Entenda como garantir a qualidade da informação na sua empresa!

A qualidade da informação é fundamental para qualquer empresa, independentemente de seu porte ou nicho de mercado. Isso porque uma boa gestão da informação tem impacto direto na melhoria do atendimento ao cliente, dos processos internos e dos resultados do negócio.

Por outro lado, ter acesso às informações de má qualidade pode gerar danos importantes. Um deles, por exemplo, é a perda de recursos gerada por uma tomada de decisão errada, que teve como base informações desorganizadas.

Outro efeito inevitável decorrente de informações ruins é a falta de comunicação integrada entre as áreas, fazendo com que cada setor atue dentro de uma “bolha”, não conversando com os demais. Tal situação é comum quando a empresa não centraliza os dados em um só lugar, de modo que todos tenham acesso.

Continue a leitura e entenda como é possível garantir a qualidade da informação na sua empresa!

Qual é a diferença entre dados e informações?

Antes de mais nada, é importante que você saiba que há diferenças entre os conceitos de dados e informações. Geralmente, esses termos se confundem e são utilizados como sinônimos, porém com significados distintos. Na prática, eles se complementam, mas não são a mesma coisa.

Em linhas gerais, os dados são entendidos como elementos que constituem a matéria-prima da informação. Dessa forma, podemos defini-los como partes que formam um conhecimento bruto, que por si só não é capaz de gerar novos insights relevantes para a empresa.

Já as informações consistem em dados devidamente organizados, manipulados, tratados e analisados, capazes de produzir conhecimento. Elas transmitem significados a partir dos dados, que podem ser essenciais para compreender os processos da empresa e para tomar decisões acertadas.

Em uma única frase, podemos dizer que as informações geram conhecimento, dando sentido aos dados.

Mas, afinal, o que é a qualidade de informações?

A qualidade de informações é nada mais do que o valor que uma informação tem dentro de um contexto específico. Em outras palavras, é possível entender que uma informação somente é qualificada para uma empresa se ela gerar insights e se ajudar nas decisões.

Mas, para ter acesso às informações de qualidade na empresa, é imprescindível desenvolver metodologias bem definidas de levantamento e tratamento de dados. Isto é, sem posse dos dados certos, não é possível extrair informações de qualidade, nem conhecimento relevante.

É necessário ter uma base de dados confiáveis, para dela se extrair informações que sua empresa precisa para alavancar os resultados. Saber se os clientes aprovam ou não o seu atendimento é um tipo de conhecimento que é possível obter a partir de dados e informações.

Como garantir a qualidade das informações que chegam à empresa?

Agora que você já sabe a diferença entre dados e informações, bem como a definição do que é a qualidade das informações, está na hora de entender como garantir essa qualidade que chega à empresa e seus departamentos, não é mesmo?

A seguir, listamos algumas práticas importantes para você atingir esse objetivo.

Transforme a cultura da sua empresa

O primeiro passo consiste em transformar a cultura da sua empresa. Vale se questionar: temos uma cultura voltada para a captação, tratamento e análise de dados? Temos metodologias bem definidas para obter informações sobre os nossos negócios? Metrificamos nossos processos?

Caso as respostas sejam negativas, é sinal de que sua empresa precisa, urgentemente, implantar e desenvolver uma cultura data driven, que é orientada pelos dados e informações, fazendo com que as decisões sejam mais assertivas e fundamentadas.

Utilize ferramentas e softwares

No mercado, existem diversas soluções na forma de ferramentas e softwares que podem ajudar sua empresa nesse processo. Esses recursos devem garantir uma coleta inteligente, rápida e automatizada de dados.

Foi-se o tempo em que as empresas gastavam tempo compilando dados em planilhas complexas e burocráticas no Excel. É preciso que os dados gerem valor, que se transformem em informações, e que, por sua vez, transmitam conhecimento.

Portanto, buscar soluções de empresas terceiras pode ser uma estratégia bastante eficaz.

Classifique, organize e centralize os dados

Nesse contexto, também é essencial que essas ferramentas ajudem a sua empresa a classificar, organizar e centralizar os dados. Essa organização se faz necessária para que essa matéria-prima se transforme em informações de qualidade.

Não é possível calcularmos a quantidade de dados que transitam diariamente na empresa, certo? São dados gerados a partir dos clientes, dos fornecedores, dos processos internos etc. No entanto, é preciso separar o que será útil ou não para a sua empresa.

Entenda o seu negócio

Para garantir a qualidade da informação, é importante, primeiramente, entender o seu negócio como um todo, incluindo os objetivos, os gargalos, os clientes e o nicho no geral.

Na verdade, essa compreensão (autoconhecimento) deve ser posta em prática antes mesmo de contratar uma ferramenta para organizar e centralizar o fluxo de dados, e assim ajudar na gestão da informação.

Se você conhece bem a sua empresa e o ambiente de mercado no qual ela se posiciona, fica muito mais fácil filtrar os dados que serão úteis para gerar informações de qualidade e conhecimentos relevantes.

Por que a qualidade da informação é tão importante para a empresa?

A qualidade da informação pode ser um fator decisivo para o sucesso da gestão da empresa. Tomadas de decisão com base em dados precisos têm mais chances de conquistar melhores resultados.

Garantir o acesso dos colaboradores a informações de qualidade reduz danos, ajuda a antecipar problemas, a encontrar soluções e a melhorar os processos. Na área de atendimento, inclusive, com base nas informações geradas pelos clientes, é possível melhorar a experiência e aumentar a satisfação deles.

Além disso, essa prática permite que sejam feitas análises preditivas (que têm como objetivo prever tendências) e não preditivas (que visam entender os resultados daquilo que já foi realizado).

Definitivamente, prezar pela qualidade da informação pode ajudar a sua empresa a melhorar o atendimento aos clientes e, consequentemente, aumentar os resultados do negócio.

Nosso objetivo com este artigo foi mostrar a você que garantir a qualidade da informação ajuda a resolver problemas como a falta de comunicação entre as áreas da empresa, o excesso de informações perdidas, dados descentralizados que não geram informações, entre outros problemas.

Se você quiser tornar os seus processos de atendimento mais organizados e as informações centralizadas, indicamos que conheça o Movidesk (Zenvia Sevice).

A plataforma, que foi desenvolvida para acompanhar toda a jornada do cliente, conta com módulos como o Whatsapp Bussiness Movidesk (Zenvia Sevice) e o Success, focados na otimização das rotinas de suporte e Customer Success.

Além disso, o Movidesk (Zenvia Sevice) oferece acesso às métricas de atendimento, acompanhamento da satisfação dos clientes e avaliação do desempenho dos profissionais da equipe. Trata-se do sistema ideal para a sua empresa aumentar a eficiência e encantar o cliente durante toda a jornada.

Estamos falando de um sistema de atendimento ao cliente completo que permite:

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