O que é Kanban: como utilizar o método na empresa e quais as vantagens?

Kanban? É só comprar uns post-its, certo? Errado! Se você já ouviu falar dessa metodologia, certamente imaginou uma parede coberta de papéis coloridos – os famosos cartões -, distribuídos em colunas e um time com olhar pensativo ao seu redor.

Tudo bem, vamos admitir que esse pode ser um cenário dos usuários do Kanban. Mas, olha só: não é só isso! A aplicação do método Kanban é de fato uma sistematização do seu fluxo de trabalho, ou workflow, que deve ser construído a partir de estratégias e planejamentos muito bem definidos.

Parece interessante! O que eu preciso saber para adotar esse recurso na minha empresa? E  como utilizar o Kanban? É isso que você vai descobrir agora!

O que é Kanban?

A confusão, muitas vezes, começa aí. Muitas pessoas subestimam o Kanban, por acharem que se trata de uma simples ferramenta, a qual consistiria em preencher colunas aleatoriamente, com post-its.

Porém, ao entendermos o que é Kanban descobrimos que estamos falando de um método e isso significa que, além dos aspectos visuais, ele possui diretrizes a serem seguidas para um bom funcionamento e alcançar ótimos resultados.

Vamos deixar uma coisa bem explicada: se você já escolheu o seu método de trabalho, mas deseja utilizar a configuração do método Kanban para complementá-lo, ótimo! 

O que queremos mostrar aqui é que a ferramenta Kanban não se reduz a sua forma.

Talvez, você possa até repensar as suas estratégias! Vamos conhecê-lo um pouco melhor?

O método Kanban

De acordo com o especialista, David J. Anderson, o primeiro passo para utilizar o Kanban é: comece com o que você faz agora! O que isso significa? 

Busque implementar a organização do Kanban na sua forma de trabalho atual. A proposta é que, com o tempo, seu processo possa evoluir.

Para que isso aconteça, é preciso estar disposto a alterar algumas práticas! 

Portanto, abrace as mudanças que virão a partir da implementação da ferramenta.

Isto é, trata-se de uma abordagem progressiva que, aos poucos, vai transformando o fluxo de trabalho.

É fundamental que, ao aprender como utilizar o kanban, sejam respeitados os processos, papéis, responsabilidades e cargos. 

Isso pode manter o time seguro e sem medo de aceitar a iniciativa.

Porém, a manutenção de papéis não deve impedir atos de liderança em todos os níveis da organização. 

Além da segurança, é preciso uma abertura por parte da empresa, para que os colaboradores se sintam à vontade para sugerir melhorias, de maneira produtiva para todo o grupo.

Partindo desses princípios, é hora de colocar a mão na massa!

Como é a visão geral do Kanban?

Aqui é que chegamos naquela visão clássica que comentamos no início do texto ao explicarmos o que é Kanban: o tal quadro com post-its. 

Classicamente, pode-se dividir um fluxo de trabalho em três estágios: 

1. Para fazer;
2. fazendo;
3. feito. 

Cada um deles representa uma coluna e, em cada uma delas, são colocados os cartões com as tarefas.

Ainda que pareça uma segmentação muito simples, ela já é muito eficiente, pois possibilita o panorama geral das atividades que precisam ser realizadas, das tarefas que estão sendo desenvolvidas e de tudo que já foi finalizado.

Porém, se for possível no seu contexto subdividir a coluna fazendo em outros estágios, as consequências podem ser ainda mais proveitosas. Por exemplo, um time de produção de conteúdo poderá estruturar suas colunas de fazendo em:

• Escrevendo;
• Revisando;
• Formatando.

Além de deixar todo o time na mesma página, essa segmentação permite que todos possam identificar o quão perto se está da finalização do processo. 

Outra vantagem do Kanban, é que já ficam explícitos alguns gargalos na produção. Exemplificando: se há muitos cartões no a fazer e poucos ou nenhum no fazendo, o problema pode estar na inicialização das tarefas.

Uma outra possibilidade de disposição inclui as raias, no mesmo arranjo de uma piscina para a prática de natação.

Os compartimentos que elas possibilitam no todo podem representar equipes, prioridades, pessoas ou até categorias de tarefas.

Ficou animado para aplicar tudo isso? Continue lendo para saber como!

Como utilizar o Kanban?

O primeiro passo foi dado: a escolha de aplicar o método Kanban. Então, vamos lá! 

Conforme J. Anderson, para instituir o método há algumas práticas gerais, que consistem em estabelecer o procedimento e acompanhar os seus resultados. Elencamos, abaixo, esses aspectos:

Visualização

Eis uma característica típica do Kanban: o aspecto visual. 

A organização em colunas permite enxergar o todo, incluindo aspectos que podem passar despercebidos entre uma equipe e outra. 

O fato de conseguir observar fluxos de trabalho, objetivos e riscos de maneira coletiva, proporciona insights e o diagnóstico daquilo que não está funcionando tão bem e pode ser melhorado.

Limitação do trabalho em andamento

Para que o método seja efetivo, é fundamental delimitar os trabalhos em andamento. Isso é sobre quantos cartões estão na coluna do fazendo. 

