O segredo por trás do gerenciamento de tempo: seu dia pode render muito mais

Você já parou para pensar no que o gerenciamento de tempo pode fazer por você e sua equipe? Aprenda neste post o segredo para fazer seu dia render mais, as melhores ferramentas, metodologias e dicas. Confira!

Gerenciamento de tempo

Já imaginou como seria a sua vida se o seu dia tivesse umas quatro horas a mais? Daria para tirar um monte de planos do papel, não é mesmo? Infelizmente, nós ainda não descobrimos como modificar o calendário, ou criar uma máquina para viagem temporal. Mas pelo menos temos algumas técnicas de gerenciamento de tempo que podem te ajudar. Assim, a sua semana pode parecer ser um pouquinho mais longa.

O controle do relógio é uma das coisas que mais intrigou o ser humano na história. Talvez por isso que tenhamos tantos livros e filmes que falam sobre a viagem no tempo. Mas ao invés de tentar voltar para consertar erros do passado, um dos maiores desejos do mercado profissional está em fazer melhor proveito do dia: conseguir realizar mais, utilizando um período menor de trabalho para isso.

A boa notícia é que não precisamos de um aparato futurista para alcançar esse objetivo. Com o uso de algumas ferramentas, muito planejamento e organização, você consegue realizar um gerenciamento de tempo que vai fazer com que seu dia não fique curto para o tanto de coisas que você tem para fazer.

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O que é gerenciamento de tempo?

Gerenciamento de tempo é o processo de planejar suas atividades com foco no período gasto em cada uma delas, visando melhorar a produtividade e eficiência de cada ação. É esta administração do seu dia que pode garantir que você consiga dar conta de entregar tarefas no prazo e evitar atrasos.

Você irá perceber, nos tópicos a seguir, que o gerenciamento de tempo, muito mais do que ferramentas e milagres, está ligado diretamente ao controle da sua atenção e do seu foco naquilo que é mais importante. A tecnologia ajuda, é claro, pois hoje temos aplicativos, programas e técnicas criadas para este fim. Mas o mais importante é a noção de priorização de tarefas e organização para que tudo saia conforme planejado.

Por isso mesmo que o gerenciamento de tempo começa por um fator muito importante: o autoconhecimento.

O que autoconhecimento tem a ver com gerenciamento de tempo?

Para que você possa fazer uma gestão mais eficaz das suas tarefas do dia a dia, antes de tudo é preciso saber quais são seus afazeres e quanto tempo você tem disponível no seu dia para realizar todos eles.

Não adianta querer trabalhar oito horas por dia, estudar quatro horas, fazer duas horas de academia, curso de inglês, aulas de pintura, passear com o cachorro, meditar, maratonar aquela série na Netflix e ainda por cima ter oito horas relaxantes de sono todos os dias. A triste verdade é que isso é humanamente inviável.

O gerenciamento de tempo chega justamente para que você possa dividir todas estas atividades em momentos alternados, tornando-as possíveis. Também é preciso saber quais destas ações são as mais importantes para você. Será que você não pode abrir mão de alguma delas para priorizar outra, e garantir que seja melhor aproveitada?

Ou ainda, será que você não está perdendo muito tempo em algumas destas ações, e poderia otimizar seus processos para conseguir realizá-los num período mais curto, gerando, assim, espaço para outras atividades? É tudo uma questão de se conhecer e organizar suas prioridades.

Vale lembrar que quando falamos sobre autoconhecimento, precisamos ser completamente sinceros com nós mesmos. Não adianta nada você colocar muitas atividades como prioridade. Precisa deixar tempo livre para momentos mais relaxantes, como ler um livro, ver televisão ou jogar videogame, o que você preferir. Estas também são ações importantes, que previnem um caso de estresse, esgotamento mental ou até mesmo um colapso nervoso! Não se esqueça de priorizar também seus momentos de lazer, sono e relaxamento.

Quais os benefícios do gerenciamento de tempo?

