Gerenciamento de rotina de trabalho: confira 8 passos para se tornar mais produtivo

Sabe o que grandes empreendedores têm em comum? Aprenderam a importância do planejamento e gerenciamento da rotina de trabalho de uma forma tão extraordinária que, além de administrar bem os negócios, sobra tempo para fazer networking, se atualizar e dar atenção para a família. 

Todos nós somos capazes de manter o foco na produtividade. Isso é extremamente importante, pois o que fazemos todos os dias se transforma em hábito. Significa que comportamentos corretos levam a hábitos corretos que, por sua vez, resultam em sucesso. 

Se você quer focar no gerenciamento de rotina de trabalho e melhorar o fluxo de produtividade, continue a leitura para saber como colocar isso na prática e quais os benefícios. 

Como fazer um melhor gerenciamento da sua rotina de trabalho

Melhore o seu desempenho com as seguintes dicas:

1. Mantenha o ambiente de trabalho em ordem 

Uma área de trabalho bagunçada, cheia de arquivos e pastas não classificadas, provavelmente resulta em pilhas de papel na sua mesa. 

Portanto, desenvolva um sistema de pastas e subpastas e faça uso de etiquetas claras e diretas. Faça o mesmo com arquivos digitais. Designe sua área de trabalho como apenas um local temporário para armazenamento de arquivos. 

No fim da semana, coloque os itens não armazenados nos lugares correspondentes. Dá para economizar muito tempo quando você sabe onde encontrar o que está procurando, acredite.

Além disso, personalize o seu ambiente para se inspirar. Crie um quadro bem-humorado com seus objetivos e sonhos, encontre uma imagem bonita em cores energizantes, coloque sua foto favorita ou simplesmente motive-se com uma mensagem poderosa.

Outra valiosa dica é estudar diferentes métodos de gerenciamento de rotina de trabalho, como o Kanban, utilizado cada vez mais por quem quer sistematizar o seu fluxo de trabalho. O Trello também é uma ótima ferramenta de organização pessoal, assim como de trabalho

2. Faça uma lista de tarefas e priorize as mais importantes

É muito importante saber tudo o que tem de ser feito, concorda? Então, faça um brainstorming das tarefas necessárias ao longo do dia. Não se preocupe em gerenciar a sua rotina de trabalho nessa etapa. Apenas pense nos seus compromissos, desde os mais simples aos complexos.

Organize as ações urgentes no topo da lista ou marque-as com uma cor diferente. Pode ser que algumas precisem ser executadas em uma sequência específica ou juntas. Por exemplo: desligar todos os aparelhos, ativar o alarme de segurança, checar as últimas demandas e outras. Nesse caso, percorra a lista e agrupe tarefas relacionadas.

Por isso que também recomendamos que você crie um workflow, ou fluxo de trabalho. Com um sistema em que você sabe o momento exato de agir e quais tarefas são as mais relevantes, você cria espaço para mais eficiência e produtividade. Quer saber mais dessa técnica? É só dar um play no vídeo abaixo!

3. Realize as tarefas mais complicadas primeiro

Nós temos a tendência natural de evitar coisas difíceis. Tudo bem, faz parte da natureza humana. O que não é natural é evitar atividades desafiadoras (ou mesmo as que você simplesmente não gosta de fazer) a ponto de se sentir doente e ansioso, passando os dias com medo.

Considere que, se reunir toda a sua coragem e enfrentar os compromissos mais assustadores logo no começo da manhã, você vai se sentir realizado pelo resto do tempo e muito mais motivado para continuar.

Se usa um aplicativo ou software para ajudá-lo com o gerenciamento da sua rotina de trabalho, já está um passo à frente da concorrência. A tecnologia oferece diversos recursos inteligentes e lógicos para priorizar e aumentar a sua produtividade no trabalho.

Afinal de contas, não adianta a empresa cobrar do colaborador produtividade, sem fornecer instrumentos necessários para monitorar o desenvolvimento das tarefas, compartilhar o andamento de projetos e facilitar atividades repetitivas.

Se você trabalha com atendimento ao cliente, por exemplo, uma ferramenta de comunicação pode ser o diferencial que você busca para atender mais e melhor. 

Você ainda não tem um sistema de atendimento assim? Então, conheça um pouco mais sobre o sistema Movidesk (Zenvia Service) e prepare a sua empresa para encantar ainda mais!

Sistema de atendimento ao cliente da Movidesk (Zenvia Service)

O sistema de atendimento ao cliente da Movidesk (Zenvia Service), portanto, pode ajudar você com:

• Integração com e-mail: transforme solicitações feitas por e-mail em tickets e tenha acesso ao histórico de atendimento de cada cliente;
• Dashboard e relatórios: com atualizações automáticas de toda a equipe e mais de 75 tipos de indicadores de desempenho;
• Portal do cliente: seu cliente pode consultar o andamento de todos os tickets, criar novas solicitações de atendimento e acessar a base de conhecimento sempre que quiser;
• Automação com gatilhos: crie alertas, estabeleça inúmeras regras de negócios e envie notificações personalizadas, ativadas por situações específicas e preestabelecidas.

