5 dicas para implantar uma gestão de projetos de TI de sucesso!

A gestão de projetos de TI é extremamente mutável. Afinal, novas tecnologias surgem a todo instante.

Adequar, portanto, estratégias e projetos acaba sendo um dos maiores desafios do setor. Principalmente se não implantarmos um gerenciamento de projetos eficiente.

Se, até muito pouco tempo atrás, as inovações da área de tecnologia da informação demoravam a chegar no mercado brasileiro, hoje isso mudou drasticamente. Afinal, grande parte das empresas voltaram sua atenção para a importância do setor de TI. 

Segundo a Associação Brasileira das Empresas de Software (Abes), o Brasil já competia com grandes potências tecnológicas já em 2017, ocupando o 9.º lugar em investimentos. O valor, na época, superava 30 bilhões de dólares em hardwares, softwares e serviços. 

A previsão para o ano de 2019 é que os investimentos mundiais em TI ultrapassem os US$3 trilhões. E a maior parcela desse capital será destinada para soluções de software como serviço (SaaS).

Vale ressaltar que com este investimento virá uma mudança significativa no posicionamento da área de TI dentro das empresas. E os gestores de projetos em TI terão lugar de destaque neste processo.

Vamos entender melhor como funciona, hoje, a gestão de projetos em TI? Ah, e não deixe de ler o artigo até o final, separamos 5 dicas imperdíveis!

O que é gestão de projetos de TI

Atualmente, a gestão de projetos em TI engloba:

• Identificar os requisitos necessários para que o projeto seja desenvolvido;
• Adequar as expectativas com a realidade do projeto, necessidades e restrições do cliente;
• Análise de qualidade, prazos, orçamentos, riscos e recursos. 

Saiba mais – Metodologia ITIL no Help Desk: entenda como funciona.

Estas ações costumam estar distribuídas pelo processo total do projeto, que, normalmente é subdividido em algumas etapas. 

Ciclo de Vida de Gerenciamento de Projetos de TI

• Iniciação – Definição do escopo e autorização do projeto ou etapa;
• Planejamento Estratégico – Elaboração das estratégias para atingir os objetivos estabelecidos;
• Execução – Fase de integração entre os colaboradores, estratégias e recursos para executar o projeto;
• Monitoramento e Controle – Etapa na qual utilizamos indicadores e parâmetros para verificar o andamento do projeto. Caso os resultados não sejam como esperados reformulamos as estratégias utilizadas;
• Encerramento – Os responsáveis aceitarão os resultados, produtos ou serviços conquistados.

Gestão de projetos de TI, na prática

Como mencionamos, o setor sofreu algumas alterações nos últimos anos. Hoje, a tendência é que a tecnologia da informação se afaste cada vez mais do papel de apenas capturar, armazenar e manter sistemas, dados e informações para uma atuação mais analítica.

O que faz todo o sentido, não é mesmo? Afinal, ferramentas de Business Intelligence, Business Analytics, Inteligência Artificial e Machine Learning fornecem cada vez mais embasamento para análises profundas e robustas sobre o mercado.

Saiba mais: O que é SaaS em exemplos práticos e eficientes!

Para que isso seja realmente eficiente é indispensável que haja uma gestão de projetos de TI colaborativa. Ou seja, que todos os setores corroborem com dados e informações relevantes para o planejamento estratégico dos projetos.

Afinal, quanto mais desenvolvido se torna o setor, mais robustas são as tecnologias e, claro, maiores as expectativas dos clientes. Para que as determinações de um projeto sejam cumpridas, portanto, é essencial que toda a equipe atue de forma integrada e que seja feita a melhor gestão de projetos de TI.

Desta forma é possível manter a qualidade, prazos e orçamentos estabelecidos na primeira etapa do projeto.

Agora que você já sabe o que é gestão de projetos, vamos às melhores práticas para torná-la ainda mais eficiente.

Não deixe de conferir: Como desenvolver uma TI focada no cliente.

