Centralização de informação nas empresas: por que usar um software?

Informação é o recurso mais valioso em qualquer organização hoje em dia. Ter mais dados, tanto sobre o mercado quanto sobre os processos internos da empresa, é a chave para otimizar seu desempenho e aumentar a competitividade. Porém, acumular dados aleatórios, sem nenhum critério de organização, os torna bem menos efetivos. Para poder aproveitá-los melhor, é necessário trabalhar a centralização de informação nas empresas também.

O uso de ferramentas digitais, como softwares de gestão, contribuem bastante com essa tarefa, especialmente para um negócio em desenvolvimento. Infelizmente, muitas pessoas ainda não reconhecem a importância da centralização de dados, ou preferem fazer tudo manualmente, o que é bem menos eficiente e abre margem para erros.

Para ajudar a entender melhor esse tema, vamos falar um pouco mais sobre a importância da centralização de informação nas empresas e mostrar algumas das vantagens de utilizar um software de gestão nessa tarefa. Acompanhe!

Por que é importante investir na centralização de informação nas empresas?

Conseguir acessar os dados necessários para tomar uma decisão bem informada é a base para o bom desempenho em qualquer área atualmente. Vejamos a seguir alguns dos principais motivos para ter informações mais centralizadas em um negócio.

Facilitar a comunicação interna

Troca de informações é a base para qualquer tarefa em uma empresa. Seja entre colaboradores, setores ou mesmo parceiros externos, sua equipe precisa saber com quem falar para tirar dúvidas e executar as próprias tarefas. Um esquema de informação mais centralizado permite que essas trocas sejam mais diretas e eficientes, pois não precisam passar por um número muito grande de passos até alcançarem seu destino.

Otimizar o uso do tempo

Naturalmente, um esquema de organização de informações mais eficiente também contribui diretamente com o melhor uso do seu tempo. Ter que executar menos passos para que dados importantes cheguem até onde são necessários permite que você e sua equipe dediquem mais energia e tempo às tarefas do dia a dia, maximizando seu desempenho.

Quais as vantagens de usar um software de centralização de informação nas empresas?

Considerando a importância da centralização de dados em uma empresa, é óbvio que você deve investir em recursos que a tornam mais fácil. O melhor exemplo disso são os softwares de gestão da informação, como o CRM e Help Desk.

Algumas das principais vantagens que esses recursos oferecem estão a seguir.

Dados mais confiáveis

Digamos que haja um documento ao qual vários setores precisam se referir quando tomam alguma decisão. Esse mesmo documento também é alterado com frequência, sendo necessário ter os dados mais atualizados o tempo todo. Se as informações a respeito dele não forem centralizadas, é provável que haja problemas nessas trocas, levando a mais erros no dia a dia.

Ter uma base de dados melhor consolidada, com menos conflito de informação e que está sempre atualizada, reduz consideravelmente esses riscos. Como resultado, sua equipe poderá executar as próprias tarefas sem se preocupar tanto com esses possíveis erros. Algo muito útil quando há informações muito complexas sendo utilizadas ao mesmo tempo.

Controle de acesso

É importante facilitar a distribuição de dados para a equipe, mas também é necessário restringir quem tem acesso à informação sensível, como dados de clientes e sobre as finanças da empresa. Caso esse tipo de informação pare nas mãos da pessoa errada, pode ser usada para prejudicar você e seu público com bastante facilidade.

Ao colocar todas as informações em um mesmo sistema, você também tem mais controle sobre quem pode acessar quais arquivos. Basta estabelecer um sistema de cadastro e um histórico de acessos e modificações. Ao longo do tempo, isso proporciona muito mais segurança e eficiência para os trabalhos realizados pela sua equipe.

Facilita o trabalho remoto

Devido a vários fatores, não apenas o período de isolamento social, vários profissionais estão migrando para o modelo Home Office, realizando suas rotinas de trabalho exclusivamente de casa. Esse modelo tem suas vantagens, especialmente com relação ao custo e à flexibilidade. Porém, isso também gera outras dificuldades, especialmente no que diz respeito à comunicação do dia a dia. Afinal, não existe mais a possibilidade de ir até outra mesa e fazer uma pergunta.

Porém, com a ajuda de um software centralizador de informações, essa mudança tende a ser mais suave. Desde que todos os dados estejam devidamente organizados e cada colaborador remoto possa acessá-los com facilidade, todos poderão executar suas tarefas corretamente sem problemas.

