Como melhorar a comunicação interna com a ajuda de um help desk

A comunicação interna é essencial para que a empresa alcance seus objetivos. Por isso, separamos algumas dicas para te ajudar a melhorar a interação com a ajuda de um help desk!

Como melhorar a comunicação interna?

O diálogo dentro de uma empresa não é brincadeira, viu? Se ele não flui bem, os colaboradores ficam desmotivados, a produtividade cai e os objetivos do negócio não são alcançados. Mas, então, como melhorar a comunicação interna para que situações como essas não aconteçam?

Muitos dos problemas de comunicação interna surgem pela falta de integração entre os setores da empresa. E-mails que não são respondidos porque ficaram perdidos no meio do fluxo, informações desencontradas que geram retrabalho, demora no atendimento dos clientes por falta de informações, entre tantos outros problemas, acabam impactando na produtividade dos colaboradores e no clima do ambiente organizacional.

Mas, se você está aqui, provavelmente já percebeu algum problema do tipo na sua empresa, né? A boa notícia é que um sistema de help desk pode te ajudar a reverter essas situações! Continue lendo o nosso texto e descubra o que faz uma ferramenta dessas, quais seus benefícios e como melhorar a comunicação interna com a sua utilização. Boa leitura! 🤓

O que é um help desk?

O help desk é um sistema que centraliza todos os contatos feitos entre o cliente e o suporte de uma empresa. Isso porque ele integra todos os canais de comunicação da companhia, como e-mails, formulários, chats, etc. Assim, os agentes de atendimento podem trabalhar dentro de uma única ferramenta.

Além de integrar os canais de comunicação, existem sistemas que organizam essas demandas em um quadro Kanban. Com esse método é possível classificar todas as solicitações por ordem de prioridade e execução, de maneira que todo o time possa ver o que está sendo feito, o que já foi finalizado e o que deve ser executado em seguida.

Ok, mas o que isso tem a ver com a comunicação interna? Eu explico. Assim como o sistema otimiza o diálogo entre o cliente e a empresa, ele pode fazer isso entre os seus colaboradores. Soluções de help desk disponibilizam diversos recursos que podem ser facilmente adaptados para promover a integração entre os diferentes setores. Alguns dos benefícios que essa ferramenta oferece são:

  • Diminuição nos boatos e informações não oficiais;
  • Otimização do tempo de resposta dos contatos;
  • Disseminação e registro de informações;
  • Criação de respostas automáticas para dúvidas frequentes;
  • Documentação dos processos internos;
  • Concentração das informações em uma única ferramenta.

E como a comunicação interna sempre teve um papel estratégico dentro das empresas, nada mais justo do que usufruir da tecnologia para transmitir conhecimento e informação para todos os colaboradores de forma eficaz. 💡

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Como melhorar a comunicação interna com um help desk

Como já mencionamos acima, é possível adaptar os recursos de um help desk para que eles atendam aos processos internos da empresa. Opções como uma base de conhecimento e um chat interno, por exemplo, trazem agilidade para as atividades diárias, e promovem a disseminação de informações mais facilmente.

Por isso, separamos algumas funcionalidades que podem ser implantadas de maneira simples no dia a dia da empresa e que vão ajudar a responder a pergunta que não quer calar: afinal, como melhorar a comunicação interna com o auxílio de um help desk?

Base de conhecimento

A base de conhecimento é como uma biblioteca virtual onde vários artigos ficam disponíveis. Nela, é possível cadastrar materiais para explicar como funcionam os benefícios que a empresa oferece para o colaborador, quais atualizações já foram feitas no produto, e até vídeos e textos com treinamentos para novos funcionários. Dessa forma, sempre que um funcionário tiver alguma dúvida para executar seu trabalho, ele pode recorrer ao portal para encontrar a solução.

Além disso, a base de conhecimento também auxilia no engajamento das equipes, já que colaboradores de diversas áreas podem participar da produção do conteúdo para o portal. No entanto, é importante lembrar que esses artigos devem ser de fácil compreensão para todos os setores, com poucos termos técnicos e parágrafos bem explicativos, para evitar ruídos na comunicação.

Como melhorar a comunicação interna com uma base de conhecimento eficaz!

Mural de avisos

O mural de avisos não deve ser novidade para ninguém. Muito antes da revolução tecnológica, sua versão física já era usada pelas empresas como um recurso confiável para repassar informações importantes.

Com uma ferramenta de help desk é possível criar um mural de avisos virtual, onde os avisos gerais, alterações de última hora, reuniões e treinamentos fiquem disponíveis para que qualquer colaborador possa acessá-lo. Assim, toda a equipe fica alinhada com as novidades, evitando conflitos de agenda, desencontros e outros problemas.

Chat

Já pensou em quanto tempo dá para economizar se, ao precisar do auxílio de outra área, você puder chamar o responsável no chat, em vez de mandar um e-mail e esperar pela resposta? Ter um recurso de bate-papo interno vai agilizar bastante o dia a dia dos colaboradores, além de promover uma interação mais informal entre as equipes.

Fora isso, o chat também permite gerar um histórico da conversa. Dessa forma, é possível analisar as demandas mais frequentes e encontrar soluções permanentes, como a inclusão de um artigo na base de conhecimento ou a criação de respostas automáticas, que economizam tempo e oferecem autonomia aos times.

Tickets

Todo mundo já passou por aquele momento desesperador em que a caixa de e-mail está cheia e não sabemos nem por onde começar, né? E quando o nosso trabalho depende da resposta de outros setores, perder informações nesse fluxo de contatos significa retrabalho para ambas as partes, o que acaba influenciando na produtividade.

Com uma ferramenta de help desk que transforma todos os contatos – feitos por e-mail, chat ou formulário – em tickets, as informações ficam mais organizadas. Inclusive, com um quadro em Kanban a visualização dos contatos fica clara e a fila ordenada de acordo com a prioridade de resposta.

E aí, pronto para melhorar a comunicação interna da sua empresa?

Agora que você já sabe como melhorar a comunicação interna da sua empresa usando um help desk, que tal colocar em prática todas essas dicas agora mesmo? Nunca é cedo – ou tarde – demais para se preocupar com a interação das equipes e a otimização de suas atividades. 

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