O que é sistema integrado de gestão? Tudo sobre como funciona e quais suas vantagens

É possível que a sua empresa já lide com vários sistemas no dia a dia. O setor financeiro possui um tipo de sistema, o RH outro, o controle de estoque possui um software específico, o gestor de projetos controla outra ferramenta, vendas usa o CRM e o atendimento utiliza um sistema de gestão próprio. Para integrar esse organismo de sistemas individualizados, surgiu no mercado o sistema integrado de gestão

É muito comum que diferentes setores necessitem de informações semelhantes, para diferentes finalidades. 

Também é comum que informações controladas, originalmente, por um setor A, sejam valiosas se puderem ser acessadas por um setor B. Tudo isso, claro, de maneira que a segurança de dados e informação seja mantida. 

Aumento da produtividade, eficiência no uso das informações e dados, melhores resultados estratégicos, tomadas de decisões mais certeiras, são alguns dos benefícios do uso de um sistema integrado de gestão. 

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    O que é sistema integrado de gestão?

    O sistema integrado de gestão é um software que interliga as informações de outros sistemas usados pela empresa, permitindo que os dados e informações de cada um deles possa ser acessado e utilizado pelas outras áreas da organização.

    Por exemplo, as informações do setor de vendas passam a ser acessíveis ao setor financeiro, que poderá usar esses dados para executar suas atividades em relação à movimentação de fluxo de caixa causada pela entrada de um novo cliente. O setor tem em mãos informações relevantes para emissão de nota fiscal, controle de data de pagamento, custo do projeto, e mais. Tudo isso a um clique de distância!

    Esse é só um exemplo de como funciona o sistema integrado de gestão, na prática. 

    De fato, as informações do setor de vendas, por exemplo, também podem ser acessadas pelo setor de atendimento, que poderá acessar o histórico de interações do cliente, informações sobre a persona, a jornada de compra, os serviços que foram contratados e qual com objetivo e muito mais. 

    Um sistema de gestão integrada por reunir as informações de todos os setores em um único software ou ter apenas a função de interagir multiplus softwares, que já são usados pela organização. 

    O sistema integrado de gestão traz mais dinamismo à gestão da empresa. Com isso, oferece mais organização e acesso à informações relevantes para a execução dos processos de cada área e para a identificação de oportunidades e tomadas de decisões estratégicas, de maneira mais assertiva.

    Para que serve e qual a importância? 

    Como você sabe, cada vez mais sistemas e softwares são usados para tornar o trabalho de cada área da empresa mais rápido e eficiente. Um sistema integrado de gestão leva essa produtividade e desempenho de gestão a outro patamar, afinal, torna ainda mais fácil:

    • A coleta e organização de dados; 
    • O uso de informações;
    • A comunicação entre setores;
    • O uso estratégico de todas as informações geradas por todos os setores da empresa.

    O uso de um sistema integrado de gestão permite uma visão global sobre todo o negócio, facilitando o cruzamento de dados e por fim permitindo que decisões mais assertivas e estratégicas, que considerem toda a empresa, sejam tomadas. 

    Talvez você já tenha ouvido falar que a informação é a grande moeda do nosso século, ao integrar todas as informações que a sua empresa produz, independente do setor, é possível fazer uma gestão muito mais eficiente e, consequentemente, gerar melhores resultados para a empresa.

    A seguir, listamos algumas das vantagens de adotar um sistema integrado de gestão, confira!

    Maior produtividade para a empresa

    Quando todas as informações ficam armazenadas em um mesmo sistema integrado de gestão, o acesso a essas informações se torna, obviamente, mais simples e rápido, garantindo agilidade na execução de uma série de tarefas de vários setores da empresa. 

    O setor financeiro, por exemplo, não precisa fazer um novo cadastro do cliente em um sistema próprio, para fazer a emissão de notas fiscais ou o acompanhamento do pagamento. 

    Para isso basta acessar as informações que já foram preenchidas pelo setor de venda.

    Mais uma vez, esse é só um exemplo do benefício da integração de sistemas, para o aumento da produtividade da equipe. 

    Quando todos os setores da empresa param de realizar atividades repetitivas e ganham tempo na execução de suas atividades, toda a empresa ganha em produtividade. 

    Produzir mais significa poder fazer mais com a mesma equipe. 

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    Automação de atividades 

    Diversos sistemas integrados de gestão permitem a automação de uma série de atividades repetitivas – o que também contribui para o aumento de produtividade da empresa . 

    Com a automação a equipe consegue se livrar de atividades repetitivas e se concentra em tarefas que exigem mais concentração, foco e planejamento. Ou seja, tarefas que usam mais o talento da sua equipe.  

    Considere o tempo que as equipes gastam construindo relatórios internos ou para clientes. Ao usar um sistema integrado de gestão é possível automatizar isso. 

