Uso de chatbots: 4 maneiras de usar a ferramenta para melhorar a comunicação na empresa

Automatizar o atendimento ao cliente é o mais conhecido uso de chatbots, mas não o único. Você sabia que a sua empresa pode ganhar ainda mais, inclusive internamente, com essa ferramenta de autoatendimento? 

Nós já percebemos que algumas mudanças tecnológicas revolucionam o mercado em questão de dias, meses, ou até mesmo horas. E, se tem uma área em que isso ocorreu de forma evidente foi na comunicação dentro das empresas e com os clientes, claro!

Você consegue se lembrar a frequência e o tempo que ficava em ligações pelo telefone fixo há dez anos? E hoje? Foi conferir se ainda existe um telefone fixo na sua casa, ou escritório? Pois é, o modo como interagimos e nos comunicamos com familiares, amigos, colegas de trabalho, marcas e fornecedores se alterou com o surgimento de novas ferramentas. 

Quando falamos das questões comerciais, o uso de chatbots é um exemplo muito claro dessas novas interações. O que talvez você ainda não saiba é que existem tipos de chatbots que abrangem não apenas a comunicação externa com fornecedores e clientes, mas também facilitam o contato interno na empresa. Ótima solução para resolver as dificuldades de comunicação no momento atual de home office, não?

Vamos entender melhor como usar chatbots para se comunicar com fornecedores, clientes e equipes de trabalho?

Conheça os principais usos de chatbots

Como mencionamos, o uso de chatbots já ultrapassou a relação empresa-cliente e se fez muito interessante para tarefas da rotina em home office, atendimento ágil a fornecedores e empresas parceiras. Além, é claro, da comunicação interna. 

Vamos ver cada um destes usos de chatbots?

1. Comunicação com clientes

A comunicação com clientes talvez seja o uso de chatbots mais comum na atualidade. Você, com certeza, já notou que grande parte dos sites comerciais fornecem o atendimento rápido via chatbot. São aquelas janelas que, normalmente, aparecem no canto inferior da tela com frases como:

• Como podemos te ajudar?
• Posso te ajudar?
• Você pode me perguntar “como tirar a segunda via”.

Esse tipo de chatbot para atendimento é uma forma de agilizar a resolução de dúvidas e solicitações básicas, que não precisam, necessariamente, do auxílio de um atendente. O cliente pode, por exemplo, pesquisar a respeito de planos, endereços, formas de contato e, como vimos acima, fazer solicitações simples, como pedir uma segunda via de um boleto.

É uma comunicação com o cliente menos humanizada? Sim, a ideia do uso de chatbots neste caso é exatamente automatizar um processo que não demanda complexidade no atendimento. 

Com essa ferramenta, o cliente aumenta o seu grau de satisfação, pois trata de um atendimento muito mais ágil. Além, é claro, de aumentar a produtividade da sua equipe, que pode se empenhar em solucionar chamados mais complexos e, assim, evitar atrasos e demora no atendimento.

2. Comunicação interna entre equipes e colaboradores

Você já percebeu que os benefícios do uso de chatbots vão muito além do financeiro, certo? Mas, você sabia que essa ferramenta também pode impactar na comunicação interna da sua empresa? Bom, na verdade, já demos esse spoiler no começo do artigo. Mas vamos entender melhor quais setores podem fazer o uso de chatbots internamente entre equipes e colaboradores?

Service desk

O service desk é um uso de chatbots muito útil no setor de tecnologia. Afinal, muitas solicitações de apoio e suporte operacionais podem ser realizadas através dessa ferramenta. Por exemplo:

• Abrir ou encerrar um chamado de conserto;
• Fazer bloqueio ou desbloqueio de acessos e funções;
• Resolução de dúvidas simples;
• E, até mesmo, solicitar a troca ou devolução de algum equipamento.

Com o uso de chatbots no service desk, podemos fazer inúmeras solicitações sem precisar parar toda a rotina para efetuar uma ligação, ou enviar um e-mail, que talvez demore muito mais tempo e seja tão eficiente quanto um chatbot.

Recursos humanos

Não, não estamos sugerindo fazer o uso de chatbots para substituir as funções do RH. A ideia é que algumas solicitações simples sejam realizadas utilizando como meio essa ferramenta. 

O colaborador pode, por exemplo, pesquisar a data das próximas férias, pedir a relação de horas extras e fazer outras consultas sem precisar marcar uma reunião. Com o uso de chatbots no RH, portanto, agilizamos a consulta de informações básicas sem dispor de um profissional para atender cada chamado.