Para avaliar isso, é preciso levar em conta quantas colunas fazem parte das atividades que estão sendo executadas, bem como quantos colaboradores estão responsáveis por elas. 

É preciso manter um número adequado, de acordo com o contexto de sua empresa.

Gerenciamento de fluxo

Com a visualização e a limitação fica mais fácil de gerenciar o fluxo de trabalho. Há a oportunidade de perceber a fluidez do processo, entendendo quanto tempo se passa em uma ou outra ação, por meio das colunas definidas. 

Assim, a chance de acertar diretamente os pontos que precisam de melhorias é muito maior.

Aplicação de políticas explícitas

Que a transparência é um valor muito importante nas empresas você já sabe. 

Aplicar isso, inclusive na sistematização do fluxo de trabalho, viabiliza uma discussão coletiva que seja mais objetiva e data-driven, afinal, todo o time pode ver e participar da sequência do trabalho e do desenvolvimento da empresa como um todo.

Implementação de ciclos de feedback

Se a intenção é evoluir, os feedbacks são a chave do sucesso! 

Para que o serviço de entrega possa ser analisado, é preciso ouvir o que o time tem a dizer sobre o processo. 

A proposta é entender o que era esperado para a entrega e o que foi entregue efetivamente.

Melhorar colaborativamente, evoluir experimentalmente

O trabalho em equipe é primordial para que tudo funcione, dentro do modelo que envolve o conceito sobre o que é Kanban.

 Quando as equipes estão alinhadas em relação ao fluxo de trabalho, processos e riscos, as conversas podem ser muito mais produtivas, tanto em resolução de problemas como em melhorias. Dessa maneira, é possível evoluir, de maneira coletiva e progressiva.

Para conseguir chegar a análises mais aprofundadas dos resultados, recomendamos a integração com outras técnicas, como apresentamos na próxima seção.

Ferramenta Kanban no físico ou digital?

Ah, que método bacana e flexível! Mas qual a diferença entre utilizar um Kanban físico e um digital?

No Kanban físico, cria-se uma atmosfera ao redor daquela visualização. O pessoal se engaja na proposta, percebe a evolução e diariamente é lembrado do objetivo comum a todos. 

Porém, se tivermos uma visão data driven, a sistematização física, para ser analisada, exigiria uma organização de dados mais trabalhosa.

As vantagens do Kanban digital é que todo o time tem o mesmo acesso ao quadro, diferente da forma física, que precisa ficar fixa em um lugar só e, dependendo da organização do ambiente, dificulta a visualização de alguns grupos. 

No caso de times alocados em outras cidades ou países, isso fica impossível!

Além disso, há a possibilidade de integrar o Kanban com outras ferramentas que podem otimizar a análise dos dados, com a praticidade de ter a visualização sempre à mão, seja no computador ou no celular. 

Veja abaixo algumas análises que podem ser realizadas a partir do método!

Como analisar o fluxo de trabalho pelo Kanban?

Show! Você está usando o método Kanban! Agora pode analisar o fluxo de trabalho usando algumas técnicas como slow cards, cycle time, lead time.

A técnica de slow cards consiste em perceber os cartões que estão passando muito tempo em uma coluna. Analisar o porquê desse entrave é fundamental para evoluir o processo. É preciso visualizar o todo e compreender o que pode ser feito para melhorar e agilizar essas tarefas.

Uma segunda opção de análise é o cycle time. Esse é o tempo de trabalho real no fluxo. Independente do número de colunas que você possui em fazendo, é o tempo de permanência do cartão do início ao fim da execução concreta de tarefas.

Por último, apresentamos o lead time, que se refere a quanto tempo um cartão leva para atravessar toda a sua exibição de Kanban, desde o a fazer até o feito.

Essa investigação permite uma avaliação do todo, considerando o fluxo de trabalho completo de determinada atividade.

Para absorver melhor esses conceitos, indicamos o vídeo abaixo! Vale conferir!

Em que cenários o Kanban pode ser utilizado?

Um método tão versátil e cheio de possibilidades pode ser empregado em diversos cenários. Apresentamos três alternativas de uso do Kanban:

1. Equipes: uma disposição em equipes permite que o grupo trabalhe mais próximo. Muito provavelmente, cada membro tem suas atividades específicas, porém, que se entrelaçam. Inclusive, é recomendado que a coluna do fazendo, em equipes, seja subdividida. Isso porque, as etapas das tarefas podem ser feitas por colaboradores distintos. Desse modo, é possível saber em que fase cada um se encontra e quem será o próximo a pegar o cartão;
2. Setores: a utilização de um Kanban para diferentes setores também funciona muito bem. Você pode implementar as raias para dividir as equipes, dentro da visualização do setor. Assim, todo o departamento consegue ficar na mesma página, melhorando, inclusive, a convivência no dia a dia;
3. Individual: e que tal um Kanban só para você? Um quadro para visualizar todos os seus afazeres, de qualquer que seja a ordem, possibilitando a organização de sua vida profissional e pessoal. Um gerenciamento de tempo muito interessante e eficaz, que vai influenciar – muito – na sua produtividade no trabalho.

O que você está esperando ao aplicar o que é Kanban?

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