Emissão rápida de relatórios

Seja para uma reunião, seja para criar registros de longo prazo, é comum que as empresas utilizem relatórios de desempenho, finanças ou outras áreas no dia a dia. Porém, o preenchimento manual desses documentos pode levar várias horas e distrair sua equipe de outras tarefas mais produtivas.

Felizmente, graças à tecnologia, muitos desses processos já podem ser otimizados e automatizados sem grande dificuldade. O resultado disso é que, com o tempo, você poderá emitir um número considerável de relatórios mais detalhados sem ter que dedicar um ou vários dias de trabalho apenas ao preenchimento e organização dessas informações. Para empresas que precisam lidar com quantidades muito grandes de informação no dia a dia, essa costuma ser a melhor solução.

Processos de trabalho mais simplificados

Por fim, mas não menos importante, é bom lembrar que o melhor objetivo para qualquer investimento em gestão é a simplificação do trabalho, inclusive no caso do software de centralização. Menos etapas também significam menos tempo consumido e menos oportunidades para que erros sejam cometidos por você e seus colaboradores ao longo do caminho.

Quando você investe um software para reunir todas as informações em um mesmo local e facilitar a sua distribuição, está cortando uma série de etapas burocráticas que estariam envolvidas na condução dessas tarefas. Isso faz com que o dia a dia dos seus colaboradores e parceiros seja bem mais simples, evitando uma série de possíveis erros e otimizando o uso do seu tempo.

Agora que você entende um pouco mais sobre a importância de investir em um software de centralização de informação nas empresas, é hora de colocar esse conhecimento em prática. Mesmo que você não tenha que lidar com uma grande quantidade de dados, essa ferramenta será muito útil na coordenação das suas equipes.

Já conhece o Movidesk (Zenvia Service)?

O Movidesk (Zenvia Service) é um sistema de atendimento que une recursos de Help Desk e Service Desk e pode ser utilizado tanto para a comunicação com os clientes, quanto para a comunicação interna.

Nossa solução também torna as interações mais rápidas e mantém o histórico de cada uma delas. Somos um Help Desk prático, intuitivo e com mais de 75 indicadores de desempenho para você elevar o nível do seu suporte.

Incrível, não? E os resultados 00824fdbde7″ class=”textannotation”>são ainda mais surpreendentes, a Avell, gigante no mercado de notebooks de alto desempenho, conseguiu, com o sistema get=”_blank”>Movidesk, gerenciar mais de 100 mil clientes de forma extremamente eficiente.

Como? Colocando em prática funções do sistema Movidesk (Zenvia Service), veja abaixo algumas delas:

• Integração com e-mail: transforme solicitações feitas por e-mail em tickets e tenha acesso ao histórico de atendimento de cada cliente;
• Dashboard e relatórios: com atualizações automáticas de toda a equipe e mais de 75 tipos de indicadores de desempenho;
• Portal do cliente: seu cliente pode consultar o andamento de todos os tickets, criar novas solicitações de atendimento e acessar a base de conhecimento sempre que quiser;
• Automação com gatilhos: crie alertas, estabeleça inúmeras regras de negócios e envie notificações personalizadas, ativadas por situações específicas e preestabelecidas.

Quer entender melhor o case de sucesso da Avell? 

Case Avell

A Avell é uma marcae45067″ class=”textannotation”> brasileira que produz e comercializa notebooks de alto desempenho. Está no mercado há 15 anos e busca trazer para o mercado nacional, em primeira mão, as tecnologias mais inovadoras do mundo, no que concerne à produção e ao desenvolvimento de laptops.

O maior desafio da empresa, no entanto, era encontrar uma ferramenta que fizesse um bom gerenciamento das informações, de maneira rápida e centralizada para agentes e clientes. Foi, então, que conheceram o sistema Movidesk (Zenvia Service). 

Nós oferecemos acompanhamento completo do histórico dos clientes, facilitando o trabalho do agente e humanizando a experiência do cliente.

Resultado?

• Dos quase 1.500 tickets abertos ao mês, aproximadamente, 94% são resolvidos;
• Dos atendimentos realizados por chat, 87% são resolvidos em primeiro atendimento;
• O tempo médio de espera na fila do chat é de 7 segundos.

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