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Visando otimizar as rotinas produtivas, os gestores estão investindo cada vez mais em softwares. Para que o seu funcionamento seja aderente aos processos da sua empresa, regras de negócio em TI são definidas e aplicadas ao programa.
É por meio delas que os liderados conseguem executar as suas funções utilizando os softwares. Inclusive, o feedback dos usuários é muito importante para garantir que a experiência com a aplicação estejam, de fato, em conformidade com os padrões dos procedimentos da sua empresa.
Conhecer como funcionam as regras de negócio em TI é fundamental na hora de negociar com fornecedores e implementar uma solução tecnológica na sua empresa. Continue a leitura deste artigo e saiba mais sobre o assunto!
O que são regras de negócio em TI?
São padrões que condicionam o funcionamento do negócio, sendo comumente aplicadas no contexto da arquitetura de softwares. No entanto, não ficam restritas a isso. Você pode e deve adotá-las como parâmetro para todas as atividades produtivas da empresa.
Basicamente, pense que as regras de negócios em TI são as diretrizes do seu negócio, ou seja, são parte fundamental da sua estratégia. Essenciais para que todas as áreas estejam alinhadas com o planejamento estratégico da organização, é preciso que estejam documentadas e sejam compartilhadas com os seus líderes.
As regras de negócios devem estar de acordo com o quadro de valores corporativo e com a gestão de KPIs da empresa. Elas precisam, de fato, ser um recurso condicionante, um agente que impõe um padrão que deve ser seguido para que todas as decisões estejam em consonância com o que a empresa espera.
Como elas funcionam na prática?
Agora que você sabe o que são regras de negócio em TI, o que acha de saber mais sobre como quais são os requisitos funcionais em TI na prática?
Bem, em Tecnologia da Informação, quando falamos das regras, elas estão mais ligadas ao desenvolvimento de programas de computadores. Então, quando o analista está programando um software, ele precisa dessas regras para definir os fluxos na programação.
Aplicação em projetos
Suponhamos que você tenha uma organização com grande abrangência em todo o território nacional. A sua dor é: distribuição de relógios de ponto para registro nas suas filiais elegíveis, o que, segundo a legislação, só é obrigatório quando o local tiver o mínimo de 10 colaboradores, além de prezar pela manutenção dos equipamentos.
Para isso, você recorre a uma aplicação que faça o controle do fluxograma do processo, integrada a outra que tenha a função de Help Desk.
O diagnóstico é feito e o desenho do processo é consolidado de acordo com as regras do negócio. Quando uma filial atinge a quantidade mínima de colaboradores, qual regra vai ser aplicada? Pensando de forma universal, todos os negócios prezam pela otimização. Então, o ideal é que a ação seja feita de forma preditiva.
Por meio de um controle com a base de todos os relógios de pontos e cruzando os dados com a lotação do seu quadro de pessoal, o software avisa que um novo relógio precisa ser instalado e já envia uma mensagem automática para o fornecedor preparar o item para envio.
Lógico que, para isso acontecer, deve-se ter um contrato que oficializa essas condições e um SLA (Service Level Agreement, ou Acordo de Nível de Serviço) precisa ser definido.
Se você não sabe o que é SLA e como ele pode ser aplicado na área de atendimento ao cliente, é só assistir ao vídeo abaixo para entender tudo sobre o assunto:
Nesse exemplo, a regra de negócio em TI que foi aplicada é a de gerenciamento inteligente de recursos, pautado nos pilares de otimização dos custos, do tempo de execução da ação e da visão de cliente.
Somada a elas, outra regra foi aplicada como condicionante do processo, a quantidade mínima de colaboradores estipulada por legislação própria. Assim, podemos dizer que existem regras do negócio no nível macro e outras nos níveis de processo e com particularidades específicas.
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Aplicação em rotina
Um exemplo de regras de negócio em TI mais simples, mas não tão menos importante, é o uso das planilhas de Excel. Para realizar análises de dados, são definidas regras por meio de fórmulas.
