5 técnicas de atendimento escolar para reter e encantar o público

Sem dúvida, a relação entre escola, família e alunos é uma das principais preocupações de donos e gestores de instituições de ensino. O atendimento escolar está relacionado a diversos objetivos como fidelização e retenção de alunos, boa reputação e até mesmo redução de custos. Se tudo isso é importante para você, talvez seja a hora de dominar algumas técnicas de atendimento escolar. 

De fato, oferecer um atendimento escolar de qualidade é fundamental para garantir que esse relacionamento seja saudável e benéfico para ambos os lados.  

Mas, como criar um atendimento ao cliente nas escolas que contribua para os objetivos estratégicos? 

Algumas boas práticas podem tornar a implementação de um atendimento à comunidade escolar mais eficiente e atento às demandas do consumidor atual. 

Esse consumidor que é pai, mãe, responsável ou aluno, exige da escola uma relação ainda mais especial do que a que possui com outros tipos de empresas. Afinal, o relacionamento entre os envolvidos é diário e dura anos.

Como melhorar o atendimento escolar?

O atendimento escolar é realizado por todos aqueles que entram em contato ou respondem aos pais, alunos, responsáveis e potenciais clientes. 

Logo, uma experiência de atendimento eficiente só é realmente de qualidade se todos os envolvidos na relação entre escola e família seguirem boas práticas como gentileza, transparência e atenção. 

Por isso, como você verá ao longo deste artigo, para melhorar o atendimento ao cliente nas escolas é vital a criação de uma cultura organizacional voltada à satisfação do cliente.

Entretanto, a cultura da empresa é apenas uma etapa para a criação de um atendimento de qualidade, que ainda inclui:

1. Seja gentil, claro e transparente;
2. Diversifique os canais de comunicação; 
3. Disponibilize plataformas de acesso a informações;
4. Colete o feedback de pais, responsáveis e alunos;
5. Automatize e personalize o atendimento com tecnologia.

Entenda mais sobre cada um desses tópicos, a seguir. 

1. Seja gentil, claro e transparente

Essa é a regra número um para qualquer relação entre empresa (escola) e clientes. Os consumidores têm acesso a muito mais informação hoje do que há alguns anos, logo, agir com transparência é sempre a melhor opção. 

Ser gentil é uma obrigação de todos os funcionários que tenham contato com os clientes, desde seguranças, porteiros, secretárias, professores e gestores. 

É importante lembrar que o atendimento escolar não acontece apenas por telefone ou outros meios de comunicação como chats ou e-mails. Além disso, nem sempre é programada uma reunião. 

Os clientes “aparecem de surpresa” e precisam ser bem tratados, devem se sentir acolhidos e com suas preocupações ouvidas e respeitadas. 

Para os profissionais que lidam realmente com a solução das demandas desses clientes, como gestores da escola e secretários, é necessário o desenvolvimento de empatia no atendimento e de uma escuta ativa. 

2. Diversifique os canais de comunicação 

Como dissemos acima, nem sempre o atendimento escolar acontece por meio de canais de comunicação, entretanto, isso não quer dizer que não ocorram interações por essas plataformas. Ao contrário, elas são muito comuns e acontecem por diversas razões. 

Seja no atendimento a famílias que já fazem parte da comunidade escolar ou a potenciais clientes, é indispensável a criação de um leque de canais de comunicação. 

Para fazer um bom atendimento ao cliente crie canais de comunicação sólidos e variados, entre eles:

• Linhas telefônicas;
• E-mails;
• Chat no site da escola;
• Chat em redes sociais, por exemplo, Facebook Messenger;
• Chatbot;
• Use uma plataforma de atendimento por WhatsApp, entre outros.

Mais do que a criação de múltiplos canais é importante considerar a integração dos mesmos para facilitar a compreensão do histórico de cada pessoa com a instituição. 

De maneira geral, os consumidores já esperam que a empresa saiba qual é o histórico dele com a marca. Quando falamos sobre escolas, essa necessidade se torna prioridade. 

É necessário que famílias e alunos sintam que quem os atende conhece a história deles com a escola, as interações e problemas que já foram vividos e mais. 

Para isso, considere a implementação de uma ferramenta de atendimento ao cliente, também conhecida como Help Desk, que integre os canais e permita acesso ao histórico dos clientes.

Com essa tecnologia, qualquer atendente que responder a um dos canais de comunicação da escola poderá oferecer um atendimento personalizado, acessando informações importantes sobre quem está do outro lado da “linha”. 

3. Disponibilize plataformas de acesso a informações

Uma das formas de reduzir os chamados aos profissionais da escola e ainda assim manter a excelência no atendimento é oferecendo canais de autoatendimento à comunidade escolar.

O autoatendimento é possível com a criação de áreas de acesso a informações em canais como site e redes sociais da escola.

Também é possível criar uma área especial para alunos, pais e responsáveis, dentro do site, que pode ser acessada por meio de login e senha. 

Nesse área devem ser disponibilizados calendários escolares, informações como datas de avaliações, atividades extras, atualizações sobre modificações de cronogramas e mais. 

Além disso, também é possível disponibilizar informações sobre: 

• Datas limites para pagamentos de mensalidade; 
• Dados sobre multas, taxas;
• Informações sobre feriados e outras datas importantes;
• Comunicados gerais, entre outras informações que são importantes e que podem ser compartilhadas sem que os envolvidos precisem entrar em contato com a escola.

4. Colete o feedback de pais, responsáveis e alunos

Para saber se as técnicas de atendimento escolar estão funcionando é fundamental a aplicação de pesquisas de satisfação. 

Aplique-as periodicamente para acompanhar a satisfação dos envolvidos com a escola e com o atendimento oferecido. 

Uma pesquisa realizada pela Revista Pequenas Empresas, Grandes Negócios apontou que 61% dos consumidores afirmam que ser bem atendido é mais importante do que o preço ou a qualidade dos produtos.

Levando esse resultados para a realidade escolar, o atendimento ao cliente pode gerar uma experiência tão negativa para responsáveis e alunos que se sobrepõe à qualidade da estrutura e mesmo do ensino. 

Medir os indicadores de satisfação ajuda você a identificar potenciais problemas e agir para resolvê-los mais rapidamente. 

5. Automatize e personalize o atendimento com tecnologia

Como dissemos acima, a personalização do atendimento escolar é indispensável para uma boa relação com os envolvidos. Além disso, a velocidade no atendimento também é um fator determinante para a criação de uma experiência de qualidade. 

Para aliar essas duas frentes no atendimento à comunidade escolar, o uso de tecnologia se torna indispensável, garantindo acesso à informação importante para a personalização ao mesmo tempo que garante a automação de uma série de atividades de suporte ao público a ser atendido. 

O Movidesk (Zenvia Service) é um software que auxilia na modernização dos atendimentos. A plataforma conta com serviços de Help Desk e Service Desk, constituindo um sistema de atendimento ao cliente com estratégia multicanal.

Entre as funcionalidades e canais de atendimento geridos pelo sistema estão:

Chat;
• id=”urn:enhancement-e189eca6-d761-4ecc-99bb-120b0af1c65b” class=”textannotation”>E-mail;
• Telefone;
• Canais em apps de mensagem como o WhatsApp;
• Redes sociais e mais. 

O Movidesk (Zenvia Service) oferece acesso às métricas de atendimento, acompanhamento da satisfação e avaliação de cada profissional da equipe. 

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