Descubra como ter uma comunicação centralizada e quais as vantagens para a sua empresa

Informações mais transparentes, facilidade de acesso, alinhamento da equipe e a criação de um registro de longo prazo são alguns dos benefícios de uma comunicação centralizada. Saiba mais!

comunicação centralizada

Hoje em dia, tempo e informação são os recursos mais preciosos dentro de qualquer negócio, sendo muito importante usá-los de forma estratégica. Porém, muitas empresas ainda se prendem a métodos antiquados de comunicação interna, os quais demandam muito tempo e energia, e acabam comprometendo sua produtividade ao longo do tempo. Diante disso, o mais eficaz é buscar uma comunicação centralizada para a empresa.

Essa ideia não é totalmente recente, mas ainda não é uma filosofia adotada amplamente por todos os negócios. Se esse é o seu caso, então é hora de mudar sua forma de pensar e tomar algumas atitudes para centralizar a comunicação dentro do seu negócio e obter um melhor desempenho.

Para ajudar você a entender melhor por que e como você deve investir nesse aspecto, vamos explicar o que é uma comunicação centralizada, que benefícios ela oferece para a sua organização e como você pode começar a promover uma. Acompanhe!

Baixe agora o infográfico Da Carta ao Sistema: a evolução da comunicação.

O que significa ter uma comunicação centralizada?

Como já mencionamos, informação é um dos ingredientes-chave para o sucesso de qualquer empresa. Sendo assim, ele precisa ser transmitido de forma eficiente entre as pessoas que precisam dele para cumprir suas respectivas tarefas. E isso é bem mais difícil quando as ferramentas de comunicação apontam para direções diferentes.

Com uma comunicação mais centralizada, a intenção é fazer com que o acesso à informação seja facilitado, permitindo que todos os colaboradores encontrem os dados que precisam no dia a dia rapidamente.

Da mesma forma, ela também é importante para permitir que os colaboradores se comuniquem entre si com mais eficácia, evitando o efeito “telefone sem fio”, quando uma mensagem é repassada de pessoa em pessoa, sem uma referência em comum.

Quais são os benefícios de centralizar sua comunicação?

Hoje em dia, investir em uma comunicação mais eficiente é praticamente indispensável para o sucesso do seu negócio, independentemente de seu contexto. Vejamos alguns exemplos de benefícios oferecidos por essa centralização.

Informações mais transparentes

Um dos primeiros problemas que são encontrados na gestão de informação é a confiabilidade dos dados. Quando há múltiplos registros para as mesmas informações ou não há uma forma fácil de comparar versões, é difícil tomar decisões eficazes, pois há muita margem para erro.

Parte do trabalho de centralização da comunicação envolve limpar esses dados. Dessa forma, é possível manter estas informações mais claras e evitar que certos erros sejam cometidos no dia a dia de trabalho.

Facilidade de acesso

Digamos que uma informação que você precisa esteja dividida em três partes: uma armazenada em um computador da empresa, ou em um documento, e a terceira na cabeça de um dos colaboradores. Naturalmente, você levará bastante tempo para ter todos os dados que precisa e pode até perder um dia inteiro de trabalho aqui.

Por outro lado, quando você tem um sistema centralizado, também é mais fácil garantir que todos os colaboradores tenham acesso a informações relevantes para suas respectivas tarefas. E, falando nisso…

Manter a equipe mais alinhada

Coordenar um grande grupo de colaboradores já é uma tarefa difícil por si só. Quando falamos em garantir que todos conheçam as próprias tarefas e quais são suas implicações na produtividade do negócio, novos problemas continuam a surgir.

Quando é fácil para todos acessarem a mesma fonte de dados, então também é fácil alterar e redistribuir essas informações. Como resultado, os gestores têm bem menos dificuldades para manter todos os colaboradores bem alinhados na hora de seguir um planejamento de longo prazo em conjunto.

Criação de um registro de longo prazo

Por fim, mas não menos importante, é cada vez mais necessário ter um registro de dados de longo prazo, o qual permita comparar atualizações de documentos e flutuações em variáveis. Afinal, nunca se sabe quando pode ser necessário revisitar dados antigos.

Felizmente, a maioria dos sistemas implementados para centralização da comunicação já conta com alguma forma de registrar múltiplas versões dos mesmos documentos. Dessa forma, você corre bem menos riscos de perder completamente algum progresso, mesmo que uma versão mais recente esteja incorreta ou seja comprometida.

Quer controlar as reclamações dos seus clientes?
Baixe a planilha e organize o seu atendimento!

Quer controlar as reclamações dos seus clientes?

Como promover uma comunicação centralizada em sua empresa?

Considerando os benefícios que já citamos, você já tem motivos suficientes para investir na centralização de comunicação. Porém, a pergunta que ainda fica é: como fazer isso? Sendo uma questão bem abrangente, é difícil saber exatamente por onde começar.

Para ajudar com isso, listamos aqui algumas atitudes que você pode ter. Confira!

Simplifique o processo de comunicação

Antes de qualquer coisa, tenha certeza de que o caminho entre a informação e a pessoa que precisa dela é tão curto quanto possível. Se alguém precisa da permissão de um supervisor ou gestor sempre que for conferir alguma informação, então perderá boa parte do seu dia.

O mesmo vale para a comunicação entre dois profissionais que precisam atuar em sintonia. Elimine intermediários, ofereça meios de contato melhores e, se você tiver como enxugar o processo de comunicação, faça. A longo prazo, esse investimento compensa bastante.

Crie uma central de dados

Como já mencionamos, a melhor forma de evitar duplicações, erros de registro e atrasos na recuperação, é ter todos os dados no mesmo lugar. Para isso que serve uma central de dados em sua empresa.

De forma simples, esta central é um servidor da empresa, o qual pode ser acessado remotamente pela sua equipe. Dessa forma, todos poderão captar, comparar e atualizar informações relevantes no mesmo local.

Adote ferramentas mais eficazes

Por fim, mas não menos importante, você vai precisar de um sistema mais moderno e eficiente se quiser acompanhar as demandas de comunicação centralizada. Especialmente quando lidar com uma equipe fisicamente mais distante entre si. Sistemas de gestão são muito utilizados, pois permitem a coordenação da equipe, gestão de recursos, entre outras tarefas importantes.

Como o Movidesk ajuda nessa tarefa?

Se você está em busca de um sistema de atendimento para promover uma comunicação centralizada, o Movidesk é ideal para você. Com ele, você terá um histórico automático de todas as informações do seu negócio, além de recursos que ajudam a manter e elevar os padrões de qualidade estabelecidos em seu negócio.

Quer conhecer melhor esta ferramenta? Então, faça um teste gratuito do Movidesk agora mesmo!

Teste o Movidesk!

Deixe seu comentário