E-mail corporativo: aprenda a gerenciá-lo da melhor forma

Quando você quer construir a marca profissional para sua empresa, as primeiras impressões são importantes, concorda? Sendo o e-mail corporativo uma das formas mais comuns de comunicação com seus clientes internos e externos, é interessante usar um endereço personalizado.

Esse cuidado transmite ao cliente uma sensação de confiança, especialmente se for proveniente de um site confiável, e isso é muito importante, afinal, as pessoas estão se tornando cada vez mais seletivas no que diz respeito às suas caixas de entrada. 

Neste artigo, vamos falar sobre a importância do e-mail corporativo, as principais vantagens e dar dicas para você gerenciá-lo. Continue a leitura!

Por que o e-mail corporativo é tão importante?

Em décadas passadas, quando o correio eletrônico era algo novo, as empresas se adaptaram rapidamente à novidade, até pelo baixo custo. Hoje, o e-mail corporativo é um serviço praticamente onipresente: quase todo mundo tem pelo menos uma conta, o que o torna indispensável para as comunicações empresariais modernas.

O poder desse recurso de comunicação é permanecer conectado com parceiros, clientes e fornecedores fora da organização. Trata-se de um elemento fundamental no ambiente de trabalho moderno, pois permite que usuários adaptem melhor seus hábitos de trabalho ao mundo digital. 

Além disso, o horário comercial não é o único momento em que é possível compartilhar ideias de negócios ou manter a comunicação. Graças à natureza flexível do e-mail e à adaptação às necessidades das empresas de hoje, qualquer um pode acessar de onde quer que esteja, em diferentes horários e dispositivos. 

Quais as principais vantagens do e-mail corporativo?

Confira outros motivos que comprovam os benefícios de investir em um e-mail corporativo.

A comunicação é rápida

A comunicação por é quase instantânea, fato que agiliza a entrega das mensagens e fornece respostas imediatas às consultas dos clientes. Também facilita a agilidade na resolução de problemas e processos de negócios mais simplificados. Como resultado, é possível realizar mais em menos tempo. 

Não existe barreira geográfica

O e-mail reduz as barreiras geográficas e de fuso horário para as empresas. Funcionários ou contratados de todo o mundo podem se comunicar, independentemente da localização. Da mesma forma, os clientes enviam perguntas de vendas e solicitações de suporte com base em seus próprios fusos horários.

É útil na estratégia de e-mail marketing 

Os clientes têm a opção de receber comunicações sobre o conteúdo que a sua empresa produzir, incluindo: dicas, informações de produtos, sugestões de compras com base nas preferências deles, ofertas e outros eventos. 

O marketing por correio eletrônico também direciona a mensagem certa para o público certo por meio de segmentação. Por exemplo, é possível mandar ofertas de artigos femininos só para mulheres, entre outras possibilidades. 

O e-mail corporativo aumenta a produtividade

É possível se comunicar com listas de distribuição estabelecidas, encaminhar informações automaticamente com base em um tópico ou enviar conteúdos a pessoas específicas, conforme necessário. 

A maioria dos softwares de correio eletrônico oferece recursos de personalização capazes de adaptar a ação executada ao volume diário de mensagens e às prioridades da empresa. O uso eficaz do e-mail reduz a dependência excessiva de consultas e reuniões presenciais.

É um meio econômico 

Mudar a comunicação impressa para a digital resulta em economias significativas em custos de impressão, postagem, suprimentos de envio e consome menos o tempo da equipe. Além disso, também reduz despesas de atendimento ao cliente, porque você direciona as ações para o e-mail em vez de serviços por telefone.

Oferece várias opções de personalização 

O e-mail é mais que uma simples mensagem de texto. Dá para criar templates coloridos e atraentes usando a mesma linguagem de marcação de hipertexto (HTML) utilizada para construir sites. 

As opções de anexos fornecem uma maneira rápida e conveniente de compartilhar PDFs, planilhas e quase qualquer tipo de arquivo de computador. Outra vantagem é que a tecnologia eletrônica permite que você e seus parceiros de negócios assinem contratos digitais convenientemente por esse meio.

