa qual é o segmento de atuação de sua empresa: um bom sistema de Help Desk é fundamental para aumentar a satisfação, atrair e fidelizar clientes de qualquer negócio.

Em busca desses objetivos tão importantes, as organizações passaram a valorizar ainda mais as soluções de TI. Portanto, investir no software adequado é um componente vital para a sobrevivência da empresa à medida que possibilita aumentar sua credibilidade e segurança.

Quer entender de vez como escolher o melhor sistema de Hel Desk para o seu negócio? Então confira 4 dicas que podem ajudar você a identificar suas necessidades e encontrar o sistema certo:

1. Analise seu orçamento

A razão pela qual muitas empresas decidem contra a implementação de um sistema de Help Desk resume-se ao seu custo. Entretanto, com a disponibilidade de aplicações ancoradas em plataforma SaaS, as ofertas se tornaram bastante acessíveis e apresentam claras vantagens.

Analise seu orçamento e escolha um software que permita a escalabilidade. Evite, também, a concepção errônea de que, quanto mais se paga, melhor será a ferramenta.

De fato, seu negócio pode até exigir uma solução de código aberto para que você comece a perceber os benefícios que sua empresa pode acessar.

2. Mapeie seus processos para identificar os recursos que você precisa

Um sistema de Help Desk pode ajudar a gerenciar seus tickets e acompanhar fluxos de trabalho. Sem ele, você terá dificuldades de garantir que todos os seus clientes sejam atendidos em tempo hábil.

Uma das formas de garantir a eficiência é centralizando os múltiplos canais de contato de forma simples e organizada, como por exemplo, transformar todos os e-mails da caixa de entrada em tickets. Assim todas as informações sobre o cliente e o histórico de relacionamento ficam centralizados em um único lugar.

Para que esse método funcione, é preciso buscar um software que tenha possíveis integrações.

3. Garanta uma interface acessível para o usuário

Eis uma verdade: seu sistema de Help Desk deve ser útil aos usuários. Portanto, se você optar por um software excessivamente complicado, isso minará o potencial da empresa em resolver problemas. Jamais se esqueça de que o foco é ajudar!

Ao testar diferentes ferramentas, você encontrará tanto aquelas que são fáceis quanto as que são extremamente difíceis: a diferença é determinada, em sua maior parte, pelas características da interface.

Felizmente, a maioria dos fornecedores oferecem demonstrações online ou um período de teste. Aproveite isso para descobrir se a opção que está considerando irá agregar na sua empresa e no atendimento aos clientes. Caso contrário, você terá em mãos um sistema de Help Desk que será mais obstáculo do que ajuda.

4. Invista na capacitação da equipe

Capacitar sua equipe é fundamental para garantir o máximo aproveitamento do sistema de Help Desk escolhido. Ainda que a solução adotada seja tecnologicamente avançada, é sempre a intervenção humana que dará o tom de qualidade no atendimento, garantindo a total satisfação dos usuários.

Portanto, não se esqueça: ainda na fase de planejamento, determine quais ações de treinamento deverão ser implementadas para garantir, no sistema de Help Desk, o melhor atendimento possível à sua base de clientes.

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