Veja como estruturar o departamento de comunicação da sua empresa

Para estruturar um departamento de comunicação, é preciso seguir alguns passos, como definir métricas, ter um orçamento preestabelecido, automatizar processos e acompanhar os resultados estratégicos. Saiba mais!

departamento de comunicação

Em uma empresa, é essencial pensar nas principais estratégias que transmitirão as informações para clientes, parceiros e potenciais leads. Ao contar com uma área específica para isso, como o departamento de comunicação, será levado em consideração o tom de voz ideal para seu público, além de ser feito um estudo sobre as principais ações realizadas pela concorrência.

Por essa razão, é preciso ficar por dentro das principais funções de um departamento como esse, bem como as dicas ideais para que possa estruturá-lo. Pensando nisso, elaboramos este material para que você tire suas dúvidas sobre o tema. Continue a leitura e saiba mais!

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    Quais as funções do departamento de comunicação?

    Vamos entender um pouco mais sobre as funções de um departamento de comunicação. Afinal, ele conta com distintas atividades que contribuirão para um melhor relacionamento com o público, bem como possibilitarão a atração de potenciais clientes por meio da definição de ações mais efetivas. Confira!

    1. Assessoria de imprensa

    A assessoria de imprensa é um dos instrumentos usados pela organização que contribuirá para levar aos principais canais de sua região (ou até mesmo do país), as novidades da empresa. Dessa forma, profissionais terão a oportunidade de gerar mídia espontânea para a marca, além de contornar momentos desafiadores com mais facilidade.

    2. Publicidade e propaganda

    Quais são os principais canais para divulgação dos produtos e serviços do negócio? As pessoas especializadas na publicidade e propaganda farão de forma contínua o estudo de seu público, as mídias mais adequadas para levar ao público dados sobre o seu negócio, além de gerenciar campanhas dos mais diversos temas.

    3. Relações públicas

    Por meio das relações públicas, a empresa terá a oportunidade de construir relações sólidas com o público. Além de analisar de forma contínua as demandas que, em conjunto, criam a imagem que a empresa tem perante a sociedade e os profissionais.

    4. Comunicação interna

    Deve haver uma preocupação não apenas em desenvolver um contato próximo com o público externo, como também deixar o público interno a par das principais decisões e, mais ainda, fortificar a cultura organizacional.

    Esse é o papel da comunicação interna, que vai estimular o bom engajamento, proporcionar maior transparência para os times, além de trazer para todas as áreas o que cada setor vem fazendo para o desenvolvimento da organização.

    Qual a diferença entre comunicação e marketing?

    Uma dúvida comum entre as pessoas está relacionada à diferença existente entre comunicação e marketing. Marketing refere-se a um estudo de mercado que vai construir ações ou estratégias para trazer resultados à empresa, atrair maior público, divulgar os produtos, entre outros pontos.

    Já a comunicação está ligada diretamente ao público, de forma que crie um bom relacionamento e traga uma apresentação adequada do negócio para diferentes nichos de pessoas que possam se interessar pelo atendimento.

    Como estruturar um departamento de comunicação?

    Mas afinal, como é possível estruturar um departamento de comunicação? Na sequência, selecionamos algumas dicas importantes sobre o tema. Veja!

    1. Defina métricas

    Assim como em qualquer outra estratégia, é essencial contar com métricas bem alinhadas aos objetivos da empresa. Dessa forma, ao alcançar os resultados preestabelecidos, consequentemente haverá melhorias para os números macro da organização.

    Ao estruturar um departamento de comunicação corporativa, por exemplo, esses índices devem estar claros na mente de todos os profissionais envolvidos. Para isso, é preciso que eles sejam alcançáveis, uma vez que metas difíceis de serem atingidas podem ocasionar em insatisfação por parte dos colaboradores.

    Além disso, entenda de maneira clara qual é a dor que o departamento pretende resolver. Entenda: se o gargalo da organização for gerar mais clientes, é papel da área desenvolver estratégias que atraiam um público que ainda não conheça a marca, certo? Ou seja, os indicadores e metas podem ser baseados nessa característica.

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      2. Tenha um orçamento bem definido

      Outro ponto importante no momento de estruturar um departamento de comunicação está relacionado ao orçamento preestabelecido. Existe a necessidade de toda a equipe compreender qual é o valor destinado para as ações e como isso vai afetar o desenvolvimento do planejamento como um todo.

      Para casos em que o valor for baixo, por exemplo, mais do que nunca é preciso ter foco para alcançar os objetivos pretendidos. Nesse sentido, ao contar com um controle e com responsabilidade em relação aos custos, aumentam as chances de o setor contribuir para as metas gerais da empresa, o que possibilitará um maior investimento para o time nos anos seguintes.

      Além disso, desenvolva as métricas baseadas no orçamento. Exemplo: não há como estipular como prioridade realizar grandes eventos ao longo do ano para atrair público, se não há capital para essa estratégia, concorda?

      3. Automatize processos

      A automatização de processos deve ser uma ação pensada para diferentes áreas, inclusive a de comunicação. Por meio disso, há um ganho de produtividade de toda a equipe, além de possibilitar uma comunicação mais centralizada e unificada.

      Outro ponto importante é o fato de trazer a possibilidade de padronizar produtos e serviços, bem como uma análise de desempenho de forma mais eficaz. Por fim, possibilitará a todo o time uma visão mais estratégica, justamente por reduzir trabalhos manuais.

      Por essa razão, ao entender qual será o planejamento de comunicação daquele ano, veja quais das etapas estabelecidas têm a oportunidade de serem automatizadas. A partir disso, busque as ferramentas mais indicadas do mercado, entenda quais são aquelas soluções que melhor se encaixam à sua realidade e faça reuniões com essas empresas para uma melhor compreensão se elas, de fato, trarão ganhos ao seu negócio.

      4. Acompanhe os resultados estratégicos

      Conforme abordamos, os resultados macro da empresa devem ser essenciais no momento de buscar por um planejamento e para a estrutura da área. Por essa razão, eles devem ser acompanhados de forma contínua, baseando o setor em dados a cada decisão. Afinal, é por meio deles que vai haver uma relação mais personalizada com diferentes setores, até mesmo para a contratação de novos profissionais, caso seja necessário.

      Neste conteúdo, você pôde entender sobre as funções de um departamento de comunicação, a diferença entre comunicação e marketing, além de conferir dicas de como estruturar uma área.

      Assim como em qualquer estratégia, o ideal é realizar um planejamento e segui-lo de forma contínua, traçando melhorias para questões pontuais. Consequentemente, os resultados da organização como um todo serão bem mais atrativos, trazendo um diferencial competitivo para o mercado.

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