Temos certeza de que você já não tem nenhuma dúvida sobre o quanto é benéfico realizar um bom gerenciamento de tempo para a sua rotina. Mas ainda assim, sempre é bom relembrar alguns dos pontos positivos de ter seus processos cotidianos bem organizados. Vamos a eles!

Mais produtividade e eficiência

Organizar tudo o que você precisa fazer no dia garantirá duas coisas: mais produtividade, fazendo com que você consiga completar um número maior de atividades em um período menor de tempo; e também mais tempo para dedicar a cada ação, melhorando, desta forma, a qualidade de cada tarefa e a sua eficiência.

Economia

Com certeza você já ouviu milhares de vezes o ditado “tempo é dinheiro”. A verdade é que, cada minuto que você passa realizando uma atividade de pouca importância é um minuto desperdiçado. Afinal, você poderia estar investindo ele em uma tarefa muito mais lucrativa e que trouxesse mais benefícios. E como não temos como voltar ao passado para recuperar o que foi perdido, podemos dizer que aproveitar bem seu dia pode representar uma grande economia financeira para você e para a sua empresa.

Boa reputação

Seja em seu próprio nome ou representando a sua empresa, todo profissional tem uma reputação a zelar. E nada pior para manchar sua imagem do que não conseguir entregar suas tarefas dentro do prazo. Por isso, o correto gerenciamento de tempo pode fazer muito pelo seu prestígio.

Menos estresse

Nada pior para a saúde mental do que uma pilha interminável de coisas para fazer durante o dia. Ainda mais imprudente é quando trabalhamos incansavelmente, mas mesmo assim não conseguimos vencer a lista de afazeres. Sabe aquela sensação de que quando finalmente damos conta de tudo, já apareceu tanta coisa nova para fazer que temos que começar tudo de novo sem nem um tempinho para respirar?

Atuar com gerenciamento de tempo é trabalhar pela sua saúde! Com tudo bem organizado, ver as coisas acontecerem como estavam planejadas é relaxante e recompensador, agindo como um verdadeiro remédio contra o estresse diário.

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Como fazer o gerenciamento de tempo ser mais proveitoso?

Existem inúmeras técnicas para gerenciar o seu dia em busca de mais produtividade. Desde as mais simples, com papéis coloridos colados em volta do monitor, até controles rigorosos do tempo investido em cada tarefa, com a utilização de um cronômetro. Cabe a você definir aquilo que funciona melhor para a sua empresa.

Método Kanban

Mais do que uma metodologia de gerenciamento de tempo, o Kanban é uma técnica de gestão de projetos famosa em todo o mundo, e tem crescido cada vez mais. Amplamente utilizado em empresas dos mais diversos segmentos, ele ajuda a equipe a organizar sua rotina.

A metodologia funciona através de um quadro dividido por listas e diversos cartões coloridos. Isso facilita a visualização de cada tarefa para que todos saibam em que etapa ela está. Normalmente estas divisões costumam conter “em andamento”, “concluído” e “a iniciar”, mas o formato também aceita diferentes classificações.

Método GTD

GTD significa Getting Things Done, o que em uma tradução livre é “fazendo acontecer”. Essa técnica consiste em 5 passos para focar em um projeto até sua conclusão.

Primeiramente, é preciso capturar tudo que merece atenção e organizar estas tarefas. Em seguida, é preciso esclarecer e analisar cada informação coletada para saber se elas demandam ações e quais seriam elas. O terceiro passo é organizar os itens na ordem de prioridade, para que depois seja possível refletir sobre as listas para ter certeza de que nada está fora do planejamento. Finalmente, é hora de engajar nas tarefas, com foco total nelas e na ordem estabelecida, até sua conclusão.

Método Pomodoro

Método Pomodoro de gerenciamento de tempo

Nada como uma deliciosa macarronada com molho de tomate, não é mesmo? Mas calma, o Método Pomodoro, que traz no nome (e no símbolo) um tomate fresco não está falando de culinária, e sim de produtividade profissional através da gestão do foco. Esta é uma das mais famosas técnicas de gerenciamento de tempo e é utilizada em todo o mundo.

