Como evitar a procrastinação no trabalho: 7 dicas infalíveis

A procrastinação no trabalho promove uma série de prejuízos, tanto aos talentos quanto à empresa, como a redução da produtividade, o aumento do estresse e a sensação de culpa. Em suma, a procrastinação no trabalho significa adiar o que precisa ser feito, deixando tudo para depois.

Há muitos fatores psicológicos que ajudam a explicar a procrastinação no trabalho. A desmotivação é um ótimo exemplo, a distração e a preguiça, também. Outro fator relevante é a percepção do colaborador de que o que precisa ser feito não é seu encargo, como: isso não é comigo.

Nos tópicos seguintes, destacamos como evitar a procrastinação no trabalho e garantir que sua equipe entregue tarefas no prazo correto. Portanto, continue a leitura com atenção!

7 dicas de como evitar a procrastinação no trabalho

Responda com sinceridade, quais exemplos de procrastinação no trabalho são habituais para você?

• Hum… Mais tarde eu resolvo isso, é uma tarefa rápida;
• Tenho ainda duas horas para entregar esse projeto, começo daqui a pouco;
• Esse cliente não tem tanto apego a prazos, posso deixá-lo para um outro momento;
• Isso não é exatamente a minha função, não é mesmo?

Se você respondeu que comete esses exemplos de procrastinação no trabalho com regularidade, temos um problema! E pior, ele pode ser agravado dependendo do formato de trabalho que você possui.

A pandemia do novo coronavírus trouxe, dentre tantas alterações, a implementação do home office. E, claro, uma das preocupações foi o aumento da procrastinação no trabalho. Afinal, os gestores teriam mais dificuldade em monitorar seus colaboradores.

Já falamos por aqui sobre como implantar o home office com eficiência, mas, com a prática, conseguimos desenvolver mais algumas dicas preciosas de como evitar procrastinação no trabalho remoto e, inclusive, no presencial.

Talvez você esteja pensando: É responsabilidade do colaborador saber como evitar a procrastinação no trabalho, e não da empresa.

Um bom líder consegue construir uma cultura organizacional para incentivar a produtividade e minimizar a procrastinação no trabalho. Se a empresa tem como lema o aproveitamento do tempo, todos saem ganhando. 

Afinal, o colaborador consegue bater suas metas com mais facilidade, sem o estresse do atraso. Os gestores podem seguir o cronograma, sem precisar cobrar ou passar por situações desgastantes. 

Vamos ver, então, quais são essas dicas de como evitar a procrastinação no trabalho?

Crie um forte senso de urgência

Em primeiro lugar, é preciso entender que parte do problema da procrastinação no trabalho resulta do baixo senso de urgência. Quando os colaboradores começam a pensar que algo pode ser feito no outro dia ou na semana seguinte, é possível que o trabalho seja adiado.

Tendo isso em vista, o mais adequado é criar um forte senso de urgência. Diga que tudo pode ser feito em algumas horas, dias ou semanas de trabalho duro. Também deixe claro que não é aceitável que se atrase coisas importantes, muito menos que sejam postergadas.

Para que o senso de urgência fique evidente, comece a trabalhar com períodos mais curtos e garanta que todos os talentos saibam qual o prazo máximo para suas entregas. Em seguida, monitore o que está sendo feito e, de tempos em tempos, lembre-os do resultado desejado.

Adote ferramentas que facilitem o monitoramento

Por vezes, a procrastinação no trabalho acontece por dificuldade de monitoramento. Os profissionais não conseguem ter uma visão clara sobre o prazo das suas tarefas, nem mesmo sobre o progresso que foi feito e que ainda é preciso fazer. Para mudar isso, conte com ferramentas simples de gerenciamento.

O Kanban é um ótimo exemplo para acompanhar e monitorar a rotina de trabalho. Esse método divide as tarefas em três principais: a fazer, fazendo e feito. Tais tarefas, então, são expostas em um quadro físico ou dashboard à vista dos talentos. Desse modo, eles terão facilidade em visualizar o progresso das suas atividades.