3. Comunicação interna horizontal

Como mencionamos, muitas empresas conseguiram adaptar a rotina de algumas equipes no home office. Isso é extremamente indicado neste momento de isolamento social, mas também pode dificultar as trocas comuns do cotidiano, insights, atualizações e, inclusive, possíveis dúvidas. Solução: automatização! 

Ferramentas como Slack, Trello e WhatsApp são ótimas indicações. Mas também é possível fazer o uso de chatbots, principalmente em empresas que aumentaram o número de vagas e precisam fornecer informação rápida e direta para novos colaboradores.

Ou seja, um chatbot para comunicação dentro das equipes pode funcionar como uma base de conhecimento. Como? O colaborador, em poucas palavras, sinaliza a sua dúvida e pode receber a resposta em segundos, sem precisar aguardar outro membro da equipe estar disponível para auxiliá-lo. 

Saiba mais: pratique a comunicação não violenta e evite mal-entendidos no trabalho.

4. Comunicação com fornecedores

O último uso de chatbots que gostaríamos de citar é o de facilitar e agilizar a comunicação com empresas parceiras e fornecedores. Você pode disponibilizar uma área exclusiva para esse público, com um chatbot específico para atender as dúvidas mais frequentes, como:

• Valores;
• Regras de contrato;
• Cartela de produtos;
• Prazos;
• Boletos.

Bônus: boas práticas para uso e construção de um chatbot

O uso de um chatbot para automatizar o atendimento pode diminuir os custos operacionais, melhorar a produtividade dos agentes e os indicadores de satisfação dos clientes, com um suporte mais rápido e eficiente.

No entanto, quando programado de forma incorreta e com muitas falhas no fluxo de mensagens, a tecnologia pode entregar uma experiência nada agradável ao consumidor. Afinal, ninguém gosta de sentir que está conversando “sozinho”.

Por isso, antes de adotar essa funcionalidade, a empresa precisa ter certeza de que todas as ações serão bem aproveitadas pelo público. Pensando nisso, desenvolvemos um guia completo com boas práticas para uso e construção de um chatbot consistente.

Com ele, você vai aprender:

• Como usar o chatbot estrategicamente no atendimento;
• Criar fluxos de mensagens consistentes; 
• Os benefícios desse canal de atendimento;
• Como avaliar o desempenho do canal:;
• E muito mais!

Preencha o formulário abaixo e aguarde o material no seu e-mail!

Tenha outras ferramentas de contato com o cliente além do chatbot

Se você tinha alguma dúvida do poder da tecnologia e das inovações, hoje, não há mais, certo? Se não tivéssemos a inteligência artificial, a robotização e automação de processos, é muito provável que um cenário de isolamento social causasse ainda mais prejuízo.

Mas, um alerta! O uso de chatbots deve ser feito com cautela e não aconselhamos que seja a sua única ferramenta de contato com clientes, colaboradores e fornecedores. Essa tecnologia é específica para atendimentos simples, rápidos e mais informativos. Não deve, portanto, substituir outros canais mais humanizados, principalmente na comunicação efetiva entre equipes e, claro, em atendimentos mais complexos.

Para evitar comprometer todo o seu atendimento fazendo o uso de chatbots de forma inadequada, nós sugerimos que você realmente invista em um sistema de atendimento ao cliente. E, claro, tenha profissionais gabaritados para te acompanhar nesse processo.

Quer conhecer o melhor sistema de atendimento ao cliente? Então, veja só!

Conheça o MoviBot: o chatbot nativo do sistema Movidesk! 

O MoviBot foi desenvolvido para garantir agilidade e autonomia aos agentes de atendimento, cuidando de tarefas repetitivas e melhorando a experiência de ponta a ponta.  

Além disso, a ferramenta oferece:

• Organização e automação do atendimento via chat: controle os chamados via chat, realize a triagem do atendimento, selecione e qualifique leads e responda as principais dúvidas dos clientes de forma rápida e automática;
• Agilidade para os agentes de atendimento: com a automação de tarefas repetitivas, a equipe de atendimento fica livre para ações onde o contato humano é fundamental;
• Redução do custo operacional: o MoviBot reduz o custo operacional da organização à medida que, mesmo com o crescimento da empresa, diminui a necessidade de contratação de novos agentes; 
• Funcionalidade visual e intuitiva: a ferramenta foi desenvolvida pensando na autonomia de quem for usá-la. Portanto, não demanda conhecimento técnico ou de programação, pois é visual e intuitiva.  

O MoviBot integra as ferramentas do sistema Movidesk. Por isso, para utilizá-lo, basta ativar a função no seu sistema e construir o seu próprio Chatbot de forma manual, com ações de arrastar e preencher. Não é preciso conhecimento técnico ou de programação. 

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