Este método consiste em realizar ciclos de trabalho com 25 minutos de duração cada um, e colocar entre eles um período de descanso de 5 minutos. A cada quatro ciclos, a pausa deve ser mais longa, de 30 minutos.

Toda esta estratégia se baseia na necessidade do cérebro de descansar. Por isso, se você estiver realizando uma ação ininterruptamente por mais de 25 minutos, sua mente estará muito abatida e o trabalho perderá qualidade. Então você trabalha com foco total naquela tarefa por um ciclo, mas depois tira um breve período de 5 minutos para que possa relaxar.

A pausa mais longa, após os quatro ciclos, serve também para garantir uma mente sempre afiada. Um descanso mais longo como este permite que o profissional relaxe. Fazendo algo que não exige muito raciocínio, para que depois ele esteja novo em folha e possa voltar a atuar com foco total.

Gerenciamento de tempo na ponta do lápis

Mesmo com tanta tecnologia, muita gente ainda recorre ao lápis ou à caneta quando o assunto é gerenciamento de tempo. Pode ser com a estação de trabalho cercada de post-its, com uma agenda recheada de compromissos escritos a punho ou com aquele caderninho surrado que nunca sai da bolsa ou do bolso de trás da calça. Todas estas opções são tão válidas e tão aceitas quanto os processos que envolvem mais tecnologia, o importante é que elas ajudem o profissional a se organizar.

Claro que o melhor de tudo é balancear sempre as opções. Então, você pode manter aquela agenda sempre atualizada para não perder nenhum compromisso ou tarefa a fazer, mas ainda assim deve utilizar as opções mais modernas que a tecnologia nos oferece, como softwares de atendimento, de gestão financeira ou até de listas de tarefas para aumento da produtividade.

Ferramentas que facilitam o gerenciamento de tempo

Certamente você já conversou com aquela pessoa que tem um instrumento para organizar todo o seu dia, e provavelmente não vive sem ele. Pode ser usando Trello, Asana, Evernote ou até as mais comuns como o próprio Google Drive. A ideia aqui é utilizar de uma ferramenta online que possa te ajudar em qualquer lugar, a qualquer hora. Vamos dar uma espiada em algumas delas?

Trello

O Trello é uma ferramenta de gerenciamento de atividades bastante conhecida no universo empresarial. Ele funciona num formato de listas e é muito versátil, podendo ser utilizado de forma individual ou em equipe.

Com sua divisão em boards e cards, você consegue criar uma diversidade de formas de gerir seus projetos. O melhor de tudo é que o Trello é bastante visual, facilitando o trabalho e impedindo que você se perca entre as tarefas.

Asana

Da mesma forma que o Trello, o Asana é uma ferramenta colaborativa de gestão de projetos e tarefas. Extremamente organizado e prático de utilizar, ele também oferece uma intuitiva visão em forma de calendário, permitindo que você defina, com antecedência, o que deve ficar pronto em cada dia da semana.

Isso permite não apenas que o profissional fique em dia com suas responsabilidades, mas também que o gestor possa acompanhar a equipe, podendo realizar modificações no cronograma a qualquer momento.

Evernote

O Evernote é bem conhecido pelo fato de fazer “de tudo um pouco”, o que transforma ele em uma arma bastante útil também no gerenciamento de tempo. Todas as suas funcionalidades são online e você pode acessar e editar as informações a qualquer momento, através de qualquer plataforma. O aplicativo para celular e tablet, inclusive, é bastante prático e ágil.

Assim como nos exemplos anteriores, o Evernote também conta com uma seção de tarefas. Mas além disso ele ainda permite que você produza conteúdo (seja em texto, foto ou vídeo) de forma bastante rápida e serve como um HD extra para que arquivos e documentos sejam levados sempre com você.

