O que é work in progress (WIP) e como controlá-lo na empresa?

Você já ouviu falar em work in progress?

Em muitas organizações, a rotina de trabalho não é baseada em tarefas recorrentes, mas sim em tarefas que precisam ser cumpridas para a conclusão de projetos. Dessa forma, cada uma dessas tarefas costuma ser organizada de acordo com seu progresso, geralmente seguindo o padrão “a fazer”, “em andamento”, “em revisão” e “concluída”.

O problema é quando você tem muitas delas nos dois estágios centrais, quando elas podem ser chamadas de “work in progress” ou WIP. Pode não parecer algo tão relevante à primeira vista, mas se você deixar isso sair de controle, pode ter sérios problemas de desempenho em seu negócio a longo prazo.

Para te ajudar a entender um pouco melhor esse tema, vamos explicar o que esse termo significa, qual é a importância de mantê-lo sob controle e como você pode fazer isso. Acompanhe!

O que significa work in progress na prática?

Em uma tradução literal, o termo pode ser entendido como “trabalho em progresso”. Dentro do planejamento de projetos, esse termo é usado para se referir a tarefas que já estão em andamento, mas que ainda não foram concluídas. São aquelas que estão ocupando o tempo da sua equipe no momento atual, mas que ainda não representam valor real para o cliente final.

Essa denominação se refere tanto a tarefas que estão em desenvolvimento pela sua equipe atualmente quanto aquelas que ainda estão passando por revisão. Isso significa que, mesmo que um profissional já tenha entregue uma tarefa, ela ainda é um work in progress até ser completamente validada.

Por que você precisa manter o WIP sob controle?

Se você não prestar atenção, logo verá um número muito grande de tarefas marcadas como “em progresso” em sua lista. Pode parecer que isso indica um bom desempenho, mas, na verdade, pode ser um problema para seu negócio.

Algumas das consequências negativas de não controlar o work in progress são:

Perda de foco para os processos

Quando há muitas tarefas deixadas em aberto ao mesmo tempo, você precisa administrar um número bem maior de subtarefas, rotinas e demandas no dia a dia. Como consequência, o progresso feito em cada uma delas tende a ser bem menos eficiente.

Pense no que acontece quando uma pessoa assume muitas responsabilidades ao mesmo tempo. Ao dividir sua atenção entre todos os pontos, fica mais difícil estabelecer prioridades. Da mesma forma, você também terá que dividir sua equipe, comprometendo a qualidade de todos os estágios.

Redução da produtividade da equipe

Como você já deve imaginar, um número grande de tarefas também compromete a produtividade da sua equipe. Se os mesmos colaboradores estiverem atuando simultaneamente em múltiplas tarefas, então eles terão sua atenção dividida, o que compromete seus resultados. Mesmo que sua equipe continue se empenhando, é impossível que tenha os mesmos resultados com sua atenção dividida.

Menos tarefas sendo concluídas dentro do prazo

Além de dividir a capacidade de produção da equipe, cada work in progress também representa uma divisão do tempo produtivo de todos os envolvidos. Como consequência, isso faz com que cada tarefa tenha uma duração maior em comparação com o esperado, o que aumenta o custo de recursos e a espera para entrega de valor dentro do projeto.

Como controlar o work in progress dentro da empresa?

Considerando os pontos mencionados, é fácil entender por que um grande número de tarefas em andamento pode comprometer seu desempenho. Porém, é mais difícil do que parece manter tudo sob controle, especialmente quando se trata de um projeto de longa duração como um todo.

Para ajudar com isso, separamos aqui algumas dicas para controlar o WIP em sua empresa. Confira!

Faça uma análise prévia das tarefas

Muitos problemas de prazo e execução de gestão de tarefas são nada mais do que uma consequência de um planejamento mal realizado. Geralmente, isso envolve um julgamento errôneo sobre o tamanho de determinadas tarefas e o tipo de esforço que seria necessário para cumpri-las. Como resultado, você precisa ajustar esses valores ao longo do caminho.

A solução aqui é bem simples: antes de começar, tente montar um planejamento de tarefas mais preciso e eficiente. Desde que você conte com a participação da equipe no processo, será possível evitar uma série de erros antes que eles aconteçam.

Defina um limite de WIPs simultâneos

Em alguns casos, é necessário implementar uma limitação mais arbitrária para conseguir controlar a quantidade de tarefas que a sua equipe assume. Sem isso, pode ser bem difícil justificar para o grupo quando é ou não adequado colocar mais um trabalho em progresso. Deixar que essa decisão seja puramente subjetiva não é o melhor caminho.

Estude as capacidades da equipe

Naturalmente, um fator limitador para o work in progress em qualquer projeto é o quanto sua equipe pode fazer, dados os recursos e o tempo. Se houver pessoas em número suficiente para uma quantidade maior de tarefas, então você pode se comprometer com mais delas. Caso contrário, precisa estabelecer suas limitações de acordo com isso e evitar que todos fiquem sobrecarregados.

Use uma metodologia ágil

Mais comuns no desenvolvimento de softwares, as metodologias ágeis partem do princípio de que, no início de um projeto, é impossível apontar, com precisão, quanto tempo cada tarefa vai durar. Muito menos no projeto como um todo.

Porém, é mais fácil fazer essa previsão para um prazo curto. Sendo assim, essas metodologias focam em gerar planos de curto prazo, criando uma margem de erro menor para a duração de cada tarefa e focando naquelas que geram mais valor para o cliente final.

Conte com o apoio da tecnologia

Por fim, mas não menos importante, lembre-se de que o uso de ferramentas tecnológicas adequadas é indispensável para garantir a eficiência do trabalho. Dessa forma, você faz com que o ciclo de cada tarefa seja mais curto, evitando que haja um acúmulo e consequente sobrecarga dos colaboradores.

Com essas informações, você já entende um pouco melhor o impacto do work in progress e como você pode mantê-lo sob controle. Desde que você conte com as estratégias e os recursos certos, não será uma tarefa tão difícil.

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