Relatório de produtividade: saiba como fazer e o que não pode faltar

É cada vez mais constante nas empresas o desafio de fazer mais com menos. Mas o que isso significa, afinal? Que, no mercado atual, para o negócio se manter sólido, é necessário aumentar a produção e, ao mesmo tempo, reduzir custos e diminuir o tempo de cada tarefa. Por essas e outras que é importantíssimo saber como fazer um bom relatório de produtividade.

Trata-se de um documento que apresenta o desempenho das atividades da empresa, incluindo os resultados e os processos para atingi-los.

Com ele em mãos, o gestor consegue identificar possíveis gargalos que prejudicam as atividades da organização e, a partir disso, tomar decisões para melhorar os processos internos.

Quer saber mais sobre como medir a performance de sua equipe? Explicaremos tudo para você nos tópicos seguintes!

O que é um relatório de produtividade?

Em primeiro lugar, é necessário entendermos o que é um relatório de produtividade.

Como mencionamos brevemente na introdução, ele consiste em um documento destinado a registrar dados relativos ao desempenho de cada setor e atividade da empresa.

Podemos dizer que se trata de uma ferramenta que visa coletar informações acerca dos processos internos, apresentando um panorama completo com os resultados de tudo o que deu certo ou não no período analisado.

Por meio desses dados, o gestor consegue ter uma visão panorâmica do negócio e tomar decisões acertadas, de modo a melhorar o desempenho da empresa como um todo.

O objetivo dessa estratégia, portanto, é maximizar a produção e reduzir os custos e o tempo para executá-la.

Por que o relatório de produtividade é tão importante para a empresa?

A gestão que fundamenta suas decisões em informações confiáveis tende a alcançar melhores resultados que aquela que aposta suas fichas em achismos, intuições e experiências.

O fato é que não dá para contar com a sorte no dia a dia de um negócio, certo?

Para tanto, trabalhar com um relatório de produtividade é fundamental na reunião de dados importantes sobre o nível de performance de sua equipe de colaboradores.

É importante destacar que o documento não visa aferir somente a produção enquanto uma variável quantitativa, mas também qualitativa.

Isso significa que é necessário contar com indicadores que, de alguma forma, registrem também a qualidade dos serviços.

Com poucas palavras, é correto afirmar que a importância de um relatório de produtividade está em seus diversos benefícios, tais como:

• decisões mais racionais e eficazes;
• redução de custos;
• identificação de gargalos, de anomalias e de problemas que atrapalham a produtividade;
• contribuição para o cumprimento de prazos em dia;
• aumento da eficiência;
• elaboração de projetos em médio e em longo prazo;
• gestão atualizada e atenta a tudo o que acontece internamente.

Não podemos deixar de pontuar, ainda, que todas essas vantagens proporcionam melhores resultados à empresa e, consequentemente, mais rentabilidade.

E já que estamos falando em rentabilidade, dá uma olhada nesse vídeo que o João, coordenador de vendas da Movidesk (Zenvia Service), preparou para você:

Como elaborar um relatório de produtividade?

Mas como elaborar um relatório de produtividade?

É o que veremos a partir de agora.

É importante dizer que esse documento nada mais é do que a reunião organizada e pormenorizada dos dados a respeito do desempenho e dos resultados de cada setor da empresa.

Essas informações são obtidas por meio de indicadores de produtividade. Veja, a seguir, algumas dicas que podem ajudar.

Defina os indicadores de desempenho (KPIs)

Os indicadores de desempenho, também conhecidos como KPIs (Key Performance Indicador) são instrumentos de métricas usados para medir a performance de uma equipe de colaboradores ou da empresa no geral.

Em síntese, os KPIs são divididos em diferentes classes.

Nesse primeiro momento, cabe ao gestor definir quais ele utilizará para obter as informações dos resultados e colocar no relatório de produtividade.

Na prática, precisa ser um indicador capaz de comparar o que foi produzido com o que foi investido durante o período analisado.

Para o departamento de atendimento ao cliente, por exemplo, alguns indicadores de produtividade são:

• CAC (Custo de Aquisição de Clientes);
• Ticket Médio;
• Churn (Índice de Cancelamento);
• NPS (Net Promoter Score);
• entre outros.

Estabeleça os objetivos

É imprescindível, também, estudar e listar os objetivos que se visa alcançar com o relatório.

Lembre-se de que esse documento é uma ferramenta de gestão que pretende avaliar a produtividade da empresa para melhorá-la.

Logo, é essencial estabelecer com exatidão quais são os objetivos, os setores e as equipes que serão analisados, bem como o tempo da avaliação, entre outros fatores.

Insira as informações mais importantes

Não adianta colocar todos os dados no relatório de produtividade, pois o excesso de informações pode atrapalhar a análise e acabar por anular a capacidade do instrumento.

Ele serve justamente para ordenar e sistematizar os resultados mais relevantes para o negócio.

Delimite, portanto, os dados que tenham realmente relação com os índices e as variáveis ligados à produtividade.

Faça as recomendações

O relatório de produtividade não pode apenar servir como enfeite ou estratégia para “inglês ver”. É necessário que ele produza efeitos diretos sobre a empresa e contribua, efetivamente, para a melhora da performance dos colaboradores e das equipes.

Portanto, use o documento para fazer recomendações sobre o que é preciso mudar e melhorar. Esse é, talvez, o principal objetivo desse instrumento de gestão.

Qual é a estrutura de um relatório de produtividade?

Em síntese, um relatório de produtividade é formado por:

• título;
• objetivos;
• resumo;
• resultados;
• conclusão (com considerações e recomendações).

O documento deve ser simples, de fácil leitura e compreensão. Afinal de contas, ninguém tem muito tempo para ler um conteúdo complexo no dia a dia de trabalho, não é?

Como um sistema automatizado pode ajudar?

Tecnologia e produtividade têm tudo a ver.

Formam a dupla perfeita para alavancar os resultados de sua empresa e melhorar, de uma vez por todas, o desempenho dos colaboradores e dos times no geral.

No mercado atual, o que não faltam são recursos para automatizar os processos internos e aumentar a produtividade da empresa. Um bom exemplo é o Movidesk (Zenvia Service), um software que integra todos os processos internos da organização e que reúne as informações em um só lugar.

No que se refere à produtividade, a ferramenta auxilia a sua empresa a produzir relatórios, fazer contrato de horas, trabalhar com agendas, automação de tarefas, além de contar com acesso remoto, central de integração, entre outras funcionalidades.

Enfim, vale ressaltar que, para fazer um bom relatório de produtividade, é necessário entender sobre os indicadores de desempenho e sobre a definição de objetivos, além é claro, de ter o suporte de uma solução tecnológica que otimize a coleta e análise de dados.

Esperamos que essas diretrizes gerais ajudem você a iniciar essa tarefa tão importante para a empresa.

Quer um exemplo prático para entender melhor? Confira nosso artigo sobre como um software de atendimento ajuda a mensurar a produtividade da equipe!