Google Drive

Você com certeza já conhece o Google Drive. Ele se tornou, além de um HD virtual, um substituto do pacote Office em muitas empresas, através do Google Docs. Isso se dá pelo fato dele estar conectado à internet e permitir a troca de arquivos com a mesma facilidade que permite a edição colaborativa de arquivos entre toda a equipe.

Praticamente uma unanimidade, essa ferramenta traz segurança aos usuários pelo seu salvamento automático na nuvem. E como tem seu uso já bem disseminado, também é bastante prática de ser utilizada com parceiros de outras empresas.

Ferramentas de listas para gerenciamento de tempo

O uso de “to do lists” já é bastante famoso e indicado para praticamente todos que querem aumentar sua produtividade diária. São milhares de ferramentas com este objetivo, e cada uma delas apresenta suas próprias características. Mas o intuito final é o mesmo: organizar suas tarefas em listas.

  • Wunderlist: uma das mais simples e rápidas do mercado, permite organizar seus afazeres em pastas e tem lembretes para avisar quando uma tarefa está próxima do prazo.
  • Remember The Milk: ferramenta gratuita que pode sincronizar sua lista de tarefas com outras plataformas, como sua conta de e-mail.
  • Todoist: disponível nos mais diversos sistemas operacionais, além de ter uma boa lista de tarefas, permite o compartilhamento dos avanços com o restante da sua equipe.
  • Google Tasks: simples e intuitiva, tem a vantagem de ser a ferramenta oficial da Google. É bem fácil de usar e possui bons recursos.
  • OmniFocus: disponível apenas para smartphones e computadores da Apple, é uma opção bonita e organizada para os fãs da maçã.

Slack

O Slack, assim como outras ferramentas de comunicação interna, ajuda muito ao unir todas as conversas da sua equipe em um só lugar. Dessa forma, você evita que informações importantes se percam sendo enviadas em grupos do WhatsApp, por exemplo.

Uma comunicação efetiva e sem ruídos é essencial para a organização do trabalho e o bom andamento dos projetos. Por isso, vale a dica de pedir para toda a equipe instalar também o aplicativo para celular, evitando, assim, que mais de uma ferramenta de comunicação diferente seja utilizada.

Sistema de atendimento

Ainda mais importante do que os aplicativos que ajudam a gerir projetos, uma ferramenta de atendimento é essencial para garantir que a sua marca tenha um bom relacionamento com seus clientes. Soluções como o Movidesk, por exemplo, garantem que todas as informações sejam organizadas da melhor forma e possam ser acessadas rapidamente.

Rapidez, inclusive, é a palavra de ordem quando o assunto é atendimento. Sem um software que auxilie sua equipe a ganhar mais agilidade no suporte, você pode perder negócios e clientes de longa data. Lembre-se: ninguém gosta de ficar esperando por conta de processos confusos e sistemas lentos.

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O que mais preciso ter em mente?

Nem apenas de ferramentas e técnicas vive o gerenciamento de tempo. Quando se foca em produtividade, é preciso também ter bem definidos os momentos de descanso, por exemplo, para que o cérebro possa se recuperar. Uma mente exausta não trabalha tão bem, por isso vamos a mais algumas dicas:

Automatize as tarefas repetitivas

Hoje a tecnologia já é capaz de realizar boa parte das tarefas cotidianas de uma empresa. Por isso, certifique-se de automatizar todas as tarefas que sejam possíveis. Dessa forma, você pode se concentrar nas atividades mais estratégicas, enquanto aquelas mais simples podem ser realizadas por um sistema.

Comece pelo mais chato

As tarefas menos animadoras costumam ser as que mais ocupam nosso tempo, até porque nosso ritmo de trabalho é diferente quando estamos empolgados trabalhando em algo, ao contrário de quando agimos apenas por obrigação. Por isso, comece seu dia com aqueles trabalhos menos empolgantes, e deixe a parte divertida para o final do dia. Dessa forma, mesmo estando cansado, você não vai querer procrastinar.

