6 passos para um plano de comunicação interna infalível

Monte um plano de comunicação interna infalível com esses 6 passos que separamos para você e descubra todos os benefícios de uma comunicação fluída entre empresa e colaboradores!

6 passos para um plano de comunicação interna infalível

Já percebeu como nos comunicamos, sem um planejamento, a todo momento? Seja ao enviar um e-mail, atender um telefonema ou mesmo conversar com o colega sentado ao lado. A interação humana é algo que acontece naturalmente e normalmente não pensamos muito sobre como fazemos isso. Porém, quando se trata de uma empresa, planejar esses contatos é uma forma de garantir que nossas mensagens não terão dupla interpretação. E é por isso que um plano de comunicação interna é tão importante.

Quando a interação entre empresa e colaborador não é ordenada, ela fica confusa e desconexa, aumentando a sensação de distanciamento entre os dois. Isso acarreta em diversos problemas, como retrabalho, equipes sem sincronia e até funcionários desvalorizados.

Se a sua empresa precisa melhorar a troca de informações com os colaboradores e nunca trabalhou com um plano de comunicação interna, chegou a hora de mudar essa realidade. Acompanhe o nosso texto e descubra como incluir essa estratégia no seu negócio em 6 passos infalíveis!

Como montar um plano de comunicação interna?

O plano de comunicação interna é uma estratégia voltada para a interação entre a empresa e seus colaboradores. Ele serve, principalmente, para desenvolver canais de contato eficientes que façam os funcionários conectarem-se com a companhia.

Montar o planejamento não é impossível. No entanto, você deve seguir alguns passos importantes para garantir o bom funcionamento das estratégias e evitar que alguma atividade fique pela metade. Também é necessário definir alguns KPIs (Indicadores-Chave de Performance) para esse plano. Será através deles que a sua empresa construirá um histórico das ações executadas e seus resultados.

Além disso, serão os dados extraídos do plano de comunicação interna que guirão comparações futuras e promoverão novos insights para as próximas ações da empresa. De forma resumida, quanto mais informações você tiver em mãos, mais fáceis e assertivos os seus planejamentos vão se tornando. Pronto para descobrir como começar?

Primeiro passo: análise interna

Desenvolver qualquer estratégia no escuro não é uma boa ideia. Por isso, a primeira coisa que deve ser feita para ter um plano de comunicação interna assertivo é estudar como andam as coisas dentro da empresa. Desenvolva pesquisas para entender qual a opinião dos colaboradores a respeito do negócio, como eles se sentem no ambiente de trabalho e como está o clima organizacional como um todo.

Também é muito importante identificar e analisar as suas falhas de comunicação. É nessa etapa que decide-se quais os canais que serão abandonados e quais serão incluídos no plano. Assim, saber o que tem funcionado e favorecido a interação empresa/colaborador é primordial.

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Segundo passo: pesquise os concorrentes

Você pode estar se perguntando o que os seus concorrentes têm a ver com a sua comunicação interna, mas a verdade é que observar o que eles fazem pode te ajudar bastante. Isso porque, dessa forma, você consegue descobrir novas maneiras de se comunicar com os seus colaboradores.

No entanto, é sempre bom levar em consideração que o que funciona para eles, pode não funcionar para você. Por isso, todas as ideias devem ser adaptadas e moldadas especialmente para o seu negócio, para garantir o bom funcionamento das ações.

Terceiro passo: analise o público

Quando falamos em público, nossa mente vai lá para o consumidor, né? No caso de um plano de comunicação interna, seu público são os colaboradores com quem a empresa quer se conectar. Analisá-los significa entendê-los. Saber quem são eles e quais suas necessidades vai te ajudar a compreender como elaborar interações mais eficientes. Por exemplo: se os funcionários não possuem o hábito da leitura, podem perder o interesse com informes longos demais.

Dessa forma, saber com quem você está falando é essencial para que a sua comunicação cause o maior impacto possível. Vale lembrar que grande parte dessas informações estão disponíveis no RH da empresa. Fora isso, você também pode obter mais dados através de pesquisas específicas, conforme citamos no primeiro passo.

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Quarto passo: defina os principais objetivos

É nessa etapa que o seu planejamento começa a tomar forma. Você já passou pela fase da pesquisa e descobriu os problemas que deve contornar. Agora, chegou a hora de definir o que será feito. Mas se você ainda está um pouco confuso e não sabe por onde começar, nós te ajudamos. Aqui, a primeira coisa a ser feita é a escolha dos objetivos gerais e específicos do seu plano de comunicação.

O objetivo geral é o norte de todo o seu plano. Por exemplo: se na etapa da pesquisa você percebeu que a comunicação interna precisa ser mais clara, esse será o seu objetivo geral. Por outro lado, os objetivos específicos serão as ações que você tomará para alcançar sua meta principal (nesse caso, a melhora da comunicação interna). Todos eles devem ser de fácil compreensão, para que não exista dúvidas entre a equipe.

Esse também é o momento em que você deve definir o cronograma de execução das ações. Tenha em mente que é preciso organizá-lo de forma que a equipe tenha tempo hábil para cumprir com suas tarefas e garantir uma boa experiência para os colaboradores. Além disso, ele precisa contemplar todas as atividades, para que nada fique para trás por falta de tempo ou verba.

Quinto passo: escolha as ferramentas

Agora que os objetivos já foram definidos, é preciso encontrar uma forma de alcançá-los. Portanto, é nessa etapa que você descobre quais ferramentas vão te ajudar mais. Será que um mural de avisos é o suficiente? Ou talvez a melhor forma de se comunicar com os colaboradores seja através da intranet? Ou, ainda, talvez uma caixa de sugestões resolva o seu problema.

Independentemente do meio que você escolher, lembre-se de que ele deve ser prático e precisa estar alinhado com o perfil dos seus colaboradores. Aliás, um sistema de atendimento pode te ajudar nessa área. Ele facilita a comunicação entre os setores, oferece um mural de avisos virtual e até uma base de conhecimento por onde você pode informar todos sobre as atualizações de produto, por exemplo.

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Sexto passo: mensure os resultados

Por fim, toda ação precisa ter seus resultados mensurados. Acompanhá-las de perto faz com que seja possível corrigir qualquer falha que apareça ao longo do caminho – antes que elas se tornem um motivo para os colaboradores não engajarem com a comunicação. Além disso, ponto importante desse acompanhamento é evitar o desperdício de verbas com ações de baixo impacto ou insatisfatórias.

Como falamos antes, a forma como você vai se comunicar com os colaboradores e os canais que irá usar necessitam ser adaptados a sua realidade, mas nem sempre você vai acertar logo de primeira. E o acompanhamento vai te ajudar a corrigir os pontos necessários para o sucesso das suas ações. Aliás, ao identificar os sucessos e as falhas, também será possível planejar melhor os projetos futuros.

Por que ter plano de comunicação interna?

Um plano de comunicação interna traz diversos benefícios para a empresa e seus colaboradores. Isso porque ele transforma o ambiente organizacional em um lugar mais agradável, onde os funcionários sentem que têm voz, e estimula o senso de pertencimento.

Além disso, quando a comunicação entre a empresa e seus colaboradores está bem alinhada e fluída, sem obstáculos ou interpretações erradas, as equipes evoluem mais facilmente. Como consequência, os times se tornam mais produtivos e o número de retrabalho diminui.

E sabe o que mais pode te ajudar a integrar e facilitar a comunicação interna da sua empresa? Um software de help desk como o Movidesk. Esse tipo de solução centraliza informações e ainda oferece ferramentas para atualizar e treinar seus times, como a base de conhecimento.

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