Ordem de serviço: você está fazendo isso certo?

Sempre existe aquele amigo que vai ao restaurante com você e bagunça todo o cardápio… “Pode tirar a cebola e adicionar o picles? Também consigo trocar o molho por queijo extra?” Logo, para o garçom dar conta de entregar exatamente o que o cliente deseja, ele utiliza recursos muito parecidos com uma ordem de serviço.

A analogia vale a pena: assim como o atendente costuma anotar cada pedido, toda empresa deve documentar o serviço prestado ao seu consumidor. E existem muitos motivos, como veremos no decorrer desse post, pelos quais essa é uma atividade importantíssima de se seguir.

Aposto que na sua empresa são geradas ordens de serviço diariamente. Mas, será que você sabe como fazer uma ordem de serviço? A partir de agora, vamos explicar o que é ordem de serviço, importância de uma OS e tudo o que você precisa saber para elaborá-la da maneira ideal para o seu negócio. Vem ver! ?

O que é uma ordem de serviço

Começando pela parte básica, o objetivo de uma ordem de serviço, ou OS, é formalizar o trabalho prestado para o cliente. Entretanto, além de ser um documento fundamental nas negociações, ela também traz benefícios funcionais para toda a empresa.

Lidar com um público cada vez maior requer controle e organização.

Por isso, a melhor saída é criar processos que otimizem o fluxo das operações. E, para que esses procedimentos expressem as expectativas do consumidor, ao mesmo tempo em que orientam o profissional responsável pela sua execução, a ordem de serviço é uma solução obrigatória.

Além disso, você sabia que este é um tipo de documento previsto por lei? Conforme o capítulo V da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) – Decreto Lei 5452/43 de 02 de maio de 1943 , Artigo 157, Inciso II, cabe às empresas: instruir os empregados, através de ordens de serviço, quanto às precauções a tomar no sentido de evitar acidentes de trabalho ou doenças ocupacionais; (Incluído pela Lei nº 6.514, de 22.12.1977).

Assim, a elaboração de uma ordem de serviço é obrigatória e pode variar conforme o segmento. Enquanto uma empresa no ramo da TI usará este registro como guia para sua área de suporte, uma construtora, por exemplo, deverá usar a OS também para determinar os riscos envolvidos em suas atividades, bem como os equipamentos de segurança necessários para evitá-los. 

Nesse cenário, a ordem de serviço funciona como uma garantia de que o colaborador está ciente das condições do trabalho.

E os benefícios?

Agora que já falamos o que é ordem de serviço e sua importância, vamos listar seus principais benefícios:

• Estabelece uma descrição detalhada do serviço;
• Garante o alinhamento com a expectativa do comprador;
• Possibilita o registro das atividades da empresa;
• Promove uma comunicação interna mais definida;
• Atualiza a equipe quanto ao progresso das operações;
• Facilita o controle financeiro; 
• Ajuda a mensurar o tempo investido em cada tarefa;
• Melhora o atendimento ao cliente;
• Auxilia na organização de modo geral.

A grande finalidade de uma ordem de serviço é orientar o trabalho, tanto em relação às expectativas do cliente quanto ao que se espera da equipe envolvida. Nesse sentido, com o auxílio do recurso é possível controlar a produtividade, a mão de obra e os materiais empregados na prestação de um serviço.

Vale dizer que ao utilizar a ordem de serviço de forma contínua, você estará observando os processos do seu negócio frequentemente. O que vai te auxiliar a aperfeiçoá-los e corrigir eventuais erros de operação.

Tipos de ordem de serviço

Além de emitir ordens de serviço, sua empresa já deve ter recebido OS de outros fornecedores, certo? Então, é bacana conhecer as diferentes categorias em que elas se enquadram para fins de organização. Veja as principais!

Ordem de Serviço de Manutenção

A ordem de serviço de manutenção é uma das mais comuns, pois regularmente precisamos conservar e reparar algo que compramos para utilizar a longo prazo. 

Ordem de serviço de Solicitação 

Nesse caso, a OS não depende da intenção de preservar, ou consertar o produto/serviço. Ela acontece no início de um novo projeto ou na expansão do que já existe. 

Solicitação de serviço preventivo

Essa ordem de serviço preventiva, como o nome já diz, é uma forma proativa de preparar o produto ou serviço contratado para que não ocorram imprevistos no futuro. 

