8 dicas para melhorar a gestão de tempo de sua equipe de TI

Em algum momento da sua vida profissional você já deve ter soltado a seguinte frase: “tenho tanta coisa para fazer que nem sei por onde começo”. Na equipe de TI, por exemplo, é comum que profissionais recebam inúmeras solicitações por dia. Nesses casos, manter a organização entre uma tarefa e outra pode ser um grande desafio. 

Por isso, é importante que as empresas invistam em um fator importante, que muitas vezes costuma ser negligenciado: a gestão de tempo.

Problemas na gestão de tempo afetam diretamente a produtividade e motivação de uma equipe de TI. Por conta da alta demanda, alguns profissionais não conseguem manter o trabalho em dia. Não por falta de tempo ou pessoal, mas sim por falhas na administração.

Iniciar diversas tarefas ao mesmo tempo, no lugar de concluir uma de cada vez, desgasta o profissional, deixando-o mais propenso a perder prazos e acumular trabalho. É aí que surgem os sentimentos de frustração e insegurança. No entanto, com uma boa gestão de tempo é possível evitar tudo isso.

Para te ajudar nessa missão, listamos 8 dicas incríveis para melhorar a gestão de tempo de sua equipe de TI. Vem conferir!

Melhorando a gestão da equipe de TI: 8 dicas

1. Organize reuniões da equipe de TI com antecedência

Não há nada pior do que mobilizar toda a equipe de TI para uma reunião “de última hora”. É claro que existem casos em que realmente é necessário proceder de tal forma, visto que problemas podem surgir a qualquer momento. No entanto, evite fazer dessa prática um hábito.

Para melhorar a gestão de tempo, liste os assuntos que serão tratados e convoque os profissionais que irão participar da reunião com antecedência. Dessa forma, todos podem se programar e não correm o risco de perder atividades importantes por conta de assuntos de última hora.

Outro ponto importante para a gestão de tempo é a organização. Chegar a uma reunião sem material de apoio, ou sem saber exatamente o que dizer aos colaboradores, não é uma boa ideia. Nesses casos, o encontro tende a ser muito mais extenso do que o necessário, prejudicando a produtividade da equipe. Portanto, fique atento a essa questão.

2. Faça um planejamento detalhado dos projetos para a equipe de TI

Se até mesmo as reuniões precisam ser planejadas, o que dizer dos projetos, então? Para otimizar tempo, é preciso que os colaboradores estejam cientes das etapas, procedimentos e objetivos de cada um deles.

A partir daí, é importante criar estratégias que permitam que todos esses tópicos sejam cumpridos. Quanto mais detalhado for o planejamento, melhor. Dessa forma, as falhas e riscos tendem a diminuir, e a produtividade da equipe, a aumentar.

3. Crie canais de comunicação eficazes

A equipe de TI pode até ter a boa vontade de se comunicar, mas se não contar com as ferramentas adequadas para isso, certamente a comunicação interna será colocada em segundo — ou até terceiro — plano.

Por esse motivo, contar com softwares e aplicativos que favoreçam a comunicação entre os colaboradores é uma das melhores maneiras de melhorar a gestão de tempo de sua equipe de TI.

4. Utilize ferramentas de gerenciamento de projetos

Se as ferramentas de comunicação são importantes, os programas específicos para gerenciamento de projetos têm o mesmo peso. Já que estamos falando em gestão de tempo para equipes de TI, por que não utilizar a tecnologia a favor da equipe?

Nesse caso, a aquisição de softwares especializados faz toda a diferença. Isso porque dessa forma os dados dos projetos poderão ser visualizados por todos os colaboradores, proporcionando maior sincronia e harmonia no trabalho.

5. Defina graus de prioridade para as tarefas da equipe de TI

Outra maneira de melhorar a gestão de tempo da equipe de TI é definindo graus de prioridade para as tarefas. Por exemplo: separe-as entre urgentes, importantes e não urgentes. Essa prática permite que as decisões sejam tomadas com mais calma e as questões do dia a dia sejam mais produtivas.

Além disso, definir prioridades para cada tarefa ainda evita a perda de prazos, que pode causar prejuízos financeiros, a insatisfação dos clientes e também a perda de novos negócios.

6. Delegue tarefas para melhorar a gestão de tempo

Delegar tarefas costuma ser um grande desafio para os gestores, mas é essencial para quem deseja melhorar a gestão de tempo da equipe de TI. Uma ótima maneira de colocar isso em prática é criar uma planilha com as atividades detalhadas de cada colaborador. 

Esse documento deve ser atualizado diariamente, já que é através dele que você irá controlar a realização dos trabalhos e o prazo estipulado para as tarefas.

7. Invista em treinamentos para a equipe de TI

Alguém preparado executa tarefas com muito mais facilidade, não é mesmo? Por isso, invista em treinamentos e qualificações para a sua equipe de TI. Nessa área, mudanças ocorrem constantemente e os profissionais precisam estar familiarizados com as novidades do mercado.

Oferecer capacitações também valoriza o colaborador. Por ser um setor bastante competitivo, contar com esse diferencial na sua empresa certamente diminuirá as chances do funcionário aceitar outras propostas de trabalho.

8. Atente-se à saúde mental dos colaboradores

Tome cuidado com cobranças em excesso. Colaboradores frustrados e cansados levam ao desgaste emocional da equipe de TI e prejudicam a produtividade. Para que isso não aconteça, peça que seus funcionários façam pausas para o café e não exagerem nas horas extras. Além disso, incentive os períodos de descanso — eles também são essenciais para manter o bom rendimento no trabalho.

Agora que você viu como a gestão de tempo pode ajudar sua equipe de TI a alcançar melhores resultados, que tal começar a colocar em prática?

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