O que é contabilidade online, funcionalidades e vantagens para sua empresa

Já imaginou substituir os montantes de papéis por processos digitais otimizados? Com a contabilidade online isso é possível! 

A transformação digital chegou para ficar, e entre tantos avanços, o setor contábil não ficaria de fora. 

Foi assim que surgiu a contabilidade online, um serviço tecnológico e acessível que auxilia na gestão contábil e fiscal de qualquer tipo de empresa, oferecendo um gerenciamento completo e seguro.

Quer saber como isso acontece? Então, continue sua leitura e descubra o que é contabilidade online, como ela funciona na prática e os recursos principais de um bom sistema. Vamos lá!

O que é contabilidade online? 

A contabilidade online é a gestão contábil, fiscal e financeira feita de forma online, por meio de uma plataforma digital. 

Assim, podemos dizer que a contabilidade online é uma forma de gerir um negócio pela internet, realizando as tarefas feitas presencialmente em um escritório, mas de forma remota, em um software próprio para isso. 

Essa é uma maneira de otimizar a gestão da empresa, contando com a agilidade que o acesso remoto pode proporcionar, além de garantir mais eficiência e organização. 

Como funciona a contabilidade online?

Você entendeu que a contabilidade online é uma modalidade remota de gestão contábil e fiscal, certo? Mas como ela funciona na prática?

A verdade é que a contabilidade online funciona da mesma maneira que o modelo tradicional, em um escritório físico. O que muda é o ambiente em que é praticada: no caso da contabilidade online, todos os processos são realizados pela internet. 

Assim, todas as atividades relacionadas à contabilidade de uma empresa são feitas por meio de uma plataforma, que possui funcionalidades que atendem as mais diversas necessidades. 

Nesse modelo, a pessoa responsável pela contabilidade da empresa fará todo o gerenciamento no sistema de gestão utilizado pela companhia. 

Ali, ele poderá armazenar documentos, dados financeiros, relatórios, e tudo o que no modelo tradicional acabaria se tornando um amontoado de papéis. 

Na plataforma, o contador consegue realizar todo o seu trabalho, como questões relacionadas à apuração de tributos, balanço patrimonial, declarações e muito mais de maneira remota. Além de sinalizar as ações que dependem do cliente para serem resolvidas.

O cliente, por sua vez, consegue acompanhar a contabilidade da empresa em tempo real pela plataforma, e contactar o contador a qualquer momento, de qualquer lugar, para tirar possíveis dúvidas. 

Você pode conferir mais sobre como funciona o sistema de contabilidade online no artigo: Contabilidade online funciona?

Vantagens da contabilidade online para empresas 

Um sistema de contabilidade online pode trazer inúmeras vantagens para o seu negócio. 

Como citamos anteriormente, algumas das principais são agilidade e praticidade que o modelo de gestão online pode proporcionar. 

Além de facilitar a organização de informações e documentos que no modelo tradicional precisam ser arquivados em papel ou em no próprio computador, mas de forma manual.

Outro benefício que vale a pena mencionar é a automação das tarefas, já que os softwares de contabilidade online conseguem analisar diversas informações a partir de uma única inserção de dados.

Dentre as principais vantagens de uma plataforma de contabilidade online, podemos citar também: 

1. Praticidade;
2. Centralização de informações;
3. Integração de dados;
4. Acesso fácil e a qualquer hora;
5. Relatórios financeiros completos;
6. Atendimento personalizado;
7. Suporte contábil;
8. Redução de custos e despesas.

Ou seja, a contabilidade online pode ser um grande aliado para facilitar, organizar e automatizar processos em sua empresa, além de garantir economia de tempo e dinheiro.

Mas como usar um sistema de contabilidade online na prática? Quais funcionalidades ele oferece? Essas respostas você confere a seguir. 

TOP 6 funcionalidades de um sistema de contabilidade online

Você já sabe o que é contabilidade online e as principais vantagens que essa modalidade de gestão contábil e fiscal pode trazer para o seu negócio. Agora é hora de entender quais as principais funcionalidades que você deve buscar em um sistema de contabilidade digital. 

1. Calendário de obrigações

Essa é uma função básica, mas extremamente importante para ajudar a manter sua empresa em dia com as obrigações fiscais. Se a plataforma de contabilidade online possui esse recurso, fica mais fácil organizar o pagamento de impostos, envio de documentações, entre outros. 

2. Emissão de notas fiscais

A emissão de notas fiscais é uma das tarefas mais recorrentes para o setor contábil de uma empresa. Assim, a contabilidade online deve oferecer a facilidade da emissão desses documentos diretos do sistema, de forma simples e automática, para otimizar a rotina de trabalho. 

No vídeo abaixo, produzido pela equipe Qipu, você pode conferir como a emissão de notas fiscais pode ser muito simples dentro de uma plataforma de contabilidade online:

3. Cálculo de impostos

Outra funcionalidade que um bom sistema de contabilidade online deve oferecer é o cálculo automático dos impostos, a partir das notas fiscais emitidas por meio da plataforma. 

4. Folha de pagamento

O carro-chefe da contabilidade é a folha de pagamento dos funcionários, não é? Por isso, se o objetivo é facilitar e otimizar processos, um bom sistema online deve apresentar essa documentação pronta, a partir dos dados de cada colaborador inserido na plataforma. 

5. Relatórios contábeis

Outra funcionalidade que um sistema de contabilidade online deve oferecer é a geração de relatórios completos. Assim, a sua empresa poderá acessar essas informações indispensáveis para acompanhar o desempenho financeiro do negócio de forma prática.

6. Obrigações acessórias

Por fim, um sistema de contabilidade online completo também deve ser responsável pela entrega de obrigações acessórias, ou seja, toda a documentação que uma empresa em atividade precisa entregar ao governo em prazos predeterminados. 

Contabilidade online também funciona para MEI?

Se você é um microempreendedor individual deve estar se perguntando se a contabilidade online é necessária para sua empresa, certo? 

Afinal, por ser um sistema tributário simplificado, muitos dos recursos acima podem não ser tão utilizados. No entanto, se engana quem pensa que, por ser menos burocrático, um MEI não precisa arcar com algumas responsabilidades.

A contabilidade online para um microempreendedor individual pode ser interessante especialmente no aspecto da organização e do controle contábil, por mais que não seja obrigatório. 

Porém, como melhor é prevenir que remediar, se você possui expectativas de que seu negócio cresça, contar com um contador ou um sistema de contabilidade online pode resguardar de problemas futuros.

Neste vídeo do Qipu, você pode entender melhor como um sistema de contabilidade online pode facilitar a vida do MEI:

Bom, ficou claro como a contabilidade digital pode ser muito interessante para manter sua empresa em dia com o Fisco, certo? 

Então, se você acredita que seu negócio está precisando de uma maior gestão contábil, não deixe de contar com um sistema de contabilidade online para te orientar em todos os momentos. 

Este post foi escrito pela equipe do Qipu, uma solução de contabilidade online usada por mais de 400 mil empreendedores.