Como um sistema integrado pode auxiliar a sua empresa? Aprenda agora!

Graças à tecnologia, o desempenho geral das empresas vem crescendo consideravelmente, principalmente graças à maior facilidade em coletar dados e usá-los na tomada de decisões. Porém, mesmo com esses recursos, ainda é um grande desafio conseguir reunir, organizar, classificar e analisar a grande quantidade de informação que os negócios processam. Para isso, é necessário investir em ferramentas adequadas, como um sistema integrado.

Apesar de sua importância para a maioria das empresas à medida que se expandem, pode ser que você não conheça essa ferramenta ou suas utilidades. Porém, se você quer garantir um crescimento mais consistente e eficiente para seu negócio, então vai precisar contar com esse recurso em algum momento.

Para ajudar a entender melhor o assunto, vamos falar um pouco mais sobre o que é esse sistema, quais são suas utilidades, que contribuições ele traz para a empresa. Continue a leitura.

O que é e para que serve um sistema integrado?

Você muito provavelmente já utiliza outros sistemas de gestão em seu negócio, como controle de estoque, financeiro, de horas, entre outros. Cada um deles, individualmente, já traz uma grande contribuição, mas é bom lembrar que, na prática, todos precisam ser utilizados em conjunto. Afinal, as informações contidas em um também afetam os demais.

É aí que entra um sistema de gestão integrado. Sua função é fazer uma ponte entre outros sistemas, permitindo que os dados coletados em um local sejam mais facilmente acessados e utilizados por outras áreas. Dessa forma, todos podem contar com os mesmos recursos no dia a dia.

Esse sistema pode ser um único software ou um conjunto de softwares, dependendo do tamanho e da configuração da empresa. Pode ser algo que une vários outros sistemas já utilizados ou ser o mesmo sistema base aplicado a vários setores simultaneamente.

Como ele contribui com o desempenho da sua empresa?

Para alguns empreendedores, pode ser difícil justificar o investimento em um sistema desse tipo. Porém, isso é mais comum quando ainda não se conhece as funções e contribuições do sistema. Veja aqui alguns dos principais exemplos.

Automação de tarefas

Uma das funções mais comuns em sistemas de gestão hoje em dia é a possibilidade de automatizar certas tarefas. Dessa forma, sua equipe consegue se livrar de trabalhos mais repetitivos e demorados, podendo focar em ações que aproveitem melhor suas qualidades e talentos individuais.

Um sistema integrado também tem esse recurso, permitindo que você automatize algumas das ações mais comuns do dia a dia. Como, por exemplo, a criação de relatórios de atividades ou organização de dados. Tudo dependerá do seu critério e preparo.

Monitoramento de indicadores

Como já mencionamos, ter métricas precisas é a melhor forma de manter o controle sobre seu negócio e tomar decisões eficazes. Mesmo com um pouco de atenção e análise já é possível eliminar boa parte dos riscos envolvidos em uma ação e tomar a melhor decisão para seu negócio.

Nesse contexto, um sistema que coloca todos os seus indicadores de desempenho sob a mesma luz e facilita esse processo de análise. Combinado com uma automação parcial dessa tarefa e dados bem organizados, sua tomada de decisões tende a ser bem mais eficiente.

Canal de comunicação entre os setores

Por fim, mas não menos importante, o sistema também é uma forma de manter uma linha de comunicação sempre aberta entre os setores. Para que todos possam trabalhar em conjunto para alcançar suas respectivas metas, é necessário que cada um deles também tenha acesso a dados fornecidos por outros setores de forma rápida e prática.

Com esse sistema, você pode incluir mais ferramentas de comunicação entre os colaboradores, permitindo que todos atuem em conjunto. Algo muito útil para negócios que tenham membros em diferentes localidades físicas ou trabalhando remotamente.

Quais são as principais vantagens que um sistema integrado traz para seu negócio?

Existem vários bons motivos para integrar os sistemas do seu negócio ou para já começar com uma ferramenta integrada e universalizada. Alguns dos benefícios mais evidentes desse investimento estão a seguir.

Metodologia mais prática

Reunir a maior parte de seus processos sob um mesmo sistema permite que você enxugue essas tarefas, evitando passos desnecessários. Como resultado, não só eles se tornam mais fáceis de administrar como você também terá mais facilidade para introduzir novos colaboradores aos seus processos do dia a dia.

