Está na hora de trocar de help desk? Saiba como identificar!

Os sistemas de gestão se mostram cada vez mais essenciais para que o trabalho seja desenvolvido com excelência e organização dentro das empresas. Um dos principais sistemas é o help desk, que pode ser considerado um cartão de visita das corporações.

O help desk é uma solução diferenciada: por meio dele, as empresas conseguem melhorar a experiência do cliente, o que ajuda na fidelização e fechamento de vendas. No entanto, esses benefícios só serão vistos se a ferramenta conseguir suprir a necessidade dos operadores e facilitar a vida dos clientes e consumidores. Logo, contar com um sistema funcional e de qualidade é fundamental.

Quer entender de vez como saber se você possui um bom sistema, quando é o momento de trocá-lo e como fazer isso de forma segura? Continue a leitura e tire suas dúvidas!

Que situações indicam que está na hora de trocar de help desk?

O sistema está limitado e apresenta poucas funcionalidades

Esse certamente é o fator mais determinante, embora muitas companhias o deixem de lado, e as vezes optando por preços, contratam um serviço muito inferior à sua necessidade e acabam trocando mais tarde. A partir de um sistema limitado, o gestor pode ter indicativos incoerentes e por essa razão, o trabalho terá que ser feito manualmente, como acrescentar ou buscar outras informações, o que pode gerar erros e reduzir drasticamente a velocidade no atendimento e a produtividade da equipe.

Porém, toda empresa deve buscar produtividade, o que pode ser alcançado por meio de um bom software de help desk, que tem como objetivo principal melhorar a performance da equipe de atendimento, de suporte e todas as áreas que usufruem dessa plataforma, aumentando a competitividade e garantindo um atendimento diferenciado e de excelência.

Os custos de manutenção estão sendo onerosos

Custos com manutenção é visto com frequência em sistemas antigos e sem atualizações. Hoje com os softwares SaaS, tudo é gerenciado pelo provedor, do armazenamento dos dados, às aplicações.

Como a infraestrutura necessária vai estar na nuvem (o aplicativo e os dados), a equipe de TI responsável pela infraestrutura ficará com mais tempo livre para cuidar de tarefas mais importantes e que de fato agregam valor ao negócio da empresa.

Além disso, a escolha de um Help Desk no modelo SaaS traz uma série de benefícios, entre eles a simplicidade no uso, recursos modernos e uma maior eficiência para a gestão.

Como fazer a troca de forma segura?

Faça testes

Realize testes com outros softwares e permita que a sua equipe esteja envolvida. Assim, com o acompanhamento de todos, a adaptação ao novo sistema será mais fácil e evitará surpresas e problemas no futuro. Muitos sistemas oferecem um período de testes gratuitos: aproveite bem essa fase, pois, dessa forma, o seu investimento será mais assertivo.

Tenha o aval da equipe de suporte

A confirmação dos seus especialistas é muito importante nesse processo de decisão. Apesar do fornecedor oferecer uma equipe própria de suporte e a ferramenta seja atualizada automaticamente por estar na nuvem, os seus profissionais conseguem identificar conflitos com outros sistemas, necessidade de realizar algum investimento em infraestrutura e apoiar no processo de implantação.

Certifique-se das funcionalidades

A falta de funcionalidades reduz a produtividade da equipe, aumenta as chances de erro e onera o custo. Veja abaixo os itens que não podem faltar:

• integração com outros sistemas e e-mails;
• chats no site ou aplicativos;
• automação;
• base de conhecimento;
• pesquisa de satisfação;
• workflow de aprovação;
• SLA;
• dashboard e relatórios.

O help desk é, sem dúvidas, um grande aliado para melhorar o atendimento ao cliente, oferecer suporte e aumentar as vendas. Mas, para ter todos esses benefícios, é preciso escolher o software certo para a sua necessidade, aliando tecnologia, produtividade e baixo custo. Esperamos ter ajudado!