Entenda o que é product backlog e qual a importância de criar um

Dificilmente um setor de desenvolvimento consegue manter a organização e eficiência sem saber o que é product backlog. Mas, não são todos os envolvidos que possuem realmente esse conhecimento. 

Então, vamos introduzir esse tema com uma pergunta quase que retórica para o setor: você se considera uma pessoa organizada?

E mais importante do que isso, acha que a organização é um fator importante na gestão empresarial? 

Se você acredita na necessidade de processos bem definidos para conquistar o sucesso e a evolução que a sua empresa precisa, você certamente entende a importância de saber o que é product backlog.

Mas se acha que tudo isso é besteira… 

Bem, você está tremendamente enganado.

Saber o que é product backlog é fundamental para o funcionamento de qualquer gerenciamento de projetos de um time de desenvolvimento. Afinal de contas, é ele que move o projeto da forma correta. Por isso, mantê-lo organizado é essencial para um bom andamento dos processos.

Para que você possa perceber a real importância de saber o que é product backlog, vamos falar um pouco mais sobre seu impacto no dia a dia da empresa e como você pode executá-lo corretamente. Acompanhe abaixo!

O que é product backlog?

O backlog é uma lista de tarefas que tem um determinado prazo para ser entregue. Simples assim.

É possível acompanhar de perto o andamento de cada projeto, fazendo com que o trabalho seja organizado por etapas, como um fluxograma de processo. Com uma divisão categorizada entre:

• Corrigindo, 
• Testando, 
• Documentando e 
• Entregue.

Nada passa despercebido pelo gestor que utiliza esta estratégia a seu favor.

Ele é, entretanto, diferente do modelo tradicional de gestão de projetos, em que é preciso fechar o escopo para, só então, começar a executar.

A verdade é que o backlog nem sequer precisa estar completo no início de um projeto.

É possível começar com as informações já existentes, tudo aquilo que é mais óbvio e necessário num primeiro momento, para só depois ampliar e evoluir o projeto à medida que o trabalho é desenvolvido.

A metodologia escolhida na gestão de um projeto é fundamental para o seu sucesso. Algumas das mais utilizadas hoje em dia, por exemplo, são as metodologias ágeis, que focam no planejamento do projeto em intervalos menores de tempo, chamado de Sprint backlog, ou simplesmente sprints, tentando concluir um componente a cada período. Durante esse processo, há um ingrediente muito importante para organizar tudo: o product backlog.

O product backlog faz parte do framework de desenvolvimento Scrum, e é ligado diretamente ao Product Owner (PO), responsável por sua criação, conteúdo, disponibilidade e priorização. Sua função é documentar de forma clara todos os requisitos que vão surgindo durante o desenvolvimento de um projeto.

Qual é a importância da criação de um backlog nas metodologias ágeis?

As metodologias ágeis vêm crescendo consideravelmente nos últimos anos. E junto a elas, o backlog atua como uma ferramenta auxiliar para garantir que determinado projeto vá evoluir da forma correta, sendo desenvolvido e aprimorado de forma consistente e levando a sério os prazos pré-definidos.

Vamos conhecer agora os pontos que evidenciam a importância da criação de um backlog:

Flexibilidade de escopo

Com uma lista bem estruturada de prioridades, é mais fácil ampliar ou reduzir a ambição do projeto no meio do caminho.

Isso permite que você entregue um produto mais compacto, mas que ainda tenha valor para o cliente. Sem estar engessado em regras imutáveis, seu planejamento sempre representará o melhor para seus objetivos.

Organização a longo prazo

Saber o que é backlog ajudará a equipe a se orientar a cada novo período de planejamento. Mesmo que seja alterado regularmente, sempre é melhor ter uma base para priorizar tarefas do que recomeçar do zero.

Inexigência de todos os detalhes de antemão

Um projeto ágil não precisa de um planejamento completo desde o início.

É possível partir de uma visão macro e ajustar os detalhes à medida que as tarefas se desenrolam, iniciando o trabalho mais rápido.

Assim, não se corre o risco de desperdiçar tempo e dinheiro indo na direção errada: o caminho vai se ajustando aos objetivos identificados.

Como desenvolver um bom Product Backlog?

A esta altura, você já compreendeu o que é product backlog e percebeu a importância da criação de um backlog, certo?