Outro ótimo exemplo é o gráfico de Gantt. Nesse caso, o progresso das tarefas é sinalizado por meio de barras horizontais, que devem ser coloridas à medida que a tarefa avança, até que chegue no seu término. Logo, os colaboradores terão um maior nível de controle.

Aprimore a comunicação interna

A comunicação interna é um elemento crucial ao trabalho. Se os colegas e líderes não se comunicam, o número de erros e problemas diários tende a aumentar. De igual modo, a procrastinação no trabalho pode se tornar maior, afinal, os ruídos afetam os prazos de entrega.

Para melhorar a comunicação, comece com uma ação de conscientização de que o assunto é importante. Mostre os benefícios da comunicação diária, assim como os malefícios da sua ausência. Aproveite para lembrar que o compromisso deve partir dos líderes.

Também é importante adotar canais que facilitem o diálogo. Existem muitos e a escolha pode variar de acordo com o perfil da sua equipe e o orçamento disponível. Bons exemplos são: murais de recados, aplicativos mobile, softwares especializados e redes sociais.

4. Estabeleça metas claras e atribuíveis

Outro dica incrível de como evitar a procrastinação no trabalho é estipular metas. Não basta dizer o que precisa ser feito e esperar que os profissionais entreguem grandes resultados. É necessário ir além, definir metas que orientem todo o time, expliquem o que precisa ser feito e como.

Nesse caso, é essencial que a meta atenda ao padrão SMART, que consiste em um acrônimo de cinco palavras do inglês. Seguindo essa premissa, boas metas devem ser:

• Specific: específicas para que todos entendam;
• Measurable: mensuráveis, isto é, baseadas em números;
• Attainable: atingível pelo profissional ou equipe;
• Relevant: relevante para o crescimento da empresa;
• Time-based: baseada no tempo, ou melhor, com período claro.

Ao criar uma meta específica, não se esqueça de deixar claro quem é o responsável pelo seu cumprimento. Quando uma meta não explica quem é o seu responsável, tende a ser posta em segundo plano, o que resulta em mais procrastinação no trabalho e baixa eficiência operacional.

Ofereça feedbacks periódicos

Feedback é um termo do inglês e significa “retorno de informação”. É uma espécie de conversa com o profissional ou equipe para explicar seus pontos fortes e fracos, assim como direcioná-lo no alcance de resultados mais satisfatórios.

Então, aproveite para oferecer feedbacks aos colaboradores, especialmente no que diz respeito a potenciais atitudes de descuido com prazos ou padrões de qualidade. Dessa maneira, você pode revelar que está observando suas atitudes diárias e que está disposto a ajudar.

Uma dica: tente oferecer feedbacks equilibrados, revezando críticas e elogios. Você pode começar com um elogio, depois partir para uma crítica construtiva e então finalizar com uma orientação para o futuro. Assim, terá mais chances de êxito.

Some asas ao espírito de equipe

Quando uma tarefa depende de um único colaborador, é fácil monitorar seu progresso e cobrar o principal envolvido. Por outro lado, quando depende da equipe, a responsabilidade parece mais difusa e a cobrança se torna um pouco mais complicada, aumentando, assim, as chances de procrastinação no trabalho.

Quando uma equipe não é unida, seus membros tentam empurrar tarefas e ficar apenas com o que é mais prazeroso e lucrativo. Essa postura do tipo “não é meu dever” gera danos à empresa, ao time de trabalho e às próprias relações interpessoais.

Portanto, nesse caso, aproveite para dar asas ao espírito de equipe. Ofereça dinâmicas para que os talentos sintam-se cada vez mais próximos e entendam que o trabalho diário é conjunto e depende de todos. Jogos empresariais também podem ajudar a evitar os principais exemplos de procrastinação no trabalho.

