Uso de chatbots: 4 maneiras de usar a ferramenta para melhorar a comunicação na empresa

Os chatbots podem fazer a diferença na sua comunicação com os clientes, na comunicação interna da sua empresa, na comunicação interna horizontal e no contato com os fornecedores. Fique por dentro de todos os benefícios dessa ferramenta!

uso de chatbots

Automatizar o atendimento ao cliente é o mais conhecido uso de chatbots, mas não o único. Você sabia que a sua empresa pode ganhar ainda mais, inclusive internamente, com essa ferramenta de autoatendimento

Nós já percebemos que algumas mudanças tecnológicas revolucionam o mercado em questão de dias, meses, ou até mesmo horas. E, se tem uma área em que isso ocorreu de forma evidente foi na comunicação dentro das empresas e com os clientes, claro!

Você consegue se lembrar a frequência e o tempo que ficava em ligações pelo telefone fixo há dez anos? E hoje? Foi conferir se ainda existe um telefone fixo na sua casa, ou escritório? Pois é, o modo como interagimos e nos comunicamos com familiares, amigos, colegas de trabalho, marcas e fornecedores se alterou com o surgimento de novas ferramentas. 

Quando falamos das questões comerciais, o uso de chatbots é um exemplo muito claro dessas novas interações. O que talvez você ainda não saiba é que existem tipos de chatbots que abrangem não apenas a comunicação externa com fornecedores e clientes, mas também facilitam o contato interno na empresa. Ótima solução para resolver as dificuldades de comunicação no momento atual de home office, não?

Vamos entender melhor como usar chatbots para se comunicar com fornecedores, clientes e equipes de trabalho?

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Seu cliente já está em todos os canais. Será que a sua empresa está preparada para isso?

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Conheça os principais usos de chatbots

Como mencionamos, o uso de chatbots já ultrapassou a relação empresa-cliente e se fez muito interessante para tarefas da rotina em home office, atendimento ágil a fornecedores e empresas parceiras. Além, é claro, da comunicação interna. 

Vamos ver cada um destes usos de chatbots?

1. Comunicação com clientes

A comunicação com clientes talvez seja o uso de chatbots mais comum na atualidade. Você, com certeza, já notou que grande parte dos sites comerciais fornecem o atendimento rápido via chatbot. São aquelas janelas que, normalmente, aparecem no canto inferior da tela com frases como:

  • Como podemos te ajudar?
  • Posso te ajudar?
  • Você pode me perguntar “como tirar a segunda via”.

Esse tipo de chatbot para atendimento é uma forma de agilizar a resolução de dúvidas e solicitações básicas, que não precisam, necessariamente, do auxílio de um atendente. O cliente pode, por exemplo, pesquisar a respeito de planos, endereços, formas de contato e, como vimos acima, fazer solicitações simples, como pedir uma segunda via de um boleto.

É uma comunicação com o cliente menos humanizada? Sim, a ideia do uso de chatbots neste caso é exatamente automatizar um processo que não demanda complexidade no atendimento. 

Com essa ferramenta, o cliente aumenta o seu grau de satisfação, pois trata de um atendimento muito mais ágil. Além, é claro, de aumentar a produtividade da sua equipe, que pode se empenhar em solucionar chamados mais complexos e, assim, evitar atrasos e demora no atendimento.

Produtividade em equipes de atendimento e engajamento profissional

2. Comunicação interna entre equipes e colaboradores

Você já percebeu que os benefícios do uso de chatbots vão muito além do financeiro, certo? Mas, você sabia que essa ferramenta também pode impactar na comunicação interna da sua empresa? Bom, na verdade, já demos esse spoiler no começo do artigo. Mas vamos entender melhor quais setores podem fazer o uso de chatbots internamente entre equipes e colaboradores?

Service desk

O service desk é um uso de chatbots muito útil no setor de tecnologia. Afinal, muitas solicitações de apoio e suporte operacionais podem ser realizadas através dessa ferramenta. Por exemplo:

  • Abrir ou encerrar um chamado de conserto;
  • Fazer bloqueio ou desbloqueio de acessos e funções;
  • Resolução de dúvidas simples;
  • E, até mesmo, solicitar a troca ou devolução de algum equipamento.

Com o uso de chatbots no service desk, podemos fazer inúmeras solicitações sem precisar parar toda a rotina para efetuar uma ligação, ou enviar um e-mail, que talvez demore muito mais tempo e seja tão eficiente quanto um chatbot.

Recursos humanos

Não, não estamos sugerindo fazer o uso de chatbots para substituir as funções do RH. A ideia é que algumas solicitações simples sejam realizadas utilizando como meio essa ferramenta. 

O colaborador pode, por exemplo, pesquisar a data das próximas férias, pedir a relação de horas extras e fazer outras consultas sem precisar marcar uma reunião. Com o uso de chatbots no RH, portanto, agilizamos a consulta de informações básicas sem dispor de um profissional para atender cada chamado.

