Conheça 4 formas de melhorar a comunicação interna entre áreas da empresa

Precisa melhorar a comunicação interna entre as áreas da sua empresa? Neste artigo, trouxemos informações valiosas para ajudá-lo nesse processo. Confira!

comunicação interna

“Comunicação” é a palavra de ordem no mundo atual. Graças à popularização da internet e do telefone celular, é praticamente impossível encontrar alguém que não esteja conectado. Mas essas novas tecnologias também tiveram um grande impacto nas empresas, especialmente em relação à comunicação interna.

Como você já deve saber, a comunicação entre colaboradores e entre os setores de um negócio é vital para o seu melhor desempenho. Se o pessoal de marketing criou uma campanha nova, a equipe de vendas precisa se preparar para receber os novos clientes e deixá-los satisfeitos, por exemplo. E se você já tem dificuldades de comunicação dentro da sua empresa, logo verá aqueles pequenos atrasos se tornando um muro no seu progresso.

Se esse é o seu caso, não precisa se desesperar. Vamos ajudar falando um pouco mais sobre esse conceito e oferecendo algumas dicas para melhorar sua comunicação entre setores. Acompanhe!

Importância da comunicação interna na empresa

Saber como se comunicar no dia a dia é importante, especialmente quando o assunto é trabalho. Investir em boas práticas e ferramentas nessa frente pode trazer vários benefícios. Vejamos os principais.

Melhora do clima organizacional

Você provavelmente já teve algum desentendimento com sua equipe por simples falha de comunicação. Alguém disse algo de forma errada ou você ouviu de um “telefone sem fio” e não entendeu a mensagem original. Evitar esse tipo de problema no dia a dia vai ajudar bastante a diminuir as discussões e fofocas entre as diferentes equipes.

Redução da rotatividade

Um dos resultados de uma boa comunicação na empresa é a diminuição da rotatividade na equipe. Quando todos os colaboradores estão mais alinhados em relação aos próprios objetivos, não há tanta necessidade de substituir profissionais, seja por problemas de desempenho, seja por saída voluntária. No longo prazo, nutrir uma equipe experiente é sempre mais efetivo.

Estímulo à produtividade interna

Facilitar a troca de informações entre os diferentes setores também tem resultado direto no desempenho individual e coletivo das equipes. Ter sempre certeza sobre qual tarefa é prioridade, sem ter que falar pessoalmente com algum gestor e depois esperar meia hora pela resposta, pode ser bem mais relevante para seus resultados do que você imagina, melhorando a produtividade.

4 estratégias para melhorar sua comunicação interna

Conhecendo os benefícios de uma boa comunicação, o que você pode fazer para melhorar a sua? Para começar, recomendamos as estratégias a seguir.

[Fluxograma] Onde você está falhando com o seu cliente?

Onde você está falhando com o seu cliente?

1. Centralize as informações

Uma das principais causas da dificuldade de comunicação e acesso à informação é quando ela está espalhada, o que dificulta qualquer busca. Como resultado, em vez de conferir o mesmo espaço sempre, cada setor precisa fazer uma pequena caça aos dados antes de poder trabalhar normalmente.

Ter todas as informações no mesmo local é a melhor forma de evitar esse tipo de problema. Se todos os dados forem de fácil acesso, então será bem mais fácil cumprir qualquer tarefa.

2. Mantenha a transparência

Algo que era bem comum em diversos negócios e que ainda existe até hoje é aquele chefe ou supervisor que dá todas as cartas, sem explicar muito bem por que cada um faz o que faz. Nesse contexto, o time pode passar dias executando alguma rotina, mudar abruptamente e não ter ideia do motivo.

Essa postura não contribui em nada com a comunicação interna da empresa. Pelo contrário, apenas prejudica a equipe. Ser transparente em relação a todo o trabalho e esclarecer o máximo possível de dúvidas é sempre a melhor opção.

3. Elimine a burocracia na troca de informações

Se a equipe precisa de permissão por escrito toda vez que for acessar um arquivo e isso consome 20 minutos do seu dia, cada colaborador perde mais de uma hora de trabalho por semana. Multiplique isso pelo quadro de funcionários e você verá o tamanho da perda.

Minimizar a burocracia na troca de informação vai ajudar bastante a acelerar o trabalho no dia a dia. Se algo faz parte da rotina das suas equipes, então o melhor é tornar todo o processo o mais simples possível.

4. Invista em canais estratégicos de comunicação interna

Outro elemento muito importante da comunicação entre setores é a escolha dos canais. Graças à internet, é possível facilitar a troca de informação entre áreas distantes de forma otimizada, desde que você tenha as ferramentas certas.

Algumas tecnologias, como o uso da intranet e de sistemas de atendimento, ajudam a coordenar as equipes no processo de captação de clientes e a entregar o melhor serviço possível a todo o público sem tanta dificuldade.

Erros de comunicação interna que você deve evitar

Mesmo colocando em prática as estratégicas que já citamos, a sua comunicação interna ainda pode estar sujeita a alguns erros comuns. Conhecê-los é a melhor forma de se antecipar e conseguir evitá-los.

Veja aqui alguns exemplos.

Não ter um padrão de organização de dados

Categorias, arquivos padronizados e outras formas de organização sempre são vitais para que múltiplas equipes possam acessar os mesmos dados. Se cada um for nomeando arquivos e pastas como quiser, por exemplo, ninguém vai encontrar o que precisa com facilidade. O melhor é ter um padrão único para toda a empresa e treinar sua equipe para usá-lo.

Não ter métricas de desempenho

Além de preparar o terreno para a troca de informações, também é importante acompanhar os resultados, como a quantidade de informação duplicada, economia de tempo gerada e histórico de erros. Sem métricas de desempenho, você não terá parâmetros claros para avaliar seus resultados.

Duplicar dados e arquivos

Por fim, mas não menos importante, não é raro que duas pessoas lidando com o mesmo trabalho acabem criando cópias do mesmo arquivo. A princípio, isso não é um grande problema, porém, logo isso vai confundir o resto da equipe que precisa dos mesmos dados, além de sobrecarregar seu armazenamento. Tenha sempre procedimentos para evitar e remediar duplicações.

Agora que você entende melhor a comunicação interna e como aprimorá-la, é hora de colocar essas dicas em prática. Lembre-se de sempre adaptar esses procedimentos ao seu contexto. Cada empresa tem as próprias necessidades.

Para continuar aprimorando a comunicação em sua empresa, veja nosso artigo sobre o uso do mural de avisos e como isso pode contribuir para o seu negócio. Aproveite também para descobrir se a sua empresa precisa de um sistema de atendimento. Clique no banner abaixo!

Como anda a comunicação interna da sua empresa?