Agora, saiba que um bom product backlog deve sempre seguir boas práticas para se manter eficaz. Vamos aos pontos mais importantes:

Identidade do produto

Seu backlog deve começar com um título que seja resumido e autoexplicativo.

Para ilustrar melhor, vamos usar como exemplo o desenvolvimento de um projeto de telefonia. Seu título pode ser algo bastante simples e direto como “Backlog do projeto de telefonia”. Não é um nome chamativo ou de apelo publicitário, mas é muito mais funcional para facilitar o entendimento da equipe.

O mesmo vale para todos os itens.

Tarefas e descrições

Em seguida, você deve listar as tarefas previstas para o projeto, junto às suas descrições e ao tempo de duração estimado de cada uma delas. O ideal é criar itens que caibam dentro de uma Sprint backlog, que podem ser resolvidos em uma semana ou um mês.

Se algum item estiver fora desse escopo, basta dividi-lo em tarefas menores.

Dentro do projeto de telefonia, para mantermos o mesmo exemplo, pode ser que haja um total de 10 tarefas. Nesse caso, cada uma seria representada em uma página separada do arquivo, onde é possível acompanhar o status do processo.

Estabelecimento de prioridades

A principal função de saber o que é Product Backlog e implantá-lo é comunicar à equipe quais são as prioridades de desenvolvimento.

Sendo assim, todas as tarefas e componentes devem ser ordenados de acordo com sua importância para o usuário final.

Seguindo nosso exemplo de product backlog, cada página deve estar organizada pelo seu nível de relevância, começando sempre da mais importante.

Exemplo de product backlog:

Montamos um exemplo abaixo para você entender como funciona na prática:

Importância da criação de um backlog por sprint

A partir da lista principal, você deve criar uma lista menor a cada período de interação. Essas são as tarefas que a equipe precisa cumprir de imediato, sem interrompê-las até que estejam concluídas.

Se suas sprints forem de um dia, então, você pode incluir múltiplas tarefas simples que contribuem para uma meta ou funcionalidade, pois elas consomem menos tempo.

Como a criação de um backlog ajuda sua equipe

Para que você consiga atingir seus objetivos, considerando a importância da criação de um backlog, ferramentas que ajudem na organização e agilidade de sua equipe de suporte são necessárias. Afinal de contas, tão importante quanto entender o que é product backlog, é a forma com que estas novas estratégias se conectam com o método atual de trabalho de seu time.

Para isso podemos utilizar a tecnologia a nosso favor. Trello é uma das melhores ferramentas para construir a checklist que montamos. Afinal, o sistema permite:

• Separação de tarefas maiores e menores;
• Atualização de status;
• Gerenciar equipes;
• Realizar o gerenciamento de projetos;
• Anexar documentos e informações.

Além de facilitar o gerenciamento de processo, um sistema como esse aumenta a integração entre a equipe, ajuda no monitoramento das funções e aumenta a eficiência do processo. 

Outra dica fundamental é implantar um sistema de atendimento que realmente auxilie sua equipe a determinar o que é prioridade. Você não tem um sistema de atendimento ao cliente?

Não? Então você precisa conhecer o sistema de Service Desk da Movidesk (Zenvia Service).  Quer entender como funciona? 

Então vamos lá.

O Movidesk (Zenvia Service)

• Centraliza todo seu atendimento (e-mail, chat e telefone) para facilitar a gestão dos tickets e melhorar a produtividade do seu time;
• Automatiza processos e tarefas repetitivas com respostas automáticas, lembretes automáticos, gestão inteligente e colaborativa dos tickets;
• Monitora suas principais métricas para acompanhar o cumprimento do SLA do seu service desk.

Utilizado por empresas como Mormaii, Tirolez e Hambürg Sud e mais de 1.000 empresas Brasil afora, o Movidesk (Zenvia Service) é um software completo, poderoso e simples, que melhora a produtividade do seu time de atendimento e auxilia os gerentes na análise de métricas e produção de relatórios. 

Então, agora que você entende um pouco melhor a importância da criação de um backlog, e como utilizá-lo com uma solução de relacionamento, pode aplicá-lo em seus projetos com mais eficiência.

Aproveite também para testar o Movidesk (Zenvia Service), sem custos. Basta acessar o banner abaixo e conferir como o sistema se encaixa na sua empresa!