Conheça 5 dicas para fazer o cadastro de clientes corretamente!

Uma das práticas de gestão mais importantes de uma empresa, o gerenciamento de contatos, é capaz de gerar benefícios que vão desde a melhora da experiência do cliente no atendimento até o aumento exponencial da quantidade de vendas.

Mas como fazer isso, afinal? É o que muitos empreendedores e gestores têm se questionado. No mercado atual, no qual a competitividade chega a ser intensa, é preciso ir além do comum e encontrar formas de qualificar a jornada dos clientes.

O cadastro de clientes está entre elas e nós vamos explicar de que forma é possível colocar essa estratégia em prática e a maneira correta.

Venha conosco e acompanhe os tópicos a seguir!

O que é um cadastro de clientes?

Antes de continuarmos, é preciso entender o conceito que está por trás do cadastro de clientes. Em primeiro lugar, podemos de antemão esclarecer que essa prática não se limita a uma simples lista de contatos de clientes, como muita gente costuma parafrasear por aí.

O cadastro de clientes é uma ferramenta estratégica utilizada para armazenar e gerir informações das pessoas que estabelecem algum tipo de relação com uma empresa.

Trata-se de uma prática que, a princípio, parece simples, mas reserva em suas entrelinhas uma importância difícil de mensurar. As empresas que reconhecem essa relevância e buscam soluções inteligentes para fazer o gerenciamento de contatos costumam sair na frente das demais.

Mas por quê? Pelo simples fato de se preocuparem em melhorar a experiência de seus clientes por meio de informações relevantes. Se esse é o seu objetivo, continue a leitura, pois você está no caminho certo.

Por que é importante cadastrar seus clientes?

A carteira de clientes é uma das razões de uma empresa existir, certo? Pois bem, saber administrar essa carteira é um passo fundamental para mantê-la ativa e expandi-la.

Dito isso, faz parte de uma gestão profissional armazenar de forma organizada os dados e informações dos clientes. Independentemente do porte da empresa, essa prática é essencial e precisa ser posta em ação.

Ter acesso a um sistema de cadastro rico em informações é primordial para um gestor tomar decisões pontuais, contextualizadas e fundamentadas em evidências.

Além disso, estruturar uma base de informações eficiente é muito importante para entender o cliente e atendê-lo melhor, aprofundando a experiência dele na jornada da relação com sua empresa.

Como estruturar o cadastro de clientes do jeito certo?

Chegamos à parte principal do artigo, na qual você vai ver 5 dicas práticas de como fazer o cadastro de clientes da maneira correta. Vale ressaltar que se trata de orientações gerais, que podem ser customizadas e adequadas conforme realidades e particularidades de cada segmento empresarial.

São diretrizes que vão ajudar a iniciar esse processo em sua empresa. Confira!

1. Entenda os grupos de informações dos clientes

Um cadastro qualificado é aquele que consegue gerar oportunidades de negócios com base em informações importantes sobre os clientes. Para fazer um gerenciamento de contatos corretamente, é preciso saber que o cadastro pode ser dividido em, pelo menos, três grupos. Veja a seguir.

Informações básicas

O primeiro diz respeito às informações básicas dos clientes. São aquelas utilizadas para a identificação de uma pessoa, como nome, telefone, endereço, e-mail, data de nascimento e o número de um documento pessoal.

Perfil de consumo

Já o segundo refere-se ao perfil do cliente e ao seu potencial de consumo. Trata-se de uma parte mais aprofundada, na qual se faz uma análise qualitativa em cima de números. Uma agência de turismo saber, por exemplo, que um determinado casal costuma fazer duas viagens por ano é um dado que pode ser cadastrado e utilizado posteriormente, para gerar uma ação estratégica.

Histórico do cliente

O terceiro grupo, por sua vez, reúne informações relacionadas ao histórico do cliente, seja ele de compra, de atendimento, de acesso ao site etc. Cadastrar as ações do cliente junto ao seu negócio pode gerar muitos insights. Esse conjunto de informações diz respeito às preferências do cliente, como os produtos que costuma comprar, as perguntas que faz, as buscas por mercadorias ou conhecimento na internet etc.

2. Padronize o cadastro de clientes

Montar um padrão para o cadastro de clientes é muito importante para armazenar as informações de modo organizado. Dessa forma, elas podem ser facilmente visualizadas e encontradas.

Além do mais, é necessário que o formulário de cadastro seja simplificado, para não burocratizar o processo. Ou seja, a empresa precisa definir quais são as informações principais que quer coletar dos clientes para colocar em ação suas estratégias.

Como vimos no tópico anterior, há pelo menos três grupos de informações sobre os clientes que são fundamentais para a empresa. O ideal é padronizar esse cadastramento e construir uma base de dados rica.

3. Mantenha o cadastro atualizado

Após montar um cadastro de clientes e definir quais procedimentos padronizados vai coletar, é necessário encontrar métodos para manter esse cadastro atualizado.

A estratégia pode ser facilmente prejudicada se as informações sobre os clientes estiverem desatualizadas. Encontrar formas automatizadas e capazes de coletar esses dados em tempo real é muito importante e ajuda a tornar a prática mais econômica e mais eficiente.

4. Garanta a proteção do cadastro de clientes

Trabalhar com coleta, armazenamento e análise de informações do cliente não é uma tarefa simples e requer bastante cuidado, tecnologia e profissionalismo, não é mesmo?

Nesse sentido, além de montar uma base efetiva de cadastro, é necessário pensar em meios para proteger os dados dos clientes. Mais do que isso, a empresa precisa observar e estar em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

A empresa deve, portanto, ser transparente com os clientes sobre esse processo de cadastro de dados, explicar as razões da coleta e garantir a segurança dessas informações.

5. Utilize soluções tecnológicas

Como alertamos no início deste artigo, deu para perceber que montar um cadastro de clientes não é uma missão tão simples quanto parece. Mas essa tarefa pode ser facilitada por meio de soluções tecnológicas.

Há no mercado diversas plataformas que realizam esse procedimento de modo automatizado e integrado. É importante buscar essas ferramentas para que sua estratégia seja eficiente e gere os resultados esperados.

O gerenciamento de contatos é uma prática de gestão muito valiosa e que precisa ser trabalhada com cuidado. Esperamos que essas dicas sejam úteis para você e que ajudem seu negócio a prosperar e alcançar as metas traçadas.

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