Saiba como utilizar o Movidesk na integração de processos

Atualmente, as organizações estão olhando para a integração de processos como um pilar fundamental para apoiar qualquer inovação de negócios que represente uma mudança de paradigma no uso de tecnologias e serviços. 

Como a empresa moderna conta com grande número de sistemas, aplicativos de software e processos diferentes para gerenciar, acaba sendo fácil perder de vista seu objetivo, que normalmente é oferecer serviços superiores com o melhor atendimento. 

Continue a leitura para entender o conceito de integração de processos, qual a sua importância para uma empresa e conhecer as soluções da Movidesk!

Afinal, o que significa integração de processos?

O processo de integração dos processos ocorre quando comunicações são criadas entre sistemas distintos que normalmente não interagem entre si. Isso é feito com o objetivo de centralizar as informações, melhorar o controle e otimizar o tempo. A troca de informações típica inclui cadastro de clientes, pedidos, histórico de atendimento e muito mais.

João Paulo Conceição, Inside Sales na Movidesk, define a integração de processos como: “a ação de mapear as entradas e saídas esperadas de cada procedimento dentro da empresa e, principalmente, definir as áreas envolvidas para atingir o sucesso na execução”.

Ele diz também que a integração não precisa ser um assunto complexo, mesmo que aparentemente seja. Definir quem é responsável por qual assunto, montar processos e fluxos de trabalho e direcionar demandas internamente são alguns exemplos que quase toda empresa pratica. Colocar tudo dentro de uma plataforma ajuda a gerenciar e até mesmo simplificar essas tarefas.

Por que isso é importante?

Para você ter uma ideia, sem integração de processos, o seu negócio perde eficiência, produtividade e oportunidade. Nesse contexto, todas as tecnologias que implementa para economizar tempo podem levar a mais trabalho manual ao tentar conectar pontos de contato não cooperativos.

Conforme a empresa cresce e precisa lidar com cada vez mais clientes, adiciona novos processos, adquire outros dados e sistemas. A arquitetura do pacote de software torna-se, então, uma teia emaranhada de processos ineficientes e aplicativos díspares. Eles não compartilham dados ou se comunicam com o software necessário para manter a empresa funcionando.

Em pouco tempo, seus dados ficam em silos e, assim, é praticamente impossível encontrar as informações que deseja, nada se encaixa e algumas funções importantes não funcionam como deveriam.

Os processos tornam-se longos e árduos, a extração simples de dados leva muito tempo, e as pequenas tarefas administrativas sobrecarregam a equipe, consumindo um tempo que seria mais bem gasto em tarefas de maior valor.

De acordo com João Paulo, o principal benefício da integração de processos está no aumento da produtividade, pois as tarefas são executadas com menos atritos e mais eficiência.

“Quando automatizamos as relações entre diferentes áreas, podemos evitar erro humano. Ao mesmo tempo, as pessoas não precisam pensar ou consultar quais os próximos passos, já que tudo está mapeado e definido”, afirma.

Para você não ter dúvidas sobre a importância de integrar processos, confira outros benefícios!

1. Agilidade no acesso às informações 

É comum as organizações recodificarem as mesmas informações em vários sistemas diferentes, mas isso torna o fluxo muito lento. Frequentemente, é feito um backup antes da nova digitação programada. 

Um dos benefícios da integração de processos é que as informações críticas ficam disponíveis mais rapidamente para todos os departamentos. Dessa forma, é possível tomar decisões ágeis.

João Paulo conta que o setor de atendimento pode precisar de informações de diversas áreas da empresa, uma vez que o cliente pode questionar sobre dados financeiros, de implantação ou de algum atendimento antigo.

Por isso, ter esses dados à mão dá mais segurança e assertividade para quem está atendendo. “Além disso, são vários os casos em que mais de uma área ou equipe precisa ser envolvida para resolver determinada situação. Quanto menos atritos, maior será a agilidade no atendimento e a satisfação dos clientes”, relata.

2. Comunicação consistente

Para economizar tempo na recriação dos mesmos dados repetidamente, a automação faz com que as informações sejam consistentes mesmo em processos distintos. A integração ajuda a eliminar a confusão criada por informações incoerentes.

3. Novos insights disponíveis

Estabelecer um sistema de Business Intelligence (BI) como parte da integração é bastante útil e pode ser tão simples como uma planilha do Excel ou algo mais sofisticado como o Microsoft Business Intelligence. Por meio do BI, é possível agregar dados de vários sistemas para obter uma visão geral da empresa. 

4. Aumento das vendas

Além de uma linha de comunicação clara e disponível para os clientes, as soluções de integração oferecem acesso aos dados que são mais úteis para os clientes, tornando o processo de compra muito mais fácil. Eles veem efetivamente o que está disponível, por quanto tempo, e quantos dias levará para o produto ser entregue.