    Veja também: como automatizar os processos de atendimento

    Organização e acesso eficiente de dados

    Já falamos sobre isso no início deste artigo, mas sem dúvidas, poder ter acesso a dados diversos, com facilidade e agilidade, é um dos benefícios mais relevantes de um sistema integrado de gestão. 

    Com o sistema, os dados são mais facilmente coletados, centralizados, integrados e organizados para realmente passar informações para quem tem acesso a eles. Dados, observados de maneira individual, são apenas números. Já dados integrados funcionam como fontes de informação estratégica para a empresa.

    Otimização de custos

    A otimização de custos significa aproveitar melhor os investimentos realizados, eliminando custos desnecessários e elevando os resultados que os investimentos feitos trazem para a organização. 

    Um sistema integrado de gestão também permite a otimização de custos, eliminando gastos necessários, facilitando a identificação de lacunas dentro de cada área, ampliando a produtividade dos setores, e, por fim, gerando mais retorno financeiro com os investimentos feitos na busca por eficiência na gestão da empresa.  

    Melhora na comunicação interna

    Um grande desafio das empresas é garantir a comunicação eficiente entre os setores de maneira que um contribua para o outro. De fato, todos os setores de uma empresa são co-dependentes. O resultado de um afeta no dia a dia do outro. Mas, nem sempre é fácil transmitir essa visão para os profissionais da organização.

    Com um sistema integrado de gestão e suas funcionalidades em operação, a comunicação entre as áreas fica mais fluida e os impactos desse trabalho “coletivo” ficam mais evidentes.

    Além disso, o sistema reduz as chances de perda da informação e facilita a comunicação entre áreas e setores, afinal, eles compartilham o mesmo sistema, mas usando funcionalidades diferentes. 

    Todos sabemos que uma comunicação eficaz é a solução para muitos problemas, certo? Mas, talvez, você esteja se perguntando como fazê-la de forma efetiva dentro de uma empresa com diversas equipes e colaboradores?

    Foi pensando nisso que criamos este guia completo para acabar com as barreiras na comunicação na sua empresa. Com ele, você vai aprender a identificar os ruídos e, ainda:

    • Descobrir como solucionar os gargalos;
    • Compreender os reais riscos deste problema para as empresas;
    • Conferir as principais barreiras no ambiente corporativo;
    • Entender quais ferramentas podem ser a solução;
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      Como integrar com outros sistemas importantes para a empresa?

      O ERP, ou Enterprise Resource Planning, é um software de gestão que permite a integração de diferentes sistemas de uma empresa, entre eles os usados em setores como:

      • Marketing;
      • Vendas (incluindo CRM);
      • RH;
      • Financeiro;
      • Setor de compras;
      • Sistemas de BI (Business Intelligence);
      • E mais.

      Leia também: motivos para investir em um ERP para startups e aumentar a solidez da sua empresa

      Logo, é importante que a sua empresa considere a contratação de um ERP, que, por fim, é um sistema integrado de gestão. 

      Como você pode acessar no artigo, “CRM, ERP e sistema de atendimento: qual a diferença?”, o ERP também pode funcionar junto com um sistema de atendimento ao cliente, como o Movidesk

      Esse software é um sistema integrado de gestão de atendimento, que permite a integração de diversos canais de atendimento e oferece automações importantes para essa área.

      Entre elas as integrações, o sistema permite acesso a uma plataforma de atendimento por WhatsApp e a outros canais como redes sociais, sistemas de Help Desk e Service Desk, e-mails, chats e mais. 

      O Movidesk é um sistema de atendimento que pode ser utilizado tanto para a comunicação com os clientes, quanto para a comunicação interna. Nossa solução também apresenta recursos capazes de:

      • Tornar as interações mais rápidas, 
      • Permitir a automação de uma série de atividades da área,
      • Integrar dados, informações e canais, 
      • Gerar relatórios,
      • Manter o histórico de cada cliente, acompanhar indicadores de desempenho em tempo real.

      Estamos falando de um sistema de atendimento ao cliente completo que permite:

      • Centralizar todos os canais de contato (chat, telefone, e-mail e Facebook);
      • Automatizar os processos de suporte e atendimento;
      • Acompanhar o desempenho da equipe;
      • Acesso a dashboard e relatórios: com atualizações automáticas de toda a equipe e mais de 75 tipos de indicadores de desempenho;
      • portal do cliente: seu cliente pode consultar o andamento de todos os tickets, criar novas solicitações de atendimento e acessar a base de conhecimento sempre que quiser;
      • automação com gatilhos: crie alertas, estabeleça inúmeras regras de negócios e envie notificações personalizadas, ativadas por situações específicas e preestabelecidas.

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