Guia com as melhores práticas de gestão do tempo para empresas

Ao longo do expediente, é essencial fazer uma boa gestão do tempo, tirando o máximo proveito de cada minuto e focando no que é importante para os clientes e o empreendimento. E isso tem várias implicações positivas, inclusive para os funcionários.

Primeiramente, essa gestão faz com que você não precise passar o dia “apagando incêndio”, dedicando-se ao que é pouco importante, porém urgente. E mais, ela aumenta a produtividade diária, ajuda a delimitar prioridades e criar um clima organizacional de bem-estar.

A questão, então, é: quais as melhores práticas de gestão do tempo para empresas e como aplicá-las ao longo do dia de trabalho? É o que explicamos neste artigo. Continue sua leitura e saiba mais!

Crie uma lista de entregas diárias

Todos os dias, você precisa entregar uma série de resultados à empresa. Por exemplo, finalizar relatórios, negociar com fornecedores, oferecer feedbacks aos funcionários e até reduzir custos. Liste, diariamente, todas as tarefas (entregas) que precisam ser feitas.

O recomendado é tirar alguns minutos no início do seu expediente para criar essa lista, pois, nesse momento, você ainda está calmo e concentrado, o que facilita esse trabalho. Se você optar por fazer a lista no término do expediente (pensando no dia seguinte), poderá ter mais dificuldade.

Tome nota de todas as tarefas necessárias. Caso não se lembre de algumas, sem problema! Ao longo do expediente, na medida em que você lembrar ou se atarefar com mais coisas, aproveite para incluir em sua lista. Assim, terá mais controle de tudo o que precisa ser feito.

Comece pelo que é mais importante, nunca pelo trivial

Infelizmente, ao longo do expediente, nem sempre é possível cumprir tudo o que está na lista. Algumas tarefas acabam demandando mais tempo que o planejado, ou simplesmente existe muita coisa para fazer e o tempo é insuficiente. Isso é muito comum, aliás.

O mais recomendado, então, é priorizar o que é importante. Comece suas tarefas diárias pelo que importa para o negócio, nunca pelo que é considerado trivial. Isso garantirá que aquilo que é importante seja realizado, ainda que às custas de coisas mais triviais.

Essa dica é simples e intuitiva, mas às vezes esquecida. Não é incomum que líderes e talentos comecem seu expediente com tarefas mais triviais (como atualizar planilhas), enquanto coisas realmente importantes são deixadas para o término do expediente ou para o dia seguinte.

Tenha metas claras para entregas mais demoradas

Algumas entregas são longas e dificilmente podem ser cumpridas em um único dia. Podem durar semanas ou até meses. Elas demandam esforço e know-how, além de persistência. É o caso da criação de novas listas de preços ou de peças de marketing, por exemplo.

Nesse caso, é interessante estabelecer uma meta. Ela deve esclarecer quando a entrega precisa ser feita e quanto tempo diário (ou semanal) será gasto com isso. Isso vai facilitar a administração do tempo, além de garantir que projetos mais longos recebam atenção.

É importante que suas metas cumpram o padrão SMART, isto é, que sejam específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo bem-definido. Elas podem ser partilhadas com outros membros da sua equipe, que também devem se comprometer com sua entrega.

Não se sobrecarregue com muitas atividades diárias

Outra dica importante é evitar a sobrecarga. Na prática, muitos líderes assumem tantas tarefas que não conseguem realizar ao longo do expediente, ainda que trabalhem por 12 horas consecutivas. Isso tem uma série de implicações negativas, até mesmo à saúde.

Para evitar sobrecargas, deixe de concentrar as coisas em si mesmo. Muitos líderes tornam-se o centro das coisas, na medida em que não dão autonomia aos subordinados para tomar decisões e resolver problemas. Uma boa política de empowerment, então, pode ajudar.

Outra coisa importante é saber delegar tarefas. Lembre-se de que o trabalho diário é feito em equipe, não só individualmente. Então, delegue algumas das suas tarefas aos liderados e explique o que deve ser feito, como e quando. Assim, terá tempo para fazer outras coisas.

Lembre-se de cuidar da sua saúde e do seu bem-estar

Para aproveitar bem o seu tempo, é preciso cuidar da sua saúde e do seu bem-estar. Se isso for deixado de lado, você pode desenvolver transtornos mentais e doenças físicas, que certamente afetarão sua performance no trabalho e na vida pessoal.

Nesse caso, busque um equilíbrio entre vida pessoal e profissional. O ponto de equilíbrio pode variar bastante de pessoa para pessoa, então é preciso entender o que funciona para você. Evitar fazer horas extras recorrentes, por exemplo, pode ser um bom começo.

Outro ponto importante é começar a fazer atividades físicas. Frequentar uma academia, andar de bicicleta, correr ou praticar esportes em grupo pode ser um bom início. Com o tempo, vai notar que isso ajuda você a ter mais energia no trabalho, além de qualidade de vida.

Utilize a tecnologia em seu benefício

É preciso ter muita atenção com o uso da tecnologia. Ela pode ser uma grande aliada ou uma inimiga da gestão do tempo, dependendo da forma como você a utiliza. Se passa muito tempo nas redes sociais ou no e-mail pessoal, por exemplo, pode deixar de fazer outras coisas importantes.

Busque por tecnologias, como aplicativos que ajudem a criar uma rotina de trabalho. Alguns apps facilitam a criação de hábitos, a gestão do tempo ou a criação de listas “to do”, com mecanismos de colaboração e alertas de prazo.

O Microsoft To Do é um exemplo disso. Trata-se de um aplicativo gratuito e intuitivo, que permite a criação de listas de tarefas, individualmente ou em grupo, com alertas específicos.

Tecnologias mais sofisticadas, como plataformas de Help Desk, por sua vez, permitem a automação de rotinas completas. Isso garante que as tarefas mais rotineiras sejam deixadas a cargo da tecnologia, enquanto você dedica seu tempo ao que considera estratégico.

Enfim, agora você está por dentro do tema, sabe quais são as melhores práticas para gestão do tempo e como utilizá-las dentro da empresa. Tenha em mente que a gestão do tempo é um exercício diário, que pode ser aprendido e aperfeiçoado ao longo dos anos. Todas essas dicas podem ajudar, mas é preciso ter compromisso, equilíbrio e dedicação contínua.

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