Durma bem

Durma bem para ter um bom gerenciamento de tempo

Existem pessoas que precisam de 8h de sono para se sentirem revigoradas pela manhã. Outras já se sentem muito bem com apenas 6h. É preciso conhecer seus limites e nunca, em hipótese alguma, colocar sua saúde em segundo plano. Sem contar que um corpo cansado não rende tão bem e acaba prejudicando ainda mais a produtividade.

Hábitos saudáveis

Uma boa alimentação, fazer exercícios e estar com a saúde emocional em dia são pontos importantes da produtividade. Manter hábitos saudáveis é a melhor forma de estar de bem consigo mesmo e trabalhar mais animado, empolgado e conquistando resultados cada vez melhores.

Comemore as pequenas vitórias

Ao invés de celebrar apenas os grandes marcos, faça com que as pequenas celebrações de resultados façam parte do seu dia. Cada vitória pode e deve ser comemorada com entusiasmo, pois é isso que nos coloca no rumo. Tenha metas bem estabelecidas e quebre-as em outras ainda menores, para que seja possível conquistar cada coisa de uma vez.

Gamificação

Gamificação como gerenciamento de tempo

Transformar a própria vida em um jogo pode parecer coisa de criança. Mas, muito pelo contrário, essa é uma técnica empresarial cada vez mais utilizada para motivar a equipe e auxiliar no foco pela busca de resultados. Cada tarefa concluída pode valer pontos e, ao chegar em uma certa pontuação, você pode se dar um prêmio, por exemplo. Vale de tudo: de umas partidas de videogame até um merecido sorvete. É importante que não sejam prêmios gigantes, podem ser coisas simples para deixar o seu dia mais leve.

Olhe para trás

Focar sempre nos resultados futuros pode ser estressante e cansativo. Então, a cada 7 dias, pare um pouquinho para observar tudo o que você conquistou na última semana. Agradeça por tudo o que deu certo, analise o que deu errado e veja como poderia melhorar para que isso não aconteça novamente. Olhar somente para a frente faz com que deixemos passar despercebido muitas coisas importantes para o nosso crescimento pessoal e profissional.

Faça uma coisa de cada vez

Esqueça a ideia da multitarefa. Quem atua em muita coisa ao mesmo tempo, na verdade não faz nada muito bem. É muito mais benéfico focar em uma coisa de cada vez, e só partir para outra tarefa depois que concluir suas atividades. Ou então marque pontos de pausa no seu trabalho para poder analisar se algo mais urgente surgiu. Mas tenha certeza de que ficar de olho na caixa de e-mails o dia inteiro, por exemplo, pode arruinar o seu gerenciamento de tempo.

Aprenda a dizer não

Como não temos tempo para fazer tudo o que sonhamos no nosso dia, precisamos abrir mão de algumas coisas para garantir o sucesso de outras. Então, aprenda a dizer não para solicitações que não coloquem seu trabalho efetivamente mais próximo de seus objetivos. Se você aceitar tudo, vai perder o foco com rapidez.

Como um sistema de atendimento ajuda o meu gerenciamento de tempo?

O atendimento ao cliente é um trabalho complexo, que vai muito além de atender o telefone. Por isso, é preciso uma ferramenta completa para ajudar sua equipe neste desafio. Com um software específico, você consegue organizar todos os chamados, fazendo com que cada um vá diretamente para a pessoa responsável, evitando a perda de tempo entre setores.

Com a ajuda de um sistema você também terá um controle muito mais seguro das informações, e elas estarão sempre à mão, seja quem for o agente que estiver realizando o atendimento. No final das contas, quanto mais organizado é o suporte, melhor para o cliente, que é quem verdadeiramente sai ganhando com isso.

Sua empresa ainda não possui um software de atendimento ou o que está sendo utilizado não atende todas as suas necessidades? Converse com um de nossos especialistas, e ele poderá identificar qual a melhor solução para você!

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