Como organizar clientes em 5 passos

Você sabe como organizar clientes sem tornar essa função estressante, ou ineficiente?

Sempre que falamos sobre organização já dá aquele frio na espinha, não é?Principalmente se você é uma pessoa extremamente produtiva, mas não se sai tão bem assim nas funções burocráticas de catalogar, organizar clientes e fazer as atualizações necessárias.

Imagine uma das cenas mais comuns em um escritório: sua mesa está repleta de documentos que você ainda precisa analisar e, de repente, a Srta. Antônia te liga. Sim, aquela que você tinha até o final da semana para analisar a conta e atualizar informações.

A Antônia vai direto ao ponto e diz: “oi, Carla! Gostaria de saber se podemos adiantar aquele prazo e também pensei em verificar o andamento daquele contrato”.

Você tem dois segundos para criar uma história fantástica e criativa até encontrar todas as informações da cliente no meio de tantos papéis.

Pode parecer uma história corriqueira e até sem relevância, mas a falta ou dificuldade de organização é um fator que compromete mais a reputação da sua empresa do que uma falha técnica, por exemplo.

Afinal, seu cliente pode pensar: ou essa empresa não se importa com seus clientes, ou ela não sabe exatamente o que está fazendo.

Nos dois casos isso traz um enorme peso e impacto para a sua imagem, não é mesmo?

Já estamos vendo surgir novos fios brancos daqui! Mas, calma. Antes que isso aconteça, vamos mostrar algumas dicas e métodos de como organizar clientes para evitar todo esse estresse. 

Como organizar clientes: passo a passo

Temos certeza de que você já teve algum método de como organizar clientes, mas ele se perdeu no acúmulo de funções, trabalho, ou mesmo na correria do dia a dia. Afinal, deixamos algumas etapas dessa organização para momentos tranquilos. Que nunca chegam, não é mesmo?

Então, prepare seu plano de gestão que vamos te ensinar como organizar clientes de maneira eficiente!

1. Cadastro de clientes

O primeiro passo do nosso guia de como organizar clientes é fazer o cadastro de forma automatizada. Se você utiliza apenas um sistema físico de cadastro, a organização acaba trazendo mais trabalho do que eficiência no controle de contas e clientes.

O ideal é que você tenha um cadastro digital, em nuvem e sistema. Ah! Uma dica: mantenha sempre um backup do cadastro de clientes. Desta forma, mesmo que a sua empresa fique sem sistema, ou internet, você ainda pode ter acesso a estes dados.

2. Categorização

A categorização é um dos passos mais importantes de como organizar clientes. Nossa sugestão é que você especifique seus clientes de acordo com alguns fatores, como:

• Perfil: B2B, B2C;
• Mercado de atuação;
• Localização;
• Nome e contato;
• Ticket médio;
• Porte;
• Faturamento;
• Vida útil do cliente: ou seja, quando ele se tornou um consumidor/fornecedor da sua empresa.

Durante o cadastro, portanto, o ideal é inserir o máximo de informação possível. Isso facilita na gestão de clientes e na criação de estratégias mais focadas e específicas. Além, é claro, de agilizar relatórios e análises futuras.

3. Perfil de compra do cliente

Outra etapa muito importante de como organizar clientes é analisar o perfil de compra dele. Nisso incluímos dados já levantados no item anterior, como ticket médio, por exemplo, mas, principalmente, a frequência de compra e o histórico do cliente.

Esse item é fundamental para elencar prioridades de contato, agendar reuniões, realizar up ou cross sell, etc.

4. Gestão da carteira de clientes

Imagine que você aplicou todos os itens deste guia de como organizar clientes. Ótimo! Bom, mas daqui a um mês, dois meses, seis meses, você começou a notar que a estratégia não parece tão eficiente como antes.

Isso quer dizer que você cometeu um dos erros mais comuns na organização de clientes: falta de atualização e gerenciamento!

Sua empresa funciona como um corpo vivo. Tudo está constantemente em movimento, mesmo que a rotina seja aparentemente a mesma. Clientes entram, saem, produtos se alteram e novas ferramentas surgem.

A gestão de clientes, portanto, é indispensável para que você se mantenha informado de tudo o que circunda a movimentação da sua carteira de clientes. 

Inclusive, é importante salientar que criar uma rotina de gestão impede que você perca prazos de contato, confunda informações e deixe passar alguns dados que podem comprometer a saúde do relacionamento com o cliente.

Além de:

• Auxiliar na memorização de assuntos e dados valiosos;
• Criar uma ponte de sustentação no relacionamento entre a empresa e o cliente;
• Fornecer dados para estratégias de fidelização, controle de churn, entre outras. 

5. Metodologia

Falamos sempre para nossos clientes: não basta criar um sistema de organização, ele precisa ser simples e fácil o suficiente para que você consiga mantê-lo. E a escolha da metodologia da gestão da carteira de clientes é decisiva para isso. 

Vemos inúmeras empresas criando metodologias, gráficos e infográficos para organizar a carteira de clientes, e nenhuma destas estratégias se sustenta a longo prazo. Porque a resposta não está na complexidade e sim na manutenção do sistema.

É fundamental, portanto, que você desenvolva uma forma ágil e simples de gerenciar a carteira de clientes. Desta maneira, ninguém terá como alegar falta de tempo – ou de conhecimento – no momento de planejar, monitorar e avaliar a carteira de clientes.

Ah, lembre-se: essa metodologia deve ser de fácil acesso. Afinal, se apenas uma pessoa conhece o sistema, ficamos completamente dependentes, não é mesmo? O critério e a forma de organizar clientes devem ser simples e replicáveis.

Talvez você esteja pensando: bom, eu já sei como organizar clientes. Agora, deve ter algum segredo para facilitar esse processo…

Tem! E não é apenas 1. Vamos logo dar 3 dicas de ouro para agilizar e facilitar este processo de organização.

3 dicas para tornar a sua gestão de clientes mais eficiente

1. Estabeleça prioridades

Estabelecer prioridades é essencial em qualquer planejamento. Como mencionamos logo no início, a categorização dos clientes é fundamental para entender e conhecer seu consumidor e o comportamento de compra dele. Desta forma, conseguimos elencar os contatos, reuniões e atualizações prioritárias.

Afinal, existem clientes-chave que precisam de mais atenção, alguns com baixo potencial de fidelização que demandam outro tipo de abordagem, etc. 

2. Delegue

O acúmulo de funções não apenas te sobrecarrega, mas também torna todas as suas atividades menos eficientes do que elas poderiam ser. Por isso é tão importante que a metodologia de como organizar clientes seja replicável. A ideia é que você consiga delegar etapas da organização sem que haja prejuízo no sistema.

Desta forma, você pode entregar tarefas mais mecânicas e se preocupar com aquelas mais estratégicas ao gerenciar a carteira de clientes.

3. Utilize ferramentas de gerenciamento e integração

Se a nossa lista de dicas de como organizar clientes estivesse em ordem de urgência, essa, sem dúvidas, estaria no topo. Afinal, dificilmente você conseguirá fazer a gestão e organização de clientes sem o uso da tecnologia.

Mesmo que a sua empresa seja vintage e adore colecionar pastas com as informações de clientes, nós precisamos admitir que usar sistemas digitais de gerenciamento é a maneira mais eficiente de fazer o cadastro de clientes, acompanhamento dos tickets, atualizações e análises.

Você tem uma ferramenta que integra diversos canais de contato, descomplica processos e facilita a organização de clientes?

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