Saiba por que a delegar tarefas é importante para a produtividade

Para que uma empresa seja bem-sucedida, é preciso realizar uma série de tarefas complexas, além de transformar esforço conjunto em valor para as partes interessadas. No entanto, nenhum líder consegue executar as demandas sozinho, de modo que é preciso delegar tarefas.

Esse assunto é importante, mas geralmente é deixado em segundo plano. Algumas pessoas acreditam que podem lidar com as demandas diárias sozinhas e fazer um ótimo trabalho, o que dificilmente é verdade. É necessário um trabalho conjunto, contínuo e bem delimitado.

Nos tópicos seguintes, esclarecemos por que a delegar tarefas, qual a sua importância para a produtividade e como dar os primeiros passos. Por isso, leia com muita atenção!

O que é delegar tarefas?

É natural que líderes assumam diversas tarefas, na sua maioria estratégicas, a fim de contribuir para o progresso da empresa e garantir o funcionamento das operações diárias. Mas e quando existem muitas tarefas e o líder está sobrecarregado?

Nesse caso, o mais adequado é delegar tarefas para os subordinados ou outros profissionais competentes, independentemente do porte da empresa. Para ficar mais claro, veja o seguinte conceito de delegação: o ato de transferir responsabilidades sobre uma determinada tarefa, geralmente do líder para o liderado.

Quando a delegação é bem-feita, o líder pode afrouxar sua agenda para lidar com tarefas estratégicas, enquanto o liderado assume novos desafios e pode ganhar experiência com essas atividades. Assim, cria-se uma transição do tipo ganha-ganha.

Mas é preciso destacar que a delegar envolve uma transição de poder. O profissional que vai assumir a nova tarefa deve se sentir livre para atender a eventuais demandas sem precisar recorrer ao encarregado, o que pode exigir mudanças na cultura organizacional. Assim, o processo é bem mais funcional.

Por que essa prática é importante?

Há uma série de benefícios associados à confiar a alguém algumas tarefas, não só para o líder, mas também para o liderado e o empreendimento, levando à otimização da produtividade diária e ao amadurecimento de colaboradores e times. A seguir, veja algumas dessas vantagens.

Permite que o líder foque o que é mais estratégico

Líderes muitas vezes têm recursos escassos. Seu tempo e energia são limitados e, normalmente, precisam ser alocados no que é mais estratégico. Isso significa que sobra pouco tempo para cuidar de tarefas menos estratégicas, mas essencialmente cruciais.

Nesse caso, encarregar outra pessoa é um importante instrumento. Ela permite que as tarefas essenciais continuem sendo realizadas com zelo e que o líder foque o que é mais estratégico, sem que precise se sobrecarregar ou atrasar demais suas entregas e compromissos.

Promove a manutenção de equipes enxutas

Deixar de lado a delegação de tarefas só seria possível se profissionais e líderes tivessem uma agenda tranquila. Ou seja, deveriam ter tempo livre para cuidar de tudo sem se preocupar com sobrecargas.

O problema é que isso só seria verdade em uma equipe corpulenta, na qual o número de profissionais fosse tão grande quanto a demanda. Por outro lado, quando existe uma demanda saudável por delegação, significa que a equipe é “enxuta”.

Uma equipe enxuta é razoavelmente pequena. Ela consegue lidar com o volume diário de trabalho sem desperdiçar muitos recursos, como tempo, energia e dinheiro, o que gera vantagens para a empresa e aumenta a produtividade.

Fomenta um maior nível de motivação

Algumas pessoas têm uma impressão equivocada sobre o ato de delegar tarefas. Enxergam-na como um peso adicional nas costas do empregado, mas não é bem assim. Quando bem-feita, essa atitude pode transmitir a mensagem: “ei, confio na sua competência. Que tal fazer isso?”.

Logo, essa demonstração de confiança é seguida por motivação. O profissional pode se sentir mais competente, valorizado pelo superior imediato e apto para lidar com tarefas complexas que não fazem parte da sua rotina diária. Assim, pode entregar resultados superiores.

Possibilita a formação de talentos sucessores

Nenhuma liderança é eterna. Cedo ou tarde, um líder é substituído, seja porque se aposentou, mudou de cidade, recebeu uma promoção ou simplesmente trocou de empresa. Quem, então, será seu substituto?

Delegar tarefas pontuais é um ótimo exercício para testar, treinar e preparar sucessores, pessoas que, quando necessário, também ocuparão cargos de liderança ou diretoria. Assim, é possível aproveitar quem está dentro da empresa e produzir mais.

Elimina potenciais erros, atrasos e acidentes

Erros, atrasos e acidentes prejudicam significativamente o negócio. Dependendo do grau de gravidade, esses problemas podem gerar multas, afetar a imagem da empresa e até colocar em risco a vida dos profissionais. Bom, mas como a delegação pode ajudar?

Delegar tarefas evita que os profissionais se sobrecarreguem enquanto outros contam com tempo extra para suas atividades. Nesse caso, funciona como um instrumento que transfere tempo e energia entre agentes superavitários e deficitários.

Assim, é possível encontrar um ponto de equilíbrio entre o que é necessário ser feito e os recursos que estão disponíveis. Dessa forma, o trabalho diário pode ser executado de forma precisa e o número de problemas é reduzido.

Como fazer a delegação de tarefas?

A gestão empresarial não é uma ciência exata, de modo que não há um método infalível ou um passo a passo que deve ser seguido rigorosamente. A primeira ação, que talvez seja a mais importante, é conhecer os seus colaboradores e entender o que funciona com eles.

Mesmo assim, algumas boas práticas para a delegação são:

• Seja claro, explique o que precisa ser delegado e por qual motivo;
• Geralmente, a delegação é provisória, então estabeleça um prazo;
• Treine minuciosamente o profissional;
• Esteja presente para eliminar eventuais dúvidas, especialmente no início;
• Delegue, também, autoridade para resolver problemas;
• Destaque que é uma oportunidade de se beneficiar, aprendendo coisas novas;
• Nunca deixe de agradecer pelo apoio do profissional e dar um feedback sobre o trabalho dele.

A tecnologia também é um importante instrumento. Bons softwares ajudam a monitorar todo o fluxo de trabalho e acompanhar o que está sendo feito, além de identificar e corrigir gargalos. É assim com um sistema de help desk, como o Movidesk.

Lembre-se de que a delegação de tarefas é um exercício que aumenta a produtividade da empresa, descentraliza as tarefas e gera ânimo para os profissionais. No entanto, deve ser conduzido com qualidade, que depende de uma ótima comunicação com o empregado, bem como treinamento e tecnologia de ponta.

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