5 ferramentas para a aumentar a eficiência da equipe

Como está a produtividade da sua equipe? Sente que os colaboradores estão com dificuldade em cumprir toda a demanda do dia? Quanto tempo o seu time perde com retrabalho? O atendimento da sua empresa é eficiente? E a gestão?

À medida que uma empresa cresce é normal que processos precisem ser substituídos ou automatizados. 

Por exemplo, grandes marketplaces, como a Lojas Americana, não teriam expandido seu empreendimento se até hoje realizassem toda a gestão manualmente, certo?!

Por isso, toda e qualquer empresa que deseja crescer no mercado, precisa buscar ferramentas para aumentar a eficiência da equipe, melhor aproveitar o tempo e organizar os processos internos.

E foi por isso que preparamos este texto. Aqui você vai conhecer cinco opções de softwares para melhorar a rotina do seu empreendimento. Confira!

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Este conteúdo foi escrito pelo time de marketing do Simples Agenda – software de gestão empresarial ideal para sua micro, pequena e média empresa. O sistema é simples e fácil de usar, além de oferecer um dos melhores custo-benefício do mercado. O teste é gratuito por 35 dias sem compromisso. Saiba mais.

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Porque escolher ferramentas para aumentar a eficiência da equipe?

Bom, antes de tudo, precisamos dizer que trabalhar muito não é sinônimo de eficiência. Ou seja, de nada adianta passar 12 ou até 15 horas em frente a tela de um computador se no fim do dia você sentir que produziu bem menos do que gostaria.

A mesma lógica funciona para os colaboradores de uma organização. Quando a equipe está com a produtividade baixa, pequenos problemas podem ser acumulados e se tornarem uma grande “bola de neve”.

Por isso, o melhor mesmo é ser produtivo e capaz de cumprir metas sem se sentir sobrecarregado. E isso é possível até mesmo para quem tem uma equipe enxuta.

A boa notícia é que não existe nenhum segredo para ter uma rotina eficiente, basta seguir algumas dicas (como, focar em uma tarefa por vez e evitar distrações) e, claro, apostar em tecnologias (por exemplo, aplicativos e softwares).

Então, continue a leitura para conhecer algumas opções de ferramentas que podem fazer – e muita – diferença na sua rotina.

5 softwares para aumentar a eficiência da sua equipe

Chatbot

O chatbot é a ferramenta certa para aumentar a eficiência no atendimento. Ao contrário do que muita gente pensa, ele não é usado para substituir o atendimento humano, mas sim para agir junto com os atendentes em prol da satisfação do consumidor.

O principal objetivo é otimizar o atendimento, já que o chatbot é capaz de atender vários clientes ao mesmo tempo, solucionando dúvidas e oferecendo suporte rapidamente. Tudo isso disponível 24 horas por dia e 7 dias por semana.

Nesse contexto, o colaborador ganha tempo para se dedicar a outras tarefas e para desenvolver atendimentos personalizados. Tudo isso colabora para a otimização do tempo e eficiência da equipe.

Software ERP

O software ERP, também conhecido como software de gestão empresarial, evita que o profissional perca horas do dia em uma única tarefa. 

Por meio do sistema, atividades que antes eram complexas e burocráticas – como a emissão de nota fiscal – passam a ser simples e eficientes.

O sistema é usado para gerenciar uma empresa de ponta a ponta e, para isso, conta com funcionalidades como controle financeiro, de estoque, de vendas, além de emissão de boletos bancários e gerenciamento de contratos.

Uma boa dica na hora de escolher um ERP é optar por aquele que oferece teste gratuito para que você consiga avaliar se as funcionalidades oferecidas serão realmente úteis para a sua equipe.

Agenda online

A agenda determina a rotina de diversas empresas, não é verdade?!

Clínicas, consultórios, salões de beleza, prestadores de serviço, entre muitos outros empreendimentos, dependem de uma agenda organizada para pleno funcionamento.

E, nesse contexto, a agenda online é a melhor escolha para quem quer ter eficiência e assertividade na hora de gerenciar os horários. Isso porque a ferramenta simplifica a visualização de informações e ainda evita erros nos agendamentos.

Além disso, algumas agendas oferecem o recurso de agendamento online, em que o próprio cliente consegue visualizar os horários disponíveis e escolher o melhor para a sua necessidade. Tudo prático, online e seguro.

CRM

O software CRM também é uma excelente opção de ferramenta para aumentar a produtividade da sua equipe, em especial, do time de vendas e de suporte.

O sistema reúne e organiza todas as informações dos clientes e potenciais clientes da empresa. O objetivo é que os colaboradores consigam desenvolver uma abordagem mais personalizada e, assim, melhorar as taxas de conversão e fidelização.

No mercado brasileiro é possível encontrar excelentes CRMs, inclusive, com preços bem diferentes. Isso porque alguns softwares oferecem recursos mais básicos, enquanto outros são mais robustos e completos. Vale a pena pesquisar!

Gerenciamento de tempo 

Por fim, mas não menos importante, são as ferramentas para gerenciamento de tempo. Elas permitem que você controle quanto tempo gasta em cada tarefa e contribui para que você se concentre em uma atividade por vez.

Por exemplo, os aplicativos que usam a técnica Pomodoro ajudam nessa questão. Eles dividem o tempo em pomodoros de 30 minutos, nos quais 25 minutos são para plena concentração em uma tarefa e 5 minutos são destinados para descanso da mente.

Também vale citar aquelas ferramentas que ajudam na organização da rotina, como o Trello, em que o profissional consegue anotar tudo que tem para fazer no dia e não corre o risco de se esquecer de alguma atividade.

Pronto para aumentar a eficiência da equipe?

Eficiência é uma das palavras mais importantes da era digital. As constantes novas tecnologias possibilitam que as equipes sejam mais eficazes sem que haja perda na qualidade do serviço prestado. 

Para tanto, cabe ao gestor identificar onde estão os gargalos de produtividade do time e investir em ferramentas e estratégias para aumentar a eficiência da equipe. 

Esperamos que este conteúdo tenha ajudado e continue acompanhando o blog do Movidesk para conhecer mais dicas como estas.