Documentação de processos da empresa: passo a passo de como fazer!

A documentação de processos é uma das atividades mais importantes para manter a empresa organizada, otimizada e produtiva. Em outras palavras, podemos dizer que essa técnica é fundamental para uma gestão de projetos estratégica e voltada para o aumento dos resultados.

Organizar metodologias, ações e processos da empresa significa registrar todas as atividades executadas em cada departamento e efetivar um sistema de comunicação eficiente no interior do negócio.

Não se trata apenas de criar manuais e memoriais de projetos, mas sim de coletar dados e mapear processos para acompanhar e analisar o desempenho de cada parte que compõe a cadeia produtiva da empresa.

Como fazer isso de maneira qualificada, padronizada e automatizada? Com o auxílio da tecnologia e boas práticas. Acompanhe, a seguir, o passo a passo que preparamos para ajudar você nessa missão!

O que é documentação de processos?

Primeiro, é imprescindível entender, na prática, o que é documentação de processos. O fato é que muitos gestores desconhecem esse conceito, ou não acham que ele seja importante. Isso explica muito sobre a elevada quantidade de problemas encontrados em várias empresas, como:

• Ruídos de comunicação entre as áreas;
• Grande perda de processos por desorganização e falta de integração da equipe;
• Informações descentralizadas;
• Ausência de padronização;
• Tempo perdido com trabalhos repetitivos e manuais etc.

A documentação de processos é uma ação administrativa inerente à organização de atividades dentro de uma empresa. Seu objetivo é descrever as etapas que compõem as tarefas e os processos.

Além disso, essa prática visa determinar como os processos devem ser implementados. Ou seja, ela funciona como um guia para os colaboradores executarem com excelência suas atribuições. Daí a importância da documentação de processos organizacionais.

Qual é a importância de documentar processos para a gestão da empresa?

A importância da  documentação de processos está relacionada à ideia de diretriz, cujo propósito é servir como uma espécie de roteiro para a organização, ajudando a mapear gargalos e anomalias nos procedimentos. Assim facilitando que seja possível apontar soluções às dificuldades encontradas ao longo das etapas de trabalho, de cada setor e atividade.

Essa relevância é vista, na prática, quando um colaborador se desliga da empresa ou entra de férias. Se seus processos, projetos e atividades não estiverem devidamente documentados, registrados e organizados, quem assumir o seu lugar encontrará grandes dificuldades para prosseguir o trabalho.

Portanto, a documentação de processos é indispensável, pois ajuda a diagnosticar o panorama atual de qualquer serviço e contribui com o monitoramento otimizado das atividades.

Quais benefícios que a documentação de processos organizacionais gera ao negócio?

Além dos benefícios já descritos como a padronização de atividades, a organização de projetos, a redução de erros e a mensuração de falhas —, podemos mencionar outras duas vantagens proporcionadas pela documentação de processos.

A primeira tem a ver com a simplificação dos procedimentos. Se devidamente documentados, os processos podem ser otimizados e estar disponíveis a todos os departamentos da empresa.

Já a segunda está vinculada à ideia de otimização e gerenciamento do tempo. Geralmente, gasta-se muitos períodos com a procura de processos antigos, ou mesmo com atividades repetitivas e manuais para alimentar e organizar o banco de dados. Contando com um sistema tecnológico adequado, a otimização fará com que a empresa fique muito mais produtiva.

Como realizar uma boa documentação de processos?

Mas como realizar a documentação de processos, afinal? A partir de algumas boas práticas e por meio dos recursos que a tecnologia oferece.

Compreenda os objetivos de cada processo

O primeiro passo da  documentação de processos consiste em compreender os objetivos de cada processo que está sendo executado na empresa. 

Esse entendimento viabiliza a efetividade no desenvolvimento dos passos seguintes do trabalho. Sem o conhecimento das metas, a documentação pode ser prejudicada.

Dessa forma, o armazenamento e a acessibilidade dessas informações são primordiais, sendo necessário que os dados dos processos sejam documentados em um único local, acessível a todos.

Defina os indicadores de desempenho

Os indicadores de desempenho são importantes para monitorar as atividades da empresa. Eles permitem, com isso, identificar falhas ou oportunidades de melhorar as ações. 

Existem muitos indicadores, cada um específico para monitorar uma atividade específica.

Esse acompanhamento por meio dessas métricas é interessante para obter relatórios com dados concretos. Eles dão base técnica para tomadas de decisões estratégicas. Ou seja, são práticas pertinentes quando aplicadas à gestão da empresa.

Otimize a comunicação interna 

A comunicação é fundamental na documentação de processos, assim como para todo o funcionamento da empresa. Por isso, deve-se contar com canais eficientes para que as interações internas ocorram com fluência, de maneira direta e sem ruídos.

No que diz respeito à documentação de processos, especificamente, a comunicação é importante para manter todas as áreas conectadas e integradas acerca dos projetos, com armazenamento e acesso aos dados de cada atividade.

Leia mais sobre o assunto em: Guia definitivo da comunicação interna nas organizações

Organize reuniões para envolver a equipe na documentação dos processos

Ainda no tópico da comunicação, faz parte dessa estratégia organizar reuniões para planejar e discutir os processos e a sua devida documentação.

É nas reuniões que os problemas, gargalos e anomalias são debatidos, que os dados são analisados, e os planos de ação são decididos. 

Nesse contexto, ainda, é possível promover uma interlocução entre os diferentes setores da empresa.

Quem não se comunica, se trumbica, já dizia Chacrinha, ícone da televisão brasileira e dono da frase que se tornou uma máxima no universo empresarial.

Use a tecnologia para promover integração

Por fim, destacamos a boa prática de implementar recursos tecnológicos para colocar em ação todas as dicas aqui propostas. 

Trata-se de contratar um bom sistema de tecnologia avançada para:

• Integrar a documentação dos processos;
• Facilitar a comunicação interna;
• Otimizar a organização das atividades.

Adotar a tecnologia na rotina da empresa representa um movimento evolutivo, de profissionalização e automatização, cujos resultados são materializados em redução de custos e aumento da produtividade. 

Sem o auxílio da tecnologia, a documentação de processos não teria foco, seria altamente morosa e trabalhosa e não renderia bons frutos à empresa.

Além disso, não manter o foco na documentação de processos, ou seja, deixar de acompanhar o mapeamento com frequência, é um erro grave. Isso porque os bons resultados surgem a médio prazo, a partir da coleta, da análise e da avaliação de dados de desempenho.

Um resumo sobre o que é documentação de processos

Para realizar a documentação de processos, como apresentamos acima, você deve contar com o Movidesk (Zenvia Service), um sistema de atendimento que pode te ajudar a promover essa integração.  

Essa solução centraliza todas as informações do seu time de suporte, colabora com o desenvolvimento de projetos, possui um painel em Kanban para facilitar a visualização das atividades diárias e muito mais. 

O Movidesk (Zenvia Service) é um software completo que auxilia desde a automação e documentação dos processos da empresa, o acompanhamento dos gerentes pelos relatórios de métricas e a implementação de uma estratégia de atendimento ao cliente eficiente, que contribui com o Customer Success, ou sucesso do cliente, atuando em diversas áreas.

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