As mensagens são automatizadas 

Um benefício significativo é a capacidade de processar mensagens recebidas e enviadas automaticamente. O software arquiva e-mails recebidos por remetente, conteúdo ou assunto. 

O sistema responde automaticamente a perguntas, envia avisos de confirmação e respostas a mensagens. Ele também envia mensagens rotineiramente, como: lembretes, boletins informativos e declarações sem intervenção humana.

Como gerenciar o e-mail corporativo com eficiência?

Agora que você conhece as vantagens de adotar essa estratégia, confira algumas dicas.

Personalize a voz da marca

Sua marca é séria ou descontraída? Científica ou coloquial? Seja qual for a personalidade definida, isso deve ser uma das primeiras coisas que você precisa pensar. 

Mantenha-se fiel à sua marca e certifique-se de que o tom é representativo da sua personalidade e valores. Dessa forma, os destinatários de suas mensagens se sentirão dada vez mais familiarizados com sua empresa. 

Escreva e-mails de forma concisa 

É frustrante ler um e-mail de vários parágrafos apenas para perceber que a maioria dos pontos poderia ser resumida em algumas frases, especialmente quando todos esses detalhes não são relevantes. É por isso que escrever de forma concisa é tão importante. 

Use a identidade visual no e-mail corporativo

O cérebro humano é programado para reconhecer padrões e isso é a base do marketing. Ao criar um template para o seu e-mail marketing, consulte os padrões da sua marca. Você está usando seu logotipo corretamente? As fontes são consistentes? 

A paleta de cores está de acordo? Os botões e o design correspondem às garantias do seu site ou lembram outra marca? Faça com que a sua campanha seja reconhecida instantaneamente.

Mantenha sua lista de endereços atualizada

Aqui estão algumas ações para deixar a sua lista de e-mails sempre atual:

• Remova endereços duplicados;
• Apague os endereços com erros de digitação;
• Corrija endereços com erros de digitação;
• Atualize endereços inválidos;
• Exclua endereços que nunca abriram as mensagens.

Remover os endereços inativos da sua lista é importante para você ter uma visão abrangente do desempenho da sua estratégia.

Facilite o cancelamento da inscrição

Parece errado facilitar o cancelamento da inscrição quando o objetivo é manter as pessoas na lista, mas é uma questão de ética. Se um de seus contatos deseja cancelar a assinatura, ele o fará de uma forma ou de outra.

Se não puder escanear facilmente o e-mail e ver como sair da lista, ele marcará a mensagem como spam. Ter um botão de cancelamento de inscrição em destaque no final do e-mail mantém a boa impressão que as pessoas têm da sua empresa. Não se preocupe em usar essa técnica: é sempre melhor ter contatos engajados.

Use uma ferramenta especializada

Se sua pequena empresa ainda não está enviando e-mails automatizados, faça isso acontecer agora mesmo. Isso economiza muito tempo e faz maravilhas para o bom relacionamento com os clientes.

Se o seu negócio envia um boletim informativo regularmente, configure uma mensagem automatizada de boas-vindas para novos assinantes. Isso iniciará a sua relação com o pé direito e aumentará a confiança entre sua marca e seus contatos.

Para isso, é fundamental adquirir um software especializado que serve tanto para gerenciar a comunicação interna como externa com seu e-mail corporativo.

E sabe quem pode te ajudar com isso? O Movidesk (Zenvia Service)!

O Movidesk (Zenvia Service) é uma plataforma de Help Desk e Service Desk que vai ajudar você a melhorar o atendimento ao cliente de sua empresa, tornando-o personalizado.

Fazemos isso por meio de quatro soluções principais e centralizamos, de maneira automatizada, os processos de atendimento de sua empresa, de modo que ela atenda com rapidez e eficiência, a partir de um aprofundado conhecimento do público.

Conheça algumas de nossas funcionalidades:

Quer investir na melhor infraestrutura para personalizar o atendimento e aumentar a satisfação dos seus clientes? Então, não perca tempo, clique no banner abaixo e teste grátis o Movidesk (Zenvia Service) por 7 dias!