O que é facilities e quais os benefícios da área para a sua empresa

Você já se perguntou quem cuida da limpeza da sua sala? Ou quem garante o café fresquinho pela manhã? Essas atividades, normalmente exercidas por empresas terceiras, são conhecidas como facilities. São elas que suprem demandas internas que não fazem parte do core business do negócio. No entanto, se você ainda não entende o que é facilities, está no post certo!

Em tradução literal, o termo significa “facilidades” e diz respeito aos serviços de infraestrutura como limpeza, segurança e manutenção predial, por exemplo. De forma geral, ele está ligado a tudo aquilo que vem para facilitar os processos do dia a dia da empresa sem, necessariamente, estar ligado à atividade-fim dela.

Gestão de facilidades ou Gestão de instalações

O termo facilities está relacionado a uma área maior que internacionalmente é chamada de Gestão de instalações.

A gestão de instalações (do inglês facilities management) é um campo interdisciplinar que está relacionado a coordenação de espaços, infraestruturas, pessoas e organizações. Ele é frequentemente associado a funções relacionadas com a gestão da prestação de serviços gerais a instalações, tais como edifícios de escritórios, estádios, escolas, centros de congressos, centros comerciais, hospitais, hotéis, etc..

Internacionalmente, a gestão de facilidades é referida pelos termos ingleses “facility management” (gestão de facilidade) e “facilities management” (gestão de facilidades), ambos ocasionalmente referidos pela sigla “FM”.

Os dois termos são usados em vários contextos diferentes, seu uso depende principalmente do lugar do mundo onde são usados.

No Reino Unido e em outros países da Comunidade Britânica o termo preferido é “facilities management“, enquanto que o termo “facility management” é o mais utilizado internacionalmente.

Mas agora, se a ideia do que é facilities ainda está confusa para você, não precisa se preocupar, é só continuar lendo o nosso texto! Neste post explicamos o que significa o termo e como o setor pode beneficiar a sua empresa. Pronto? Então vem com a gente! ?

O que é facilities?

Esse termo surgiu nos Estados Unidos, lá nos anos 60, e é comumente associado à infraestrutura da empresa. A ISO – International Organization for Standardization (Organização Internacional de Normalização) define o que é facilities como uma “função organizacional que integra pessoas, lugares e processos com o propósito de melhorar a qualidade de vida das pessoas e a produtividade do core business”.

Essencialmente, a área de facilities é aquela que presta serviços de forma terceirizada. Ou seja, a organização contrata uma empresa terceira que irá disponibilizar o pessoal necessário para suprir uma demanda com limpeza ou segurança, por exemplo. Seu objetivo é otimizar e simplificar o dia a dia dos colaboradores. Dessa forma, é possível direcionar todos os esforços para a atividade-fim do negócio.

A área de facilities também se divide em duas categorias, que podem ser implantadas de acordo com o tamanho do negócio e suas necessidades. São elas:

• Hard service: aqueles serviços que não podem ser removidos e estão relacionados à estrutura física. As manutenções desse tipo de atividade costumam ser exigidas por lei, uma vez que têm a ver com a segurança do prédio. São tarefas como a manutenção elétrica e hidráulica, sistema de combate a incêndio, entre outras.
• Soft service: são os serviços que podem ser contratados e descontinuados conforme a demanda da organização. Atividades como dedetização, refeições e recepção aos visitantes, por exemplo.

No entanto, a definição de o que facilities tem evoluído com o tempo, principalmente devido aos avanços tecnológicos. Assim, muitas empresas entendem que uma facility é toda atividade de apoio que não esteja diretamente ligada ao core business do negócio. O que inclui desde as tarefas de manutenção predial e do bem-estar dos colaboradores, até as tecnologias utilizadas nos processos do dia a dia, como os sistemas de CRM e help desk.

Os benefícios da área de facilities

Quando entendemos o que é facilities conseguimos perceber mais facilmente seus benefícios. A área pode colaborar tanto com grandes empresas, já que dessa forma elas não precisam focar em atividades menores, como com os pequenos negócios. Isso porque uma das maiores vantagens desse setor é a redução de custos, especialmente com aquelas tarefas que têm uma baixa periodicidade.

Assim, os recursos e colaboradores podem ser realocados para áreas importantes para o sucesso do atividade-fim, como vendas, marketing e Customer Success. E a gestão das tarefas de apoio fica a cargo de uma empresa especializada.

Além disso, empresas que prestam serviços terceirizados costumam ter um time de colaboradores experientes e qualificados para as atividades. Como são especialistas naquela área, podem oferecer um trabalho de ponta que, do contrário, talvez nem chegasse a ser feito.

Outro ponto de destaque é que, com o auxílio de uma área de facilities, é possível focar no produto da empresa. Independentemente do tamanho do negócio, quando os gestores não precisam se preocupar com a execução e o andamento de tarefas secundárias, seu tempo pode ser focado no desenvolvimento e melhoria de sua atividade-fim.

No entanto, vale lembrar que mesmo que sejam atividades de apoio, os serviços oferecidos pela área de facilities não devem ser deixados de lado. Afinal, eles são imprescindíveis para o bom funcionamento dos processos internos e para a promoção do bem-estar no ambiente de trabalho.

SaaS como um soft service

Com cerca de 60 anos de existência, é natural que a área de facilities evolua junto da tecnologia. Se antigamente ela dizia respeito apenas à infraestrutura física de uma organização, hoje há quem acredite que muitas ferramentas usadas no dia a dia das empresas também podem ser terceirizadas. Isso porque elas não fazem parte da finalidade do negócio e representam facilitadores nos processos internos.

É o caso do SaaS, o Software as a Service (Software como Serviço), que dispensa aquisição, instalação e manutenção de um sistema próprio. Esse tipo de sistema fica hospedado na nuvem e pode ser contratado em pacotes mensais ou anuais, dependendo da fornecedora.

Nesse modelo, a empresa não precisa se preocupar com uma estrutura física para os servidores, nem com a atualização do sistema, que é feita de forma remota e automática pela companhia contratada. Além disso, a terceirização de serviços na nuvem costuma se traduzir em uma redução de gastos significativa quando comparada à aquisição de softwares on-premise.

Mas não é só o SaaS que pode ser terceirizado. Existem outros serviços na nuvem que também podem ser executados por terceiros, como:

• DCaaS (Data Center as a Service): o Data Center como Serviço é uma das tendências da área de Tecnologia da Informação e oferece a possibilidade de “alugar” uma infraestrutura hospedada na nuvem, que pode ser gerida pelo time de TI.
• NaaS (Network as a Service): nesse modelo, a rede é entregue virtualmente. Toda a parte complicada de lidar com ela é responsabilidade da empresa fornecedora e a contratante faz apenas o uso.

Como a área de facilities beneficia o suporte

Devido a modernização das empresas, as novas tecnologias também podem ser consideradas um soft service da área de facilities. E um dos setores que se beneficia de uma facility como o SaaS é o suporte.

Os sistemas de atendimento hospedados na nuvem permitem acesso remoto aos agentes. Além disso, oferecem auxílio via chat, controle avançado de SLA, contrato de horas, visualização de chamados em quadro Kanban e muito mais!

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