Como você pôde notar, esse conjunto de funcionalidades visa otimizar toda a estrutura de atendimento ao cliente da sua empresa. Assim ficou muito mais fácil evitar a procrastinação, não é mesmo? Então comece agora seu teste grátis! 

4. Elimine possíveis distrações

Celular, mensagens instantâneas, mídias sociais e navegação na internet em geral são grandes distrações, mas não são as únicas. Pausas em excesso para o cafezinho ou conversas demoradas com colegas no corredor da empresa também reduzem significativamente a produtividade. 

Portanto, defina um tempo específico para pequenos intervalos. Desligue todos os dispositivos que possam distrair a conclusão das tarefas ou desabilite as notificações para não virar refém do smartphone.

5. Não fique pensando na totalidade da sua lista de tarefas

Uma das maneiras mais rápidas de se sobrecarregar é pensar em sua enorme lista de tarefas. Então, fuja desse tipo de pensamento para não cair na armadilha da procrastinação no trabalho.

Se isso acontecer, saiba que tudo o que você pode fazer é se concentrar na exclusiva tarefa à sua frente. Olhe para a única e solitária tarefa. Um passo de cada vez, vamos, respire. 

6. Aprenda a dizer “não”

Comprometer muito tempo nos ensina a lidar com vários compromissos e gerenciar nossa rotina de trabalho ou até mesmo pessoal. Isso pode ser ótimo. Acontece que é um passo para você levar isso longe demais e exagerar na dose.

Em algum momento, você vai ter que aprender a recusar propostas. Afinal, não dá para abraçar o mundo com as mãos. Seu objetivo deve ser assumir apenas os compromissos pelos quais realmente são importantes para o crescimento da empresa. 

7. Durma pelo menos entre 7 a 8 horas

Algumas pessoas pensam que sacrificar o sono é uma boa solução para melhorar a produtividade ou prolongar algumas horas extras durante o dia. Só que não é bem assim. 

A maioria de nós precisa de 7 a 8 horas de sono para que corpo e mente funcionem da melhor maneira possível. Você sabe se está recebendo o suficiente. Escute seu corpo e jamais subestime o valor de uma boa noite de sono.

8. Coma alimentos saudáveis e faça exercícios regularmente

Muitos estudos associam um estilo de vida saudável à produtividade no trabalho. Semelhante a dormir o suficiente, comer de forma saudável e praticar exercícios físicos aumenta os níveis de energia, limpa a mente e permite que você se concentre com mais facilidade.

Não se esqueça de que as pausas são essenciais para o cérebro humano e uma tensão contínua congela a capacidade de raciocínio após um determinado período de tempo. Ou seja, também é importante descansar.

Entenda os principais benefícios no gerenciamento da rotina de trabalho

Confira por que é bom ser um profissional sistematizado.

O tempo é melhor gerenciado

Quando você segue um padrão de atividades, é como marcar uma lista de tarefas e riscar uma a uma conforme são concluídas. A atenção aos itens importantes reduz distrações e otimiza o tempo.

Ao adotar um plano específico para o dia, semana ou até mês, fica mais fácil atingir seus objetivos e manter a vida em ordem.

Você ganha autodisciplina

Desenvolver a autodisciplina nem sempre é fácil, mas basta começar a organizar a rotina de trabalho que, dentro de pouco tempo, o fluxo vai acontecer naturalmente. 

Ou seja, você abandona velhos costumes e mantém um padrão produtivo de trabalho. Isso também se aplica a comportamentos, pensamentos, emoções, relacionamentos e outros aspectos da sua vida. 

O foco também é aperfeiçoado

O fato de se concentrar apenas nas coisas que precisam ser feitas é porque você está realmente focado. Como resultado, seu trabalho é tranquilo, eficiente e ágil.

Graças aos hábitos regulares e à autodisciplina, é possível ver claramente quando as coisas fogem do controle. Quando isso acontece, basta reorganizar a agenda.

Viu como é fácil gerenciar a rotina de trabalho e melhorar a produtividade? 

Mantenha o seu ambiente em ordem, faça uma lista de tarefas com destaque para as mais relevantes, elimine possíveis distrações para não perder tempo e cuide da sua saúde física e mental. 

Ademais, não se esqueça da ajuda que tecnologias como as da Movidesk (Zenvia Service) podem lhe dar para aprimorar a comunicação no ambiente de trabalho. Faça seu teste grátis e veja como é fácil evitar a procrastinação com a nossa ferramenta!