Em uma base de uma pesquisa de satisfação, por exemplo, você precisa encontrar quantas mulheres responderam a ela. Assim, você vai aplicar algumas fórmulas, como a “cont.se” para identificar, por meio da coluna que define o gênero, o número solicitado.
Mas também existem soluções no mercado que podem lhe ajudar com isso. Com o sistema de gestão de atendimento da Movidesk (Zenvia Service), por exemplo, é possível ter informações em tempo real para que a sua empresa tome decisões mais assertivas.
Desde o tempo de atendimento e de resolução até mesmo quem são as pessoas que estão entrando em contato, tudo isso é possível por meio do software.
Como aplicar as regras de negócio em TI na empresa?
Para colocar em prática as regras de negócio em TI, o primeiro passo é ter um planejamento estratégico constituído. Ele deve ser o norte para definir quais serão as regras. Outro requisito funcional em TI é a importância de conhecer bem as particularidades da sua empresa.
Como a aplicação será feita, na prática, depende de qual contexto departamental está sendo tratado. No entanto, existe um passo a passo universal para consolidá-las e deixá-las registradas. Confira, agora!
Faça uma documentação
Após definir o planejamento estratégico do seu negócio, faça a documentação das regras do negócio. As regras de negócio macro precisam estar escritas em linguagem clara e objetiva, para que seja de fácil compreensão para todos os seus públicos internos.
Assim, aplicá-las no contexto dos softwares vai se tornar uma atividade mais fácil.
Entenda e avalie o fluxo de trabalho
Agora, para aplicá-las nas rotinas produtivas, é preciso compreender qual é a dor e conhecer o fluxo. Isso é essencial para identificar onde há gaps, e se as regras de negócios em TI estão sendo aplicadas de forma correta.
Esse exercício é uma grande oportunidade para implementar ações que otimizam a fluidez dos processos internos, impactando até na experiência do cliente.
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Liste necessidades não tão visíveis
Veja se há oportunidades de aplicar regras de negócio em outras etapas. Muitas vezes, há falhas que passam imperceptíveis em um primeiro momento e acabam impactando muito a performance da operação.
Lembre-se de que elas são condições, sempre atendem a variáveis. Rever o fluxograma deve ser uma atividade a ser incorporada no seu gerenciamento.
Quais são os benefícios de usá-las?
As vantagens de ter definidas as regras de negócios é que todas as ações dos departamentos serão desenvolvidas fundamentadas nelas. Ou seja, os processos estarão em conformidade com o que a plataforma de negócio espera.
Com a transformação digital e o uso de várias aplicações para automatizar rotinas, é primordial implementar as regras de negócio no desenvolvimento de softwares. Além disso, você tem os seguintes ganhos:
- Alinhamento de informações e padronização;
- Fortalecimento da cultura organizacional (mesmo que alguém não conheça as regras na íntegra, a execução delas transmite a ideia do que a empresa quer e é absorvida de forma inconsciente pelos colaboradores);
- Redução de custos;
- Otimização dos processos por meio de tecnologias mais certeiras, inclusive o atendimento ao cliente.
Neste artigo, você viu que as regras de negócio não são exclusivas do segmento de tecnologia, não é verdade?
Tenha em mente que o formato delas muda conforme o ambiente em que estão. Sempre em softwares, as regras são traduzidas para códigos e fórmulas que restringem alguma variável para que elas possam ser aplicadas.
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- Dashboard e relatórios: com atualizações automáticas de toda a equipe e mais de 75 tipos de indicadores de desempenho;
- Portal do cliente: seu cliente pode consultar o andamento de todos os tickets, criar novas solicitações de atendimento e acessar a base de conhecimento sempre que quiser;
- Automação com gatilhos: crie alertas, estabeleça inúmeras regras de negócios e envie notificações personalizadas, ativadas por situações específicas e preestabelecidas;
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