Inbox zero: quais os principais impactos dessa metodologia?

Que o e-mail é indispensável na rotina de trabalho de muitas empresas, isso não é novidade. Agora, para que essa ferramenta realmente ajude no atendimento ao cliente — em vez de complicá-lo —, é fundamental ter uma boa gestão da caixa de entrada, concorda? Esse é o objetivo da metodologia inbox zero.

A técnica foi desenvolvida por Merlin Mann, escritor e podcaster especialista em produtividade. De acordo com ele, a ideia é otimizar a caixa de entrada de modo que ela, por si só, não se torne uma tarefa pendente. Afinal, para quem recebe um grande número de mensagens por dia, é fácil perder o controle e deixá-las acumular, não é mesmo?

Com isso, surgem aborrecimentos como atrasos na resolução de problemas e a falta de atendimento às solicitações de clientes. Continue a leitura deste texto e veja como manter a caixa de entrada zerada!

O que é a metodologia inbox zero?

O conceito por trás do inbox zero é que a caixa de entrada de e-mail precisa ser bem administrada para ser uma aliada da produtividade, e não uma vilã. Quem recebe muitos e-mails por dia e não consegue gerenciá-los, pode vivenciar um verdadeiro caos eletrônico.

Com isso, muitos processos podem ser prejudicados, especialmente quando se trata de atendimento ao cliente. Imagine, por exemplo, uma solicitação urgente da equipe de Customer Success para o gerente de vendas. No entanto, ele está com dezenas de e-mails atrasados e resolve verificar do mais antigo para o mais recente.

Há grandes chances de que a solicitação seja vista muito tempo depois. É claro: sempre há outros recursos, como o telefone. Mas a ideia é que, se todos mantêm um e-mail bem-gerenciado, ele pode funcionar como uma ferramenta altamente eficaz para a comunicação interna e externa.

Como praticar o inbox zero?

Para colocar a metodologia em prática, o primeiro passo é definir os horários de checagem da caixa de entrada. Sim! Se você não tem consistência no hábito de olhar a caixa de entrada, pode passar muitas horas ou até mesmo dias sem conferir as atualizações.

Por outro lado, se visitar a caixa sempre que há uma nova mensagem, o e-mail se tornará uma distração das demais obrigações. Por isso, a dica é desativar as notificações de e-mail e refletir sobre os melhores períodos para essa tarefa. Essa gestão de tempo é essencial para potencializar a produtividade.

Para delimitar esses horários, leve em conta o volume de mensagens que você recebe diariamente. Quem costuma ter muitos e-mails novos pode checar sempre nos últimos 10 minutos de cada hora. Já quem não recebe muitas mensagens pode estabelecer o horário das 10h às 10h30 para a checagem, por exemplo.

Na hora de olhar as mensagens, o criador do inbox zero define 4 destinos possíveis para um e-mail: excluir, delegar, fazer ou adiar. O resultado dessas ações é que, em hipótese alguma, um e-mail lido ficará na caixa de entrada. Olhe com detalhes quais são as alternativas!

Excluir

Se você não precisa realizar nenhuma ação em relação à mensagem, ela deve ser imediatamente excluída. Caso você considere útil guardar o e-mail, substitua a exclusão pelo arquivamento em uma pasta específica para o tipo de conteúdo que ele traz.

Delegar

Se você não é o responsável pela demanda do e-mail, encaminhe imediatamente para a pessoa mais apropriada. Se não sabe quem é, envie para o gerente do setor responsável.

Fazer

Se o e-mail demanda alguma ação e você é o responsável, avalie se tomará muito tempo. Para Merlin Mann, quaisquer ações que levem menos do que 2 minutos devem ser realizadas imediatamente.

Adiar

Se você é o responsável, mas a ação demandada pelo e-mail levará mais do que 2 minutos, adie a mensagem (utilizando uma etiqueta ou um alarme) para o momento adequado de resolvê-la. Pode ser um período do dia dedicado para isso ou logo depois que você terminar de ver todas as outras mensagens.

