Por que você precisa fazer a desburocratização de processos o quanto antes?

Para garantir mais controle e segurança nos processos de uma empresa, é comum fazer uso de alguns métodos de registro e documentação. Dessa forma, assegura-se que haverá sempre um responsável por cada decisão. Porém, muitas empresas acabam se prendendo demais a esses métodos, o que leva à formação de várias tarefas burocráticas as quais são, em última análise, pouco relevantes.

Esse tipo de situação pode gerar bastante prejuízo para a empresa, pois leva à perda de produtividade em várias frentes, tanto do ponto de vista dos processos internos quanto do produto ou serviço entregue ao cliente final. Por isso, o mais recomendado é promover a desburocratização de processos no dia a dia.

Para ajudar a entender melhor esse tema, vamos explicar um pouco mais sobre os impactos negativos da burocracia em seu negócio e como você pode promover a desburocratização dos seus processos. Acompanhe!

Quais são os impactos da burocracia de processos?

A maioria das pessoas já não gosta de lidar com excesso de documentos e permissões no dia a dia de trabalho. O mesmo vale para a forma como você lida com seu trabalho cotidianamente, pois esses fatores impactam em seu desempenho.

Veja aqui alguns efeitos negativos do excesso de burocracia no dia a dia.

Desperdício de tempo

Na grande maioria dos casos, é necessário dedicar uma boa parte do seu tempo apenas para fazer a manutenção da burocracia interna da empresa. E quanto maior ela for, mais difícil será cumprir todas as tarefas no dia a dia e ainda entregar um bom serviço para o cliente final.

Além disso, boa parte dessas tarefas não gera benefício direto para o seu negócio, sendo muito mais um atraso do que uma forma de garantir segurança. Por isso, a tendência é que esse tipo de processo seja cada vez mais reduzido ao longo do tempo.

Profissionais mal aproveitados

Independente de qual seja a tarefa, é necessário ter uma equipe dedicada para que ela seja concluída com qualidade. Isso também vale para os trabalhos mais burocráticos do dia a dia. Cada hora dedicada a cumprir essas tarefas é menos uma hora que poderia ser investida no aprimoramento de seus processos.

No fim das contas, a burocracia é uma forma muito pouco eficiente de usar seus recursos humanos, especialmente aqueles mais capacitados. Eliminar essas demandas ajuda a economizar bastante energia a longo prazo.

Maiores custos operacionais

Por fim, mas não menos importante, é sempre bom lembrar que todas as tarefas, sem exceção, geram alguma forma de custo financeiro para a empresa. Pode ser na forma de material, energia ou mesmo de serviços terceirizados, mas trata-se de custos que estão sempre presentes.

Naturalmente, processos muito burocráticos também têm grande impacto em seu orçamento, escalonando com cada novo trabalho que precisa ser concluído. A longo prazo, isso pode pesar bastante no capital de giro do seu negócio.

4 dicas para promover a desburocratização de processos em sua empresa

Considerando os pontos mencionados, já fica bem claro por que é importante desburocratizar um negócio. A questão é: por onde começar?

Para ajudar com isso, trouxemos algumas dicas simples para você. Confira!

1. Enxugue seu fluxo de trabalho

Ao contrário do que você pode imaginar, a burocracia não diz respeito apenas a lidar com documentação e contratos, mas também com todo tipo de tarefa que não gera benefício real para a empresa. Se você percebe que há aspectos de uma produção que deixaram de servir a algum propósito real, então eles se tornaram pura burocracia.

Uma forma de identificar esses pontos é tentar enxugar o seu fluxo de trabalho, ou seja, remover todo e qualquer estágio que não contribua para o produto final nem melhore o funcionamento do negócio de forma geral. A longo prazo, isso poupa bem mais recursos da sua empresa.

2. Promova a melhor comunicação dentro da equipe

A troca de informações é outro aspecto cada vez mais importante em uma empresa, especialmente quando há uma grande distância entre as partes. Ter que se comunicar apenas por e-mail ou mesmo com uso de documentos impressos apenas atrasa a troca de informações e a execução de tarefas.

Com uma comunicação mais eficiente no dia a dia, é mais fácil otimizar seu fluxo de trabalho, além de gerar menos dores de cabeça para a sua equipe. A longo prazo, isso promove bem mais rentabilidade do trabalho.

3. Centralize informações e facilite seu acesso

Um dos primeiros obstáculos para a desburocratização de qualquer sistema é o acesso à informação. Quando certos dados de referência ficam espalhados por diferentes fontes, o simples desafio de encontrar o que você precisa saber pode atrapalhar bastante a condução de qualquer tarefa, por mais simples que ela seja.

A solução aqui é fazer com que esses dados estejam centralizados no mesmo ponto, seja ele uma só pessoa ou um banco de dados de fácil acesso. Isso evita que haja conflito de informações entre diferentes fontes, além de facilitar o cruzamento de dados.

4. Invista em ferramentas de gestão mais modernas

Por fim, mas não menos importante, para desburocratizar uma empresa, você precisa que suas ferramentas de trabalho também sejam atualizadas. Afinal, o custo de manutenção de sistemas muito antigos tende a ser bem alto, tanto do ponto de vista financeiro como de tempo.

Um dos primeiros passos aqui é a busca por um sistema de gestão digital mais eficiente, que possa ser facilmente integrado em sua empresa. Isso não só contribui com a eliminação da burocracia, como também eleva a rentabilidade do seu negócio ao longo do tempo.

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