3. Comunicação interna horizontal

Como mencionamos, muitas empresas conseguiram adaptar a rotina de algumas equipes no home office. Isso é extremamente indicado neste momento de isolamento social, mas também pode dificultar as trocas comuns do cotidiano, insights, atualizações e, inclusive, possíveis dúvidas. Solução: automatização! 

Ferramentas como Slack, Trello e WhatsApp são ótimas indicações. Mas também é possível fazer o uso de chatbots, principalmente em empresas que aumentaram o número de vagas e precisam fornecer informação rápida e direta para novos colaboradores.

Ou seja, um chatbot para comunicação dentro das equipes pode funcionar como uma base de conhecimento. Como? O colaborador, em poucas palavras, sinaliza a sua dúvida e pode receber a resposta em segundos, sem precisar aguardar outro membro da equipe estar disponível para auxiliá-lo. 

Saiba mais: pratique a comunicação não violenta e evite mal-entendidos no trabalho.

4. Comunicação com fornecedores

O último uso de chatbots que gostaríamos de citar é o de facilitar e agilizar a comunicação com empresas parceiras e fornecedores. Você pode disponibilizar uma área exclusiva para esse público, com um chatbot específico para atender as dúvidas mais frequentes, como:

  • Valores;
  • Regras de contrato;
  • Cartela de produtos;
  • Prazos;
  • Boletos.

Tenha outras ferramentas de contato com o cliente além do chatbot

Se você tinha alguma dúvida do poder da tecnologia e das inovações, hoje, não há mais, certo? Se não tivéssemos a inteligência artificial, a robotização e automação de processos, é muito provável que um cenário de isolamento social causasse ainda mais prejuízo.

Mas, um alerta! O uso de chatbots deve ser feito com cautela e não aconselhamos que seja a sua única ferramenta de contato com clientes, colaboradores e fornecedores. Essa tecnologia é específica para atendimentos simples, rápidos e mais informativos. Não deve, portanto, substituir outros canais mais humanizados, principalmente na comunicação efetiva entre equipes e, claro, em atendimentos mais complexos.

Para evitar comprometer todo o seu atendimento fazendo o uso de chatbots de forma inadequada, nós sugerimos que você realmente invista em um sistema de atendimento ao cliente. E, claro, tenha profissionais gabaritados para te acompanhar nesse processo.

Quer conhecer o melhor sistema de atendimento ao cliente? Então, veja só!

Sistema de atendimento ao cliente da Movidesk

O sistema de atendimento ao cliente da Movidesk pode ajudar você com:

  • Integração com e-mail: transforme solicitações feitas por e-mail em tickets e tenha acesso ao histórico de atendimento de cada cliente;
  • Dashboard e relatórios: com atualizações automáticas de toda a equipe e mais de 75 tipos de indicadores de desempenho;
  • Portal do cliente: seu cliente pode consultar o andamento de todos os tickets, criar novas solicitações de atendimento e acessar a base de conhecimento sempre que quiser;
  • Automação com gatilhos: crie alertas, estabeleça inúmeras regras de negócios e envie notificações personalizadas, ativadas por situações específicas e preestabelecidas.

Você deve ter notado que o conjunto de funcionalidades visa otimizar todo o processo de atendimento ao cliente de forma a torná-lo mais simples, eficiente e produtivo. O que, naturalmente, reflete na satisfação do cliente

Tem receio de trocar de sistema, ou investir em uma nova ferramenta? Então, você tem algo em comum com a gigante empresa alemã, Hamburg Süd. Veja abaixo um pouco mais sobre essa história.

Como a Hamburg Süd resolve 80% dos atendimentos no primeiro contato com o cliente usando o nosso sistema

A transportadora marítima de mercadorias Hamburg Süd percebeu a necessidade de um melhor controle do fluxo de atendimento ao cliente durante seu processo de digitalização e automação de processos. De acordo com o gerente regional de processos, Leandro Menezes, era preciso investir em uma ferramenta que garantisse um atendimento diferenciado e de excelência para cada um de seus clientes (o personal touch).

Depois de muito analisar, a empresa chegou à conclusão de que o sistema Movidesk oferecia o melhor custo-benefício. E, cá entre nós, estava certa!

O resultado foi uma melhora nos indicadores, principalmente na resolução no primeiro contato. Hoje, a empresa consegue que, em média, 80% dos atendimentos sejam resolvidos já no primeiro contato com o cliente, e isso acontece dentro do SLA. Ou seja, este primeiro contato é realizado em menos de 8 horas a partir da abertura do chamado. 

Isso gerou impactos extremamente positivos na experiência do cliente e na produtividade da equipe da Hamburg Süd. 

E você, gostaria de ter acesso a mais informações e saber tudo o que podemos fazer para revolucionar a sua forma de atendimento? Então, é só clicar no banner abaixo!

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