Como organizar o seu e-mail da melhor forma?

Além de adquirir o hábito de dar um dos 4 destinos para a mensagem, outras estratégias ajudam a manter a caixa de entrada em dia e a otimizar a rotina de trabalho em relação aos e-mails. A maioria dos servidores de webmail têm recursos interessantes para isso. Veja alguns deles!

Subpastas

As subpastas são extremamente úteis para a organização das mensagens arquivadas. Você pode até mesmo criar uma para acomodar os e-mails que recebem o destino “adiar”, desde que não se esqueça de resolvê-los assim que possível.

Apenas cuidado com o excesso de categorias: às vezes, muitas pastas acabam atrapalhando na hora de encontrar uma mensagem ou mesmo de saber onde colocar o e-mail. Esse recurso deve ser utilizado para simplificar, e não complicar.

Marcadores

Os marcadores também são muito interessantes, especialmente para quem gosta de se organizar a partir de algum código de cores. As etiquetas podem simbolizar diferentes graus de prioridade das mensagens (urgente, importante, irrelevante), o estágio de conclusão do processo (em contato, concluindo, etc.) ou os setores envolvidos na tarefa, por exemplo.

Filtros automáticos

Por fim, você pode configurar filtros automáticos no seu e-mail para otimizar o processo de classificação das mensagens. Por exemplo: todas as mensagens de determinado destinatário ou com algum assunto específico devem ir diretamente para a pasta de “vendas”, sem serem lidas individualmente.

Cada serviço de e-mail tem seu procedimento para configurar os filtros automáticos, mas, em geral, essa opção aparece ao selecionar a mensagem. No Gmail, por exemplo, é possível criar direcionamentos por destinatário, palavras-chave, tamanho da mensagem, existência de anexo, entre outros critérios.

Como um sistema integrado pode ajudar?

Como você viu, o inbox zero traz impactos diretos para a produtividade e a gestão de tarefas. Um de seus principais benefícios é a redução de ruídos e barreiras na comunicação, especialmente no controle de chamados da equipe de suporte. Afinal, uma caixa de entrada sempre em dia é sinônimo de pendências controladas.

Além de encurtar o tempo de resposta entre uma solicitação e uma ação, a administração eficiente dos e-mails também favorece o desempenho dos colaboradores. Com atividades priorizadas e delegadas para as pessoas certas, as chances de que haja erros nos processos despencam.

Para que isso aconteça, um sistema integrado é essencial. Entretanto, não se trata de qualquer sistema integrado, mas sim de um flexível, descomplicado e moderno como o Movidesk! Um de nossos grandes diferenciais é o sistema de tickets.

Funciona assim: sempre que o cliente faz uma solicitação nos canais da sua empresa — por telefone, chat ou e-mail —, o sistema converte o pedido em um ticket dentro do Movidesk, que é recebido pela equipe. Além de facilitar o trabalho no atendimento, o gestor também sai beneficiado com uma série de diferenciais, como:

• Várias possibilidades de automação para processos de atendimento;
• Mais de 75 indicadores do desempenho das equipes e da satisfação dos clientes;
• Bases de dados para melhorar o autoatendimento e favorecer a experiência do consumidor;
• Controles avançados de SLA para que cada cliente tenha um atendimento personalizado;
• Gestão eficiente de tarefas, com vinculação de tickets que representam o tempo gasto em cada atividade;
• Sistema de kanban para o acompanhamento de processos e a otimização de fluxos de trabalho.

Enfim, essas e outras funcionalidades do Movidesk são grandes aliadas da organização de suas equipes e, consequentemente, da qualidade do serviço oferecido a seus clientes. Contar com um sistema integrado, além de se valer de estratégias positivas para a produtividade, como o inbox zero, são diferenciais que colocam sua empresa à frente da concorrência.

Por isso, entre em contato com a gente e veja como melhorar os processos da sua empresa com as soluções do Movidesk. Se preferir, você também pode fazer um teste gratuito da ferramenta, por 7 dias!