Saiba como fazer um relatório de vendas bem estruturado e confiável. Confira 8 dicas!

Você tem o hábito de criar um relatório de vendas?

Independentemente do segmento ou do tamanho, o propósito final de qualquer empresa é fechar vendas, entregando um serviço e recebendo uma compensação adequada. E, para promover o próprio crescimento, é necessário tomar atitudes que ajudem a elevar o número de vendas ao longo do mês. Para isso, você precisa de dados e estatísticas que ajudem nessa tomada de decisão.

Nesse contexto, o relatório de vendas é um dos documentos mais úteis para sua gestão. Alguns profissionais tendem a deixá-lo de lado, focando mais no serviço/produto. Mesmo que pareça uma ideia melhor a curto prazo, isso pode prejudicar bastante seu desempenho no futuro, comprometendo seus resultados e sua tomada de decisões.

Para ajudar a entender melhor o assunto, vamos falar um pouco mais sobre o que é este relatório e como você pode elaborar o seu com mais qualidade e confiabilidade. Acompanhe!

O que é um relatório de vendas?

Como o nome já diz, trata-se de um documento que contém dados relativos às vendas realizadas em um determinado período dentro da sua empresa. Ele inclui uma série de dados importantes, como o ticket médio de vendas, taxa de conversão e fechamento de negócios, performance de vendedores individuais, entre outras coisas.

Com esses dados, você terá uma base mais sólida para tomar decisões, avaliar seus resultados e encontrar oportunidades de crescimento.

8 passos para elaborar um relatório mais confiável

Claro que, na prática, um relatório de vendas só é útil se os seus dados forem confiáveis. Pensando nisso, listamos aqui um passo a passo que você pode usar como referência para elaborar seus relatórios. Confira!

1. Conheça bem o público-alvo

Assim como em muitos outros processos, você precisa pensar em quem receberá o trabalho concluído e quais são suas demandas. A diferença é que o público-alvo em questão são seus próprios colaboradores e gestores. Afinal, o relatório de vendas é usado pela equipe interna.

Pense em como suas equipes se comunicam, quais informações são mais relevantes para suas avaliações e que tipo de decisões serão tomadas a partir desses relatórios. Dessa forma, você terá um direcionamento mais claro na hora de escolher em quais dados focar e como estruturar o documento.

2. Defina um objetivo claro

O termo “vendas” pode ser bem mais amplo do que se imagina. Pode ser que se refira ao desempenho de um único atendente, aos resultados da equipe em um período de tempo, número de negócios fechados em determinada área, entre muitas outras coisas. Qualquer que seja o caso, você deve definir o objetivo desse relatório.

Basicamente, você precisa saber com qual finalidade ele está sendo elaborado. Pode ser algo de rotina, para registros de longo prazo, ou algo mais elaborado, que você precisa levar para uma reunião de trimestre. Mais uma vez, isso guia o tipo de informação que você busca.

3. Determine o período

Já mencionamos algumas vezes que o seu relatório de vendas deve ser relativo a um determinado período, como um mês, trimestre ou ano. E isso é válido para todo e qualquer formato de relatório, independentemente de quaisquer outros fatores que sejam levados em consideração ao mesmo tempo.

A razão para isso é bem simples: se não há um período de tempo bem definido, não há como comparar o desempenho de vendas entre relatórios. Fechar vendas com 100 clientes em um dia, um mês ou um ano são níveis de desempenho completamente diferentes.

4. Escolha as informações necessárias

É verdade que, graças à tecnologia digital, é possível acumular e analisar uma grande quantidade de informação e usá-la de forma significativa em suas estratégias. Porém, ao contrário do que muitos pensam, pode ser que você tenha informação demais, a qual não é relevante.

Antes de começar a fazer um relatório de vendas, tente destacar o tipo de informação que realmente será necessária, além de cortar o que não for relevante. Isso dará mais foco nos dados importantes e facilitará futuras análises e tomada de decisões.

5. Reúna a equipe de vendas

Toda a criação de relatórios é um esforço em conjunto. E, nesse caso, você precisará da participação do seu time de vendas para garantir que os dados resultantes serão confiáveis. Sem falar que, em última instância, eles também precisam desses dados para avaliar o próprio desempenho.

Primeiramente, entenda o que eles precisam saber e como você pode tornar os relatórios mais eficazes. Isso inclui não apenas os dados, mas a estrutura, forma de coleta e apresentação adequada para leitura de todos.

6. Escolha as métricas

O próximo passo é saber o que seu relatório precisa medir. E por mais que o termo “vendas” pareça deixar isso óbvio, há muitas coisas que podem ser incluídas ou omitidas como parte dessa informação.

Por exemplo, você pode ter um relatório que mede a taxa de conversão, o ticket médio de vendas, o total de rentabilidade em um determinado período, o desempenho de uma equipe ou de um único vendedor, entre muitas outras coisas. E cada uma dessas métricas terá uma utilidade diferente.

7. Utilize a tecnologia a seu favor

Graças a sistemas de gestão, é cada vez mais fácil gerar relatórios de vendas dentro da sua empresa. Alguns dos mais simples podem até ser elaborados automaticamente pelo sistema, desde que você saiba quais variáveis devem ser destacadas. Para melhorar a eficiência, é importante que sua equipe saiba usar essas ferramentas no dia a dia, inserindo os dados certos e extraindo aqueles que precisarem.

8. Tenha um sistema de retificação

Por fim, mas não menos importante, mesmo o melhor sistema de gestão e registro ainda pode ser falho. O que torna um relatório mais confiável é justamente a presença de ferramentas e sistemas que ajudam a identificar falhas e corrigi-las rapidamente. Se você implementar algum deles, será bem mais fácil criar relatórios consistentes.

Agora que você entende um pouco melhor como elaborar um bom relatório de vendas, é hora de usar esse conhecimento para melhorar seu desempenho. Com a ajuda de um bom sistema de gestão e outras ferramentas tecnológicas, esse processo pode se tornar bem mais preciso.

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