Como preparar a equipe de atendimento para a sazonalidade de vendas?

Ao longo do tempo, é natural que você queira atingir certa estabilidade nos rendimentos da sua empresa, e os esforços de divulgação e pós-venda servem para alcançar esse objetivo. Porém, não é necessário se preocupar apenas com o desempenho mês a mês, mas também com o que é obtido a cada ano como um todo. É isso que é chamado de sazonalidade de vendas.

Apesar de ser algo inerente a praticamente todo tipo de empresa, ainda há muitos gestores que não levam esse fator em conta na hora de planejar seus processos de atendimento. Como consequência, acabam tendo que lidar com vários imprevistos em sua demanda e podem perder várias oportunidades de venda, mesmo em períodos de alta.

Para te ajudar a entender melhor essa questão e lidar corretamente com ela, vamos explicar melhor o que é essa sazonalidade, seus principais impactos e como você pode preparar sua equipe de atendimento para lidar com isso. Acompanhe!

O que é a sazonalidade de vendas?

Como o nome deixa a entender, algo é sazonal quando depende de uma época. Em outras palavras, suas vendas sazonais são aquelas que só costumam ocorrer durante uma época específica do ano. O exemplo mais famoso é certamente o Natal, quando a maioria das lojas no varejo recebem centenas de pessoas a mais em busca de presentes.

Por outro lado, a sazonalidade também pode ser algo mais curto, como quando um estabelecimento recebe mais clientes em determinada época do mês. Entender essas variações é o primeiro passo para aproveitar melhor suas oportunidades de venda.

Como ela impacta o processo de atendimento?

Ter um influxo de clientes de tempos em tempos pode parecer algo bem positivo, mas apenas se a sua equipe de atendimento ao cliente estiver devidamente pronta para o evento. Caso contrário, a sazonalidade de vendas pode sobrecarregar seus colaboradores rapidamente.

Pense que você tem um time de 10 atendentes, todos bem preparados, dão conta de todos os atendimentos sem grande dificuldade. Porém, num determinado mês, o número de contatos por dia triplica, deixando esse time sem tempo para lidar com cada um deles. Em meio à espera e à confusão, você certamente perderá vários potenciais clientes.

Da mesma forma, a sazonalidade pode levar a um período de baixa, deixando a maior parte dos seus atendentes sem muito serviço durante o dia. Naturalmente, isso indica um desperdício do tempo produtivo da sua equipe.

Quais as formas de preparar sua equipe de atendimento para a sazonalidade de vendas?

Independentemente de quais sejam as causas dessas variações, é importante entender a sazonalidade na demanda por certos produtos e serviços, preparando sua equipe de atendimento de acordo.

Para te ajudar com isso, separamos aqui as principais dicas para facilitar o seu trabalho. Confira!

Preveja e se planeje de acordo

O planejamento é a chave para manter um bom aproveitamento durante um período de alta ou baixa sazonal. Uma de suas características principais é que você pode prever essas mudanças de demanda, sabendo quando elas devem surgir e com qual intensidade, o que lhe permite se planejar para isso.

Entender quais são os períodos de sazonalidade em sua empresa é o primeiro passo para usá-los a seu favor. E, claro, para criar uma estratégia que aproveite melhor sua equipe de atendimento nesses períodos.

Faça contratações temporárias

Durante os períodos de pico de demanda na sazonalidade de vendas, pode ser que seu time fique com mais contatos do que é capaz de dar conta. E se você fez suas previsões corretamente, então saberá qual margem de excedente pode esperar em novos leads.

Diante disso, você também pode anunciar a contratação temporária de atendentes de nível mais básico, os quais podem ajudar a suprir essa necessidade em um período de maior demanda. Como resultado, você não precisa ampliar tanto sua equipe para dar conta da sazonalidade e ainda aproveita bastante as melhorias nos resultados.

Ofereça um bônus por desempenho

Seja para atendentes temporários ou efetivos, a sazonalidade de vendas é uma boa época para conseguir fechar mais negócios. Como resultado, pode ser interessante ter mais algum incentivo, especialmente em áreas como o varejo, que geralmente trabalha com sistema de comissão por venda.

Ter uma margem de comissão maior ou um bônus após bater certas metas é um forte incentivo durante essa época. Afinal, será bem mais fácil alcançá-las com o aumento visível da demanda, o que é excelente para maximizar o desempenho e o engajamento da equipe durante o período.

Faça acordos para férias programadas

Por outro lado, sempre há períodos nos quais o número de leads é menor, que é a sazonalidade negativa. Nessas épocas, é interessante reduzir seu time de atendimento, já que uma parte não estaria gerando valor para o negócio. Mas também não é boa ideia simplesmente fazer demissões e tentar recontratá-los depois.

Uma forma de contornar ambas as situações é entrar em um acordo com o seu time para que a maioria tire férias nessas épocas de baixa demanda. Dessa forma, a equipe não fica desfalcada. É direito dos colaboradores escolherem quando serão suas férias, mas é sempre possível negociar essas datas se você oferecer algo em troca.

Promova um treinamento especial para essa época

Como você já deve imaginar, a sazonalidade de vendas leva à mudanças consideráveis na dinâmica de muitos negócios. Nesses casos, é necessário que sua equipe esteja devidamente preparada para lidar com tais mudanças. Para isso servem treinamentos voltados para os períodos de alta, ajudando a otimizar seus resultados.

Utilize ferramentas adequadas

Por fim, mas não menos importante, a tecnologia é uma grande aliada da sua equipe de vendas, especialmente durante esse período. Com uma plataforma de Help Desk adequada, por exemplo, você terá bem mais facilidade para administrar todos esses contatos e garantir que seus clientes terão acesso a todas as soluções e os produtos de que precisam, mesmo com a alta dificultando sua administração.

Agora que você tem essas dicas, pode começar a preparar sua equipe de atendimento para a sazonalidade de vendas. Lembre-se: se você contar com as ferramentas certas, todo o processo será bem mais fácil.

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