Modelo de ordem de serviço

Tudo certo até aqui? Já vimos que a OS contém as orientações fundamentais para o planejamento e execução de cada serviço. Em outras palavras, podemos afirmar que ela funciona como uma requisição e autorização do cliente e/ou profissional responsável para que a empresa efetue a tarefa da qual necessita. 

Também já compreendemos que cada modelo de ordem de serviço dependerá do tipo de negócio. Mas, existem algumas regrinhas que podem ser aplicadas a praticamente todos eles. Vamos descobrir quais são elas?

Prepare o checklist ?

• Dados do solicitante (cliente ou colaborador);
• Data de emissão;
• Número do documento (para distinguir cada ordem de serviço e simplificar a organização);
• Valores (unitário e total) e forma de pagamento;
• Assinaturas com especificação de cargo (do solicitante, do executante e do técnico de segurança do trabalho);
• Descritivo detalhado dos processos a serem realizados;
• Informação dos equipamentos, mão de obra e procedimentos recomendados para serem utilizados no serviço;
• Termo de responsabilidade (definindo as obrigações de cada parte envolvida);
• Revisão da ordem de serviço (campo destinado a manter a OS sempre atualizada);
• Risco de operação (é crucial que os gestores conheçam estes riscos e busquem minimizá-los e excluí-los);
• Equipamentos de proteção individual obrigatórios para a realização do trabalho;
• Medidas preventivas (de acordo com as normas de segurança do trabalho);
• Capacitações e habilidades que são requisitadas para a realização de cada tarefa.

Você pode contar com a ajuda de um sistema de gestão para automatizar a emissão de suas ordens de serviço ou estruturar o recurso em programas como o Excel, Word, Google Docs e PDF, por exemplo.

Outro ponto importante é que, no segmento de TI, normalmente cada modelo de ordem de serviço possui três vias: uma para o colaborador, outra para o seu departamento e uma para o Serviço Especializado em Engenharia de Segurança e Medicina do Trabalho (SESMT). Este último tem a responsabilidade de assegurar a integridade mental e física dos funcionários durante suas atividades.

Não dê chance ao erro

Lembre-se que alguns fatores são indispensáveis em como fazer uma ordem de serviço. Para não dar chance ao erro planeje-se bem e tenha certeza de que todas as informações e instruções importantes constam em seu modelo. 

A fim de eliminar o retrabalho, não deixe de esclarecer todas as suas dúvidas com o cliente. Ah, e assegure-se sempre de que todos os riscos estejam explicados detalhadamente. Por último, compartilhe a ordem de serviço com os departamentos encarregados de realizar a função.

O segredo está nos detalhes

Gerenciar uma empresa depende de várias coisas, mas o segredo está na forma como elas são feitas.

Transparência, organização, criatividade e inovação são detalhes que não podem passar em branco para quem deseja oferecer o melhor atendimento ao seu cliente.

Afinal, ele é o fator principal da sua empresa!

Garantir que ele esteja seguro em relação ao cumprimento da ordem de serviço é um fator muito importante na experiência dele com a sua empresa.

E, caso algo ocorra é fundamental ter um time e uma ferramenta de atendimento ao cliente preparados. Não tem essa ferramenta? Então, veja como o Movidesk (Zenvia Service) pode te ajudar!

Movidesk (Zenvia Service)

O sistema de Service Desk da Movidesk (Zenvia Service) é um exemplo de ferramenta robusta para auxiliar no monitoramento da infraestrutura de TI e melhorar a experiência do usuário. Veja algumas de nossas funcionalidades:

• Centralizar todo seu atendimento (e-mail, chat e telefone), facilitar a gestão dos tickets e melhorar a produtividade do seu time;
• Automatizar processos e tarefas repetitivas com respostas e lembretes automáticos, gestão inteligente e colaborativa dos tickets;
• Monitorar suas principais métricas para acompanhar o cumprimento do SLA do seu service desk;
• Melhorar a produtividade do seu time de atendimento;
• Auxiliar gerentes na análise de métricas e produção de relatórios.

Gostou de aprender o que é ordem de serviço e o nosso modelo de OS gratuito? Então, compartilha essa informação nas redes sociais com seus amigos! Gostaria de fazer um teste para conhecer essas e mais funções?

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