A transparência é uma ferramenta muito eficaz quando se trata de um cliente que decide comprar um item ou serviço.

5. Ambiente simplificado

Uma plataforma de integração de ecossistema simplifica os fluxos de trabalho de conectividade e as operações se tornam menos complexas. O serviço pesado é feito para você, então sobra tempo para se concentrar em questões importantes, como direcionar o verdadeiro valor comercial para os resultados financeiros da empresa. 

6. Visibilidade abrangente

A visibilidade de dados ponta a ponta permite visualizar todo o ciclo de vida de qualquer tipo de dado. Uma plataforma de integração centralizada tem capacidade de rastrear, monitorar e gerenciar dados, serviços em nuvem e aplicativos SaaS.

Assim, em todo o ecossistema digital, você tem todas as informações de que precisa ao seu alcance, além de relatórios avançados e notificações de alerta.

7. Economia de tempo e custos

Os colaboradores não precisam mais gastar tempo em tarefas tediosas e demoradas porque os recursos integrados de movimentação e transformação de dados permitem fluxos de trabalho de ponta a ponta.

A consolidação de soluções economiza custos de manutenção e melhora a eficiência operacional, o que possibilita a alocação de dinheiro e recursos nas necessidades certas. 

8. Segurança

Uma plataforma de integração é capaz de alavancar protocolos seguros, métodos de criptografia e adicionar ferramentas de segurança complementares de uma maneira mais gerenciável. Isso torna o trabalho de proteção de dados uma tarefa mais fácil.

9. Bate-papo e e-mail

Nem todos os problemas de clientes exigem uma chamada telefônica individual. Muitos preferem usar ferramentas de chat ou e-mail, de qualquer maneira, e seus representantes de atendimento ao cliente podem monitorar mais de um chat ou caixa de entrada por vez.

Quais as soluções da Movidesk para melhorar o atendimento? 

O sistema Movidesk une todos os recursos em uma plataforma só:

• Sistema de atendimento;
• Sistema de chamados;
• Sistema de Help Desk;
• Sistema de Service Desk;
• Sistema de tickets;
• Integração oficial com o WhatsApp Business;
• Integração com Facebook Messenger;
• Integração com e-mail;
• Portal do cliente;
• Chat.

A tecnologia do soion”>ftware tem algumas formas de acompanhar resultados. Por exemplo, é possível criar listas com filtros personalizados para análises pontuais ou ter visualizações salvas que são utilizadas no dia a dia.

Os sistemas de tickets automatizados ajudam a criar uma frente de atendimento ao cliente mais unificada e também a distribuir os problemas rapidamente para os representantes e as equipes mais bem equipadas para responder. 

Além disso, dá para consultar as tarefas no formato Kanban para uma análise mais visual. Assim, fica fácil saber em qual etapa cada uma das demandas está.

A ferramenta também tem indicadores que agrupam os dados em forma de gráficos que geralmente apoiam análises mais gerenciais.

A central de Help Desk significa que as chamadas de suporte ao cliente são feitas pelas mesmas pessoas. Isso permite que os membros da equipe desenvolvam suas habilidades e se tornem especialistas em várias áreas técnicas. O resultado é mais agilidade na resolução de problemas.

O Help Desk geralmente faz parte dos departamentos corporativos de tecnologia da informação, o que aumenta a eficiência do processo.

Por exemplo, se um cliente precisar de ajuda para usar uma função específica, o especialista de Help Desk pode pedir esclarecimentos a seu colega designer de software. Assim, as preocupações do cliente são atendidas prontamente, pois o especialista adiciona à sua base de conhecimento e o designer de software descobre como os clientes estão usando o serviço. 

Como lembra João Paulo, as empresas têm diferentes processos, então o primeiro ponto está na adaptabilidade: o sistema Movidesk permite customizações para atender a diferentes fluxos e necessidades.

Afinal, consultar o histórico de atendimento feito por uma outra área é essencial para um time de primeiro nível, assim como é importante ter procedimentos predefinidos, que ajudem a executar ações simples e repetitivas, independentemente do setor. 

João Paulo também chama atenção para a importância do listamento das equipes para transferência. Em vários casos, o sistema pode atribuir sozinho quem consegue ajudar com a situação, de acordo com a maneira em que a solicitação é classificada.

Ele aponta que a maior vantagem de adotar o sistema Movidesk está na produtividade. Outro ganho mais macro envolve o fato de a gestão da empresa ter uma visão geral dos indicadores de cada área, individualmente ou agrupados.

“Além disso, o próprio time de suporte se beneficia por evitar indisposições e confusões durante o atendimento, sempre envolvendo quem for necessário, no momento certo”, conclui.

Sem dúvidas, a integração de processos é fundamental para o crescimento da sua empresa. Portanto, que tal criar uma conta grátis no Movidesk e fazer um teste por 7 dias? Também é possível agendar uma demonstração do sistema com um de nossos consultores. Vamos lá?