Saiba como evitar a procrastinação no trabalho na sua equipe

Para garantir que a sua equipe seja produtiva, você deve criar senso de urgência, adotar boas ferramentas, aprimorar a comunicação interna, entre outras coisas. Conheça outras técnicas neste post!

procrastinação no trabalho

A procrastinação no trabalho promove uma série de prejuízos, tanto aos talentos quanto à empresa, como a redução da produtividade, o aumento do estresse e a sensação de culpa. Em suma, a procrastinação significa adiar o que precisa ser feito, deixando tudo para depois.

Há muitos fatores psicológicos que ajudam a explicar a procrastinação. A desmotivação é um ótimo exemplo, e a distração e preguiça, também. Outro fator relevante é a percepção do colaborador de que o que precisa ser feito não é seu encargo, como “isso não é comigo”.

Nos tópicos seguintes, destacamos como evitar a procrastinação no trabalho e garantir que sua equipe entregue tarefas no prazo correto. Portanto, continue a leitura com atenção!

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Como evitar a procrastinação no trabalho

Crie um forte senso de urgência

Em primeiro lugar, é preciso entender que parte do problema resulta do baixo senso de urgência. Quando os colaboradores começam a pensar que algo pode ser feito no outro dia ou na semana seguinte, é possível que o trabalho seja adiado.

Tendo isso em vista, o mais adequado é criar um forte senso de urgência. Diga que tudo pode ser feito em algumas horas, dias ou semanas de trabalho duro. Também deixe claro que não é aceitável que se atrase coisas importantes, muito menos que sejam postergadas.

Para que o senso de urgência fique evidente, comece a trabalhar com períodos mais curtos e garanta que todos os talentos saibam qual o prazo máximo para suas entregas. Em seguida, monitore o que está sendo feito e, de tempos em tempos, lembre-os do resultado desejado.

Adote ferramentas de fácil visualização

Por vezes, a procrastinação acontece por falta de tato. Os profissionais não conseguem ter uma visão clara sobre o prazo das suas tarefas, nem mesmo sobre o progresso que foi feito e que ainda é preciso fazer. Para mudar isso, conte com ferramentas visuais.

O Kanban é um ótimo exemplo. Esse método divide as tarefas em três principais: a fazer, fazendo e feito. Tais tarefas, então, são expostas em um quadro físico ou dashboard à vista dos talentos. Desse modo, eles terão facilidade em visualizar o progresso das suas atividades.

Outro ótimo exemplo é o gráfico de Gantt. Nesse caso, o progresso das tarefas é sinalizado por meio de barras horizontais, que devem ser coloridas à medida que a tarefa avança, até que chegue no seu término. Logo, os colaboradores terão um maior nível de controle.

Aprimore a comunicação interna

A comunicação é um elemento crucial ao trabalho. Se os colegas de trabalho e líderes não se comunicam, o número de erros e problemas diários tende a aumentar. De igual modo, a procrastinação pode se tornar maior, afinal, os ruídos afetam os prazos de entrega.

Para melhorar a comunicação, comece com uma ação de conscientização de que o assunto é importante. Mostre os benefícios da comunicação diária, assim como os malefícios da sua ausência. Aproveite para lembrar que o compromisso deve partir dos líderes.

Também é importante adotar canais que facilitem o diálogo. Existem muitos e o melhor pode variar de acordo com o perfil da sua equipe e o orçamento disponível. Bons exemplos são: murais de recados, aplicativos mobile, softwares especializados e redes sociais.

Estabeleça metas claras e atribuíveis

Outro ponto importante é o trabalho com metas. Não basta dizer o que precisa ser feito e esperar que os profissionais entreguem grandes resultados. É necessário ir além, definir metas que orientem todo o time, expliquem o que precisa ser feito e como.

Nesse caso, é essencial que a meta atenda ao padrão SMART, que consiste em um acrônimo de cinco palavras do inglês. Seguindo essa premissa, boas metas devem ser:

  • Specific: específicas para que todos entendam;
  • Measurable: mensuráveis, isto é, baseadas em números;
  • Attainable: atingível pelo profissional ou equipe;
  • Relevant: relevante para o crescimento da empresa;
  • Time-based: baseada no tempo, ou melhor, com período claro.

Ao criar uma meta específica, não se esqueça de deixar claro quem é o responsável pelo seu cumprimento. Quando uma meta não explica quem é o seu responsável, tende a ser posta em segundo plano, o que resulta em mais procrastinação e baixa eficiência operacional.

Ofereça feedbacks periódicos

Feedback é um termo do inglês e significa “retorno de informação”. É uma espécie de conversa com o profissional ou equipe para explicar seus pontos fortes e fracos, assim como direcioná-lo no alcance de resultados mais satisfatórios.

Então, aproveite para oferecer feedbacks aos colaboradores, especialmente no que diz respeito a potenciais atitudes de descuido com prazos ou padrões de qualidade. Dessa maneira, você pode revelar que está observando suas atitudes diárias e que está disposto a ajudar.

Uma dica: tente oferecer feedbacks equilibrados, revezando críticas e elogios. Você pode começar com um elogio, depois partir para uma crítica construtiva e então finalizar com uma orientação para o futuro. Assim, terá mais chances de êxito.

Some asas ao espírito de equipe

Quando uma tarefa depende de um único colaborador, é fácil monitorar seu progresso e cobrar o principal envolvido. Por outro lado, quando depende da equipe, a responsabilidade parece mais difusa e a cobrança se torna um pouco mais complicada.

Quando uma equipe não é unida, seus membros tentam empurrar tarefas e ficar apenas com o que é mais prazeroso e lucrativo. Essa postura do tipo “não é meu dever” gera danos à empresa, ao time de trabalho e às próprias relações interpessoais.

Portanto, nesse caso, aproveite para dar asas ao espírito de equipe. Ofereça dinâmicas para que os talentos sintam-se cada vez mais próximos e entendam que o trabalho diário é conjunto, depende de todos. Jogos empresariais também podem ajudar.

Recompense os profissionais assíduos

Por fim, lembre-se de recompensar os profissionais conforme os seus resultados. Logo, se alguns talentos são engajados e entregam suas tarefas sempre no prazo, aproveite para oferecer bonificações financeiras, premiações e até promoções na carreira.

Desse modo, você poderá mostrar que a assiduidade no cumprimento das tarefas é valorizada e que todos os profissionais devem se comprometer com isso.

Tenha sempre em mente que a procrastinação no trabalho gera prejuízos tanto à empresa quanto aos profissionais e equipes. Exatamente por isso, precisa ser gerenciada com acerto. Aproveite para melhorar sua comunicação interna, adotar ferramentas visuais, oferecer feedbacks aos talentos e premiar os mais engajados.

Gostou do nosso artigo e quer aprender mais conosco? Entenda como aumentar a produtividade da sua equipe de trabalho!

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