Recompense os profissionais assíduos

Por fim, lembre-se de recompensar os profissionais conforme os seus resultados. Logo, se alguns talentos são engajados e entregam suas tarefas sempre no prazo, aproveite para oferecer bonificações financeiras, premiações e até promoções na carreira.

Desse modo, você poderá mostrar que a assiduidade no cumprimento das tarefas é valorizada e que todos os profissionais devem se comprometer com isso.

Tenha sempre em mente que a procrastinação no trabalho gera prejuízos tanto à empresa quanto aos profissionais e equipes. Exatamente por isso, precisa ser gerenciada com acerto. Aproveite para melhorar sua comunicação corporativa, adotar ferramentas visuais, oferecer feedbacks aos talentos e premiar os mais engajados.

Ah! Mas não esqueça das ferramentas adequadas, ok? Não adianta a empresa cobrar do colaborador produtividade, sem fornecer instrumentos necessários para monitorar o desenvolvimento das tarefas, compartilhar o andamento de projetos e facilitar atividades repetitivas.

Você ainda não tem um sistema de atendimento assim? Então, conheça um pouco mais sobre o sistema Movidesk e prepare a sua empresa para encantar ainda mais!

Sistema de atendimento ao cliente da Movidesk

O sistema de atendimento ao cliente da Movidesk, portanto, pode ajudar você com:

• Integração com e-mail: transforme solicitações feitas por e-mail em tickets e tenha acesso ao histórico de atendimento de cada cliente;
• Dashboard e relatórios: com atualizações automáticas de toda a equipe e mais de 75 tipos de indicadores de desempenho;
• Portal do cliente: seu cliente pode consultar o andamento de todos os tickets, criar novas solicitações de atendimento e acessar a base de conhecimento sempre que quiser;
• Automação com gatilhos: crie alertas, estabeleça inúmeras regras de negócios e envie notificações personalizadas, ativadas por situações específicas e preestabelecidas.

Você deve ter notado que o conjunto de funcionalidades visa otimizar toda a estrutura de atendimento ao cliente da sua empresa. Desta forma, seus colaboradores não terão desculpas para procrastinar, não é mesmo?

Foi exatamente o que a PG Mais conseguiu notar entre seus colaboradores, com o sistema Movidesk eles conseguiram atender uma demanda de 4 mil chamados por mês. Como? Entenda melhor o case!

PG Mais: Como a empresa conseguiu atender uma demanda de 4 mil chamados por mês com um sistema intuitivo e simples?

A PG Mais integra e desenvolve soluções em canais de relacionamento e gestão de conhecimento há mais de 10 anos. Liderada por Paulo Gastão, profissional com mais de 30 anos de experiência no mercado de cobrança e crédito, a empresa conta com 170 colaboradores e mais de 300 clientes, e tem como principal meta a satisfação de seus consumidores.

Em 2016, Gastão sentiu a necessidade de contratar um novo sistema de atendimento, algo que trouxesse mais organização para os processos e o ajudasse a ganhar tempo na área de suporte. A grande questão era que a empresa precisaria substituir um sistema próprio, mas sem tempo hábil para capacitar seus colaboradores para lidar com uma ferramenta muito complexa.

Foi então que a PG Mais encontrou o sistema Movidesk. Conseguimos, juntos, organizar os processos de atendimento e centralizar o armazenamento de dados, e isso facilitou a distribuição das informações com toda a equipe. Evitando, assim, que a dificuldade de controle e monitoramento incentivasse a procrastinação no trabalho.

Resultado? 3,5 bilhões de atendimentos e a empresa conseguiu aumentar em 30% a satisfação geral de seus clientes. Incrível, não?

E você, gostaria de alcançar ótimos resultados também? Clique no banner abaixo, teste o Movidesk grátis por 7 dias e confirme todos os benefícios do sistema.