Otimização de custos

Uma ferramenta de administração mais adequada, especialmente do tipo que leva em conta o negócio como um todo, ajuda a notar vários pontos de melhoria. Dentre eles, a possibilidade de eliminar custos desnecessários, fazendo com que o negócio ganhe maior rentabilidade sem ter que fazer alguma mudança muito profunda imediatamente.

Facilidade de comunicação interna

Como já mencionamos, um sistema integrado aproxima todos os setores entre si, tanto no compartilhamento de dados quanto na comunicação direta. O resultado disso é a maior facilidade para gerenciar times amplos, muitos dos quais também costumam atuar remotamente. Com o tempo e um pouco de adaptação, você verá como essa simples mudança já impacta bastante seus resultados.

Organização rápida de dados

Ter acesso a uma grande quantidade de informação é um bom começo, mas não gera nenhum resultado relevante, se você não souber como e onde utilizá-la. Por isso que a sua capacidade de organizar e analisar dados é tão importante quanto as ferramentas que usa para coletá-los. Com a ajuda de um sistema integrado, você pode observar melhor essas informações e automatizar o processo de organização.

Aumento do desempenho

Considerando todos os pontos acima, é fácil concluir como um bom sistema contribui com o resultado final da sua empresa. A melhoria dos processos internos, além do melhor monitoramento e análise dos resultados obtidos, contribui consideravelmente com o melhor desempenho no dia a dia e a entrega de valor para o cliente final.

Agora que você sabe um pouco mais sobe os benefícios de um sistema integrado para sua empresa, é hora de investir nessa ferramenta. Quanto antes você começar a aproveitar seus benefícios, mais rápido poderá ver seus resultados.

Já conhece o Movidesk (Zenvia Service)?

O Movidesk (Zenvia Service) é um sistema de atendimento que une recursos de Help Desk e Service Desk e pode ser utilizado tanto para a comunicação com os clientes, quanto para a comunicação interna.

Nossa solução também torna as interações mais rápidas e mantém o histórico de cada uma delas. Somos um Help Desk prático, intuitivo e com mais de 75 indicadores de desempenho para você elevar o nível do seu suporte.

Inctation”>rível, não? E os resultados são ainda mais surpreendentes, a Avell, gigante no mercado de notebooks de alto desempenho, conseguiu, com o sistema Movidesk (Zenvia Service), gerenciar mais de 100 mil clientes de forma extremamente eficiente.

Como? Colocando em prática funções do sistema Movidesk (Zenvia Service), veja abaixo algumas delas:

• Integração com e-mail: transforme solicitações feitas por e-mail em tickets e tenha acesso ao histórico de atendimento de cada cliente;
• Dashboard e relatórios: com atualizações automáticas de toda a equipe e mais de 75 tipos de indicadores de desempenho;
• Portal do cliente: seu cliente pode consultar o andamento de todos os tickets, criar novas solicitações de atendimento e acessar a base de conhecimento sempre que quiser;
• Automação com gatilhos: crie alertas, estabeleça inúmeras regras de negócios e envie notificações personalizadas, ativadas por situações específicas e preestabelecidas.

Quer entender melhor o case de sucesso da Avell? 

Case Avell

A Avell é uma marca brasileira que produz e comercializa notebooks de alto desempenho. Está no mercado há 15 anos e busca trazer para o mercado nacional, em primeira mão, as tecnologias mais inovadoras do mundo, no que concerne à produção e ao desenvolvimento de laptops.

O maior desafio da empresa, no entanto, era encontrar uma ferramenta que fizesse um bom gerenciamento das informações, de maneira rápida e centralizada para agentes e clientes. Foi, então, que conheceram o sistema Movidesk (Zenvia Service). 

Nós oferecemos acompanhamento completo do histórico dos clientes, facilitando o trabalho do agente e humanizando a experiência do cliente.

Resultado?

• Dos quase 1.500 tickets abertos ao mês, aproximadamente, 94% são resolvidos;
• Dos atendimentos realizados por chat, 87% são resolvidos em primeiro atendimento;
• O tempo médio de espera na fila do chat é de 7 segundos.

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