O que é otimização de processos: como funcionam as ferramentas e como aplicar na prática

Ampliar o conceito do que é otimização de processos internos é um dos maiores desafios enfrentados pelas empresas atualmente, tanto as de pequeno quanto as de grande porte. Porém, com uma ferramenta de otimização de processos, como um software de atendimento, essa missão pode ser muito mais fácil.

Isso acontece porque a tecnologia proporciona inúmeras possibilidades de organização e comunicação interna. 

A tecnologia destrava, desburocratiza e acelera diversas práticas importantes no interior dos negócios, com um fluxo de informações eficiente.

Uma ferramenta de melhoria de processos tem capacidade, por exemplo, de otimizar processos como:

• Solicitações entre os departamentos (tarefa conhecida como workflow);
• Visibilidade de novos projetos;
• Atendimento intersetorial.

Mas, o que é otimização de processos?

Antes de continuarmos a falar sobre ferramentas de otimização de processos é importante entender, afinal, o que é otimização de processos.

A otimização de processos é uma técnica que usa o mapeamento das atividades executadas, para identificar potenciais falhas, gargalos e quedas de desempenho, propor soluções, corrigir e medir, novamente, seus resultados.

Objetivo é tornar os processos das empresas mais eficientes, sem tantos entraves e obstáculos. 

Uma das maneiras mais eficientes de aplicar o conceito de otimização de processos é usar uma ferramentas de otimização de processos, que pode ser um sistema de atendimento voltado para as áreas internas, por exemplo.

Quer saber mais sobre esse assunto? Confira nos tópicos a seguir!

Como funciona um sistema de atendimento interno para otimização de processos?

Parte do projeto de comunicação interna, um sistema de atendimento entre as áreas da empresa tem como objetivo principal melhorar o fluxo de informações de um departamento para o outro.

Você pode estar pensando: “mas como isso vai ajudar meu negócio, afinal?” Em muitas coisas, acredite!

Essa transparência, por exemplo, promove vários benefícios para a otimização de processos e para o clima organizacional como um todo, inclusive mantendo a organização e a centralização de serviços “nas mãos de todos e ao alcance de todos”.

Entre seus resultados práticos, podemos citar o aumento da produtividade no trabalho. 

Com um software de atendimento, nesse sentido, seus colaboradores não precisarão mais perder tempo à procura de informações em e-mails esquecidos.

O sistema mantém a centralização de todos os dados e os fluxos de trabalhos completos, facilitando até mesmo a aprovação dos gestores, quando necessário. 

Aliás, ele otimiza os processos a partir de uma central de serviços compartilhados na empresa, que permite uma comunicação direta, eficiente e transparente.

O que significa ter uma Central de Serviços Compartilhados na empresa?

Quando falamos sobre um sistema de atendimento entre áreas internas, nos referimos justamente a uma Central de Serviços Compartilhados (CSC).

Trata-se de uma estrutura que centraliza informações sobre os projetos da empresa em um único espaço, facilitando o acesso. 

Sua finalidade é garantir a aplicação do conceito sobre o que é otimização de processos, gerando eficiência e agilidade nos processos passíveis de serem padronizados.

O centro de informações objetiva ainda integrar o atendimento e a comunicação interna entre os diversos setores da empresa, como:

• Recursos Humanos (RH);
• Tecnologia da Informação (TI);
• Contabilidade;
• Financeiro;
• Logística.

Tudo isso é feito para proporcionar mais agilidade e ganho de tempo.

Software de atendimento como ferramentas de melhorias de processos: como é na prática?

Um software de atendimento desempenha um papel fundamental na aplicação do que é otimização de processos e atividades dentro de qualquer empresa, inclusive a sua, caro leitor.

Quer saber como? Mostramos a seguir!

Redução de erros

Uma ferramenta de otimização de processos garante, a princípio, a redução de erros na atuação de cada departamento. 

Como o registro de dados é preciso e automatizado, fica mais viável identificar e solucionar eventuais problemas.

Se houver conflitos e divergências de informações entre as diferentes áreas da empresa, por exemplo, a conferência será instantânea, via relatórios gerados pelo sistema.

Além disso, todos os projetos, tickets, chamados e demais processos, tarefas e atividades podem ser visualizados por todos, inclusive a agenda de compromissos e as metas, facilitando a gestão.  

Obtenção de dados precisos

Além disso, ferramentas de melhorias de processos oferecem dados precisos e exatos, por meio da automatização em detrimento da coleta manual. Elas auxiliam na gestão estratégica da empresa de um modo geral.

Como você bem sabe, informação é poder. Tendo dados atualizados sobre os processos de sua empresa em mãos, você consegue detectar gargalos e anomalias.

A partir disso, as tomadas de decisões serão mais certeiras, estratégicas, técnicas e com probabilidade mínima de erros, na medida em que são sustentadas por racionalidade e embasadas em dados.

Leia também: descubra já como usar dados de clientes para melhorar o atendimento

Definição de indicadores de atendimento interno

Nessa perspectiva, o sistema disponibiliza a função de definir e acompanhar, em tempo real, o desempenho dos colaboradores e do atendimento interno em sua empresa.

Os indicadores de atendimento ao cliente são essenciais para aferir a qualidade do serviço e a performance do seu negócio. 

Não adianta apenas planejar e executar, é também necessário medir e avaliar para saber se está dando certo, não é?

Por meio de relatórios, portanto, o software de atendimento informa o diagnóstico que você precisa para a análise e para a otimização de processos .

Fluxo de trabalho mais completo e eficiente

Por reunir e disponibilizar, de modo automatizado, todas as informações sobre os projetos e atividades da empresa para os departamentos internos, o sistema torna o fluxo de trabalho muito mais completo, confiável e eficiente.

Além do mais, a tecnologia evita trabalhos manuais, demorados, burocráticos e com alta probabilidade de erros, a exemplo da coleta e transmissão de informações.

Dessa forma, a empresa consegue extrair a capacidade intelectual de cada colaborador e explorar mais amplamente suas capacidades para a otimização de processos.

Diminuição de custos

Contar com uma ferramenta de melhoria de processos significa, também, reduzir os custos da empresa. Representa, aliás:

• Produzir mais em menos tempo; 
• Menos erros;
• Mais eficácia; 
• Mais agilidade;
• Resultados e impactos maiores.

Ora, diante de tantos benefícios, você pode estar se perguntando: “como encontrar o melhor sistema para adotar o que é otimização de processos na minha empresa?”. É sobre isso que falaremos a seguir. Continue lendo!

Como escolher a melhor ferramenta de otimização de processos?

A resposta é simples: opte por uma ferramenta que mais se adeque ao perfil e demanda de seu negócio. E claro, escolha o que contenha todas as funcionalidades descritas ao longo deste post.

O Movidesk (Zenvia Service), por exemplo, é uma plataforma que une recursos de Help Desk e Service Desk, agilizando o atendimento interno por meio de um sistema que inclui canais como:

• Chat;
• E-mail;
• Telefone;
• E WhatsApp.

Além de trabalhar com formulários de contato e com bases de conhecimento.

Seus recursos permitem aplicar o que é otimização de processos internos da empresa, além de aumentarem a produtividade, a eficiência e encantarem os departamentos. 

Isso porque eliminam trabalhos repetitivos e facilitam a colaboração e a comunicação entre as equipes.

Por fim, o Movidesk (Zenvia Service) ainda dá a você o domínio do seu negócio com métricas de atendimento e desempenho, ajudando a identificar gargalos e certificar que as metas estão sendo atingidas, além de reduzir custos.

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