Como usar a videoconferência no atendimento ao cliente? Entenda!

Com a maior presença na internet no dia a dia dos consumidores, as empresas também ganharam novas possibilidades para manter contato com seus clientes. Um bom exemplo disso é a videoconferência, usada tanto em transmissões de larga escala quanto em conversas diretas com clientes individuais. E, dependendo do tipo de negócio que você tem, ela pode ser muito útil.

O primeiro obstáculo para isso, claro, é saber como usar as videoconferências de forma eficaz. Assim como a maioria das transmissões de mídia, se não forem feitas com a qualidade necessária, é provável que não gerem nenhum resultado relevante. E isso vale também quando falamos em atendimentos individuais.

Para ajudar a entender o assunto e aproveitar melhor suas videoconferências, vamos falar um pouco mais sobre suas vantagens e como você pode torná-las mais eficazes. Acompanhe!

Por que é interessante usar videoconferência no atendimento ao cliente?

Muitos falam sobre como materiais e contatos de vídeo podem ajudar uma empresa, mas nem sempre os benefícios reais são esclarecidos. Veja aqui uma lista com os principais exemplos:

Manter um relacionamento próximo com o cliente

Como você deve saber bem, há um limite para o quanto você pode manter a proximidade com seu público sem ter contato direto. Mesmo chamadas de voz por telefone não são suficiente para o melhor atendimento, especialmente quando você possui outros materiais a serem usados durante o suporte.

Com a ajuda das videoconferências, você tem um ponto de contato mais eficaz com seu público, o que ajuda a manter sua proximidade. Isso evita que os clientes esqueçam seu negócio e os mantêm engajados com a sua marca por mais tempo.

Possibilidade de responder dúvidas em tempo real

Materiais gravados ou escritos podem ser úteis como repositório de informações, mas há um grande valor em poder ter uma dúvida respondida na hora. Especialmente se há muitas pessoas presentes que partilham da mesma dúvida ou que poderiam tirar proveito dessa informação extra.

Nesses casos, uma chamada de vídeo diretamente com o cliente ou com um grupo pode contribuir bastante. Além de ser mais fácil fazer esse atendimento em conjunto, também é mais eficaz deixar que todos tirem dúvidas em tempo real, evitando atrasos e melhorando a satisfação do público.

Otimizar o uso de recursos na empresa

Por fim, mas não menos importante, é sempre bom lembrar que custa bem menos para um atendente e para o cliente manter um contato por videoconferência do que apenas fazer reuniões presenciais. Além dos custos envolvidos com o espaço e o deslocamento, o tempo de viagem também pesa bastante na agenda de ambos.

Ao dar prioridade para chamadas de vídeo, você já elimina uma série de custos comuns, como reserva de salas e auditórios, por exemplo. Da mesma forma, se a intenção era fazer uma palestra, poderá transmiti-la para mais pessoas online do que conseguiria presencialmente.

5 dicas para utilizar videoconferência no atendimento ao cliente

Agora que você entende melhor os benefícios de investir nas chamadas de vídeo, o próximo passo é saber como elas funcionam e o que você pode fazer para melhorá-las. Veja aqui algumas dicas que vão ajudar:

1. Escolha a ferramenta certa para você

Existem várias formas de começar a fazer uma videoconferência, com diversas ferramentas pagas e gratuitas disponíveis no mercado. E, dependendo das suas demandas específicas, algumas delas podem ser mais ou menos úteis para você e sua equipe. Por isso que, para garantir melhores resultados, você precisa escolher a certa.

Há alguns fatores comuns que devem ser levados em conta, como, por exemplo:

• Custo da ferramenta;
• Facilidade de acesso (todos os participantes podem usá-la?);
• Facilidade de uso;
• Qualidade geral da ferramenta (cai muito? Tem problemas de transmissão?).

Antes de poder escolher o melhor método, você precisa prestar atenção nestes pontos.

2. Use equipamentos de boa qualidade

Todos já passaram pela experiência de entrar em uma chamada de vídeo, mas não enxergar a outra pessoa ou não conseguir ouvi-la com clareza. Isso acontece quando o equipamento usado na transmissão não possui um bom nível de qualidade.

A solução aqui é simplesmente investir em equipamentos melhores. Não é necessário ter nada muito elaborado. Apenas uma câmera regular, um microfone, um fone e um computador capaz de rodar a transmissão sem dificuldades. Mais do que isso não é imperativo, apesar de ser útil para diversos negócios.

3. Atenção aos ruídos de fundo

Um detalhe que muitos se esquecem quando começam a fazer uma videoconferência, mas são lembrados imediatamente assim que ela começa, é a quantidade de ruído que pode haver ao redor. Carros passando, pessoas, animais, ventilador, entre outras coisas, podem atrapalhar a qualidade da transmissão.

O ideal é ter um espaço feito para estas transmissões, onde haja o mínimo de ruído ou interferência possível. Porém, há muito que você pode fazer ajustando as configurações de áudio e vídeo do computador para filtrar ruídos e melhorar a qualidade do som.

4. Treine sua equipe para realizar videoconferências

Claro, para que qualquer ferramenta ou estratégia seja bem implementada, as pessoas responsáveis devem estar preparadas. E, para isso, você precisa instruir sua equipe para estabelecer chamadas de vídeo e usá-las com o máximo de qualidade.

Algumas coisas são relativamente simples, como ensiná-los a instalar, configurar e utilizar os programas. Porém, outros pontos, como a forma correta de falar e diferentes abordagens necessárias durante este contato, vão exigir um pouco mais de atenção.

5. Evite chamadas monótonas

Por fim, mas não menos importante, é bom lembrar que o simples fato de não estar fisicamente presente já aumenta drasticamente as chances de distração. Como resultado, você precisa adaptar algumas coisas para que a videoconferência não fique chata e monótona.

Em alguns casos, apenas mudar o tom de voz e envolver mais o cliente já ajuda. Porém, há outros métodos que você pode usar, como materiais audiovisuais, por exemplo. Mesmo que não pareça grande coisa, isso aumenta consideravelmente seu engajamento.

Com a aplicação de uma estratégia de videoconferência no atendimento ao cliente, você logo verá um aumento no engajamento do público e, consequentemente, maior rentabilidade. Basta saber como implementar estes planos.

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