Dicas para fazer gestão de projetos de TI eficiente

1 – Gestão de Riscos

Costumamos falar que todo gerenciamento precisa estabelecer, logo no planejamento, uma gestão de riscos. Na área de TI isso é ainda mais importante, afinal, trabalhamos com muitos dados valiosos. E a segurança da informação é uma das maiores preocupações das empresas.

Com o gerenciamento de riscos podemos antecipar alguns possíveis problemas, alterar parte do planejamento para evitá-los, ou estabelecer respostas rápidas caso ocorram. Desta forma, minimizamos os efeitos causados no projeto. Afinal, não é sempre que conseguimos neutralizar todas as ameaças, em muitos casos ser ágil na resolução é a melhor alternativa.

2- Elencar prioridades

É natural que algumas etapas durante o projeto tenham que ser reajustadas, por imprevistos ou atrasos. Para que essas adequações não afetem a qualidade ou eficiência do projeto, o gestor deve elencar quais são os pontos mais críticos e urgentes do processo.

Eles ganham preferência no novo cronograma e minimizamos os efeitos nos resultados do projeto.

3 – Atualize o cronograma sempre e compartilhe isso com seus colaboradores

Uma boa gestão de projetos de TI vai na contramão da ideia hierárquica e centralizada em um único profissional. Afinal, a área de tecnologia de informação afeta todos os setores da empresa, isso quer dizer que todos podem colaborar.

Para que isso seja de fato eficiente é fundamental que o gestor mantenha um cronograma atualizado e compartilhe as alterações em tempo real com os demais participantes.

Desta forma, os profissionais podem se planejar com antecedência e manter o cronograma. Desta forma estabelecemos uma rede que se automonitora. Afinal, todos terão acesso às etapas que foram cumpridas, prazos e possíveis atrasos.

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4 – Utilize uma metodologia ou método de gerenciamento

A quarta dica para implantar uma gestão de projetos de TI eficiente é estabelecer qual método de gerenciamento será utilizado. A escolha deve ser pautada nos recursos disponíveis, orçamento, capacidade da equipe e resultados esperados.

Desta forma todo time pode se manter focado e as chances de sairmos do escopo diminuem consideravelmente. 

A metodologia mais utilizada baseia-se no Guia PMBOK. Para projetos com alta flexibilidade podemos utilizar as melhores práticas sugeridas pelo guia em conjunto com o método Scrum. Que, de forma resumida, é uma metodologia ágil, baseada em ciclos e feedbacks.

Veja como funciona o Scrum no vídeo abaixo:

Já, se o projeto for mais rígido, com maiores riscos e demandar mais atenção em relação à segurança, mantenha metodologias mais tradicionais, como o guia, por exemplo.

Você gostaria de saber mais sobre o Guia PMBOK e o método Scrum? Nos envie uma mensagem que faremos um conteúdo completo sobre o tema.

Saiba quais são as melhores metodologias: Gerenciamento ágil de projetos: otimize resultados entregando mais valor!

5- Ferramentas de gestão de projetos

Como já mencionamos, as ferramentas tecnológicas são parte fundamental da gestão de projetos de TI. E, quanto mais robustas, melhor a qualidade e eficácia dos projetos. 

Mas fique atento na escolha, o objetivo é que a tecnologia corrobore na qualidade dos produtos/serviços e também facilite a gestão de projetos de TI. 

Saiba mais: Os 3 desejos que a relação entre tecnologia e produtividade pode realizar.

Você tem uma boa ferramenta de gestão?

Não? Então precisa conhecer o sistema Movidesk (Zenvia Service). Veja abaixo algumas de nossas funcionalidades:

• Dashboard e relatórios – Com atualizações automáticas de toda a equipe e mais de 75 tipos de indicadores de desempenho;
• Portal do cliente – Seu cliente pode consultar o andamento de todos os tickets, criar novas solicitações de atendimento e acessar a base de conhecimento sempre que quiser;
• Automação com gatilhos – Crie alertas, estabeleça inúmeras regras de negócios e envie notificações personalizadas, ativadas por situações específicas e preestabelecidas.

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