O que é Central de Serviços Compartilhados: Mais integração e eficiência para a sua empresa!

Você sabe o que é uma central de serviços compartilhados?

As máquinas ainda não dominaram o mundo, mas a automação já é realidade em boa parte das empresas. Por isso, a otimização de procedimentos é cada vez mais necessária para melhorar a qualidade da prestação de serviços. 

Nesse cenário, saber o que é Central de Serviços Compartilhados (CSC) e implantá-la na empresa, costuma ser a solução ideal para quem deseja racionalizar processos e trazer velocidade às operações.

A implantação de uma Central de Serviços Compartilhados, no entanto, é algo que demanda cuidado e muito planejamento. Portanto, para te ajudar nessa missão, separamos algumas dicas incríveis!

O que é Central de Serviços Compartilhados: origem

Central de Serviços Compartilhados, também chamado de CSC, ou SSC (Shared Service Center) é um modelo de trabalho que integra atendimento, governança, tecnologia, processos, gestão de pessoas, etc.

Para compreendermos o que significa CSC, ou Central de Serviços Compartilhados, precisamos analisar suas origens. Este termo foi importado dos Estados Unidos, na década de 90. Por lá ele surgiu para tornar mais objetiva a produtividade e eficiência dos processos operacionais de toda a empresa. 

As grandes multinacionais brasileiras decidiram, então, utilizar o Centro de Serviços Compartilhados para padronizar todos os gerenciamentos, melhorar a troca de informações entre setores e a fluidez de produção, através de um modelo descentralizado. 

O que significa CSC, atualmente?

O Centro de Serviços Compartilhados é um importante instrumento de gestão, responsável por centralizar diversas funções da empresa e integrar os setores. Através dele, é possível prever riscos e também obter uma visão macro da empresa, já que as linguagens e os processos internos são padronizados.

Hoje, o funcionamento da Central de Serviços Compartilhados recebe o forte apoio de tecnologias de integração, centralização e unificação, que são os três pilares do CSC. Podemos concluir, portanto, que o Centro de Serviços Compartilhados visa centralizar serviços administrativos e operacionais, que não façam parte do core business.

As ferramentas tecnológicas permitem a padronização e o compartilhamento mais inteligente de recursos, principalmente em empresas que possuem várias unidades de atendimento. Além, é claro, de facilitar a integração e a comunicação interna.

Benefícios de uma Central de Serviços Compartilhados

Agora que você já sabe o que é Central de Serviços Compartilhados, saiba que ela pode trazer inúmeros benefícios para uma empresa.

Podemos citar como principais vantagens do CSC a redução de custos, aumento da produtividade, melhora da qualidade dos serviços prestados, suporte no crescimento do negócio e melhora na comunicação entre os setores.

É muita coisa boa para a sua empresa, não é? Vamos ver como você pode começar a desenvolver um centro de serviços compartilhados na sua empresa?

Como implantar uma Central de Serviços Compartilhados?

Assim como acontece com qualquer ação dentro de uma empresa, o processo de implantação de uma Central de Serviços Compartilhados passa por uma análise completa. A intenção é reconhecer, acima de tudo, o que o CSC pode trazer de positivo para o negócio, tanto em curto, quanto em médio e longo prazo.

Quer saber quais são os passos mais importantes para a criação desse sistema? Confira a seguir:

 Compreensão

O primeiro passo é, obviamente, a compreensão. Isso porque antes de implantar a Central de Serviços Compartilhados em sua empresa, você deve compreender muito bem o funcionamento do sistema e de cada setor envolvido. Conhecer os fluxos de trabalho, solicitações existentes e aprovações é fundamental para definir todas as estratégias.

Com essas informações em mãos, é hora de desenhar um plano de negócios junto ao CSC. É importante ter em mente que esse plano deve ser flexível o bastante para atender às demandas dos setores da empresa. Por sua vez, a Central de Serviços Compartilhados deve ser rígida, de alimentação padronizada. Isso garantirá a leitura correta de todas as informações.

Por fim, também é necessário criar um Acordo de Nível de Serviço (SLA). Nele, é possível inserir informações como quantidade de pessoas envolvidas nos processos e tempo de entrega dentro de cada jornada.

Escolha

Após compreender a demanda que o CSC atenderá, você deve escolher o melhor software de Serviços Compartilhados para a sua empresa. Nesta etapa, dois aspectos importantes devem ser considerados: funcionalidades e serviços.

Lembre-se de que esta é uma decisão com objetivos baseados a longo prazo. Portanto, tenha em mente as especificidades de cada setor e verifique se as funcionalidades e serviços dos softwares existentes no mercado suprirão as necessidades da sua empresa.

A escolha do software deve ser feita com cuidado, de diferentes pontos de vista, entre eles o usuário (interface amigável e intuitiva), o atendimento (controle e organização dos fluxos bem definidos) e o gestor (integração com outros sistemas, gráficos e estatísticas).

Orientação de usuários

Depois que a estrutura e os processos forem definidos, é preciso capacitar o público-alvo da Central de Serviços Compartilhados, os usuários internos e os clientes finais.

É importante que todos entendam a logística das atividades e saibam como irão interagir com os funcionários do CSC.

Isso porque a orientação dos usuários permite que antigos costumes da empresa sejam modificados e diminui a resistência às mudanças por parte de alguns funcionários e clientes.

Não basta que os interessados saibam o que significa CSC, eles precisam compreender a aplicabilidade da central, na empresa.

Gestão

Após a implantação da Central de Serviços Compartilhados, é hora de fazer os processos funcionarem! Para isso, a ajuda e capacitação de todos os envolvidos é essencial.

Uma dica importante é criar uma ouvidoria, que seja eficiente na resolução de contratempos. Outra ideia é documentar todos os procedimentos da implantação e acompanhar, junto ao CEO ou gestor responsável, o andamento do processo.

Lembre-se também de sempre informar os benefícios e cuidados que devem ser tomados em cada etapa, ok?

Acompanhamento

A presença de uma consultoria no processo de implantação de uma Central de Serviços Compartilhados é fundamental para o sucesso da empresa.

Uma vez implantado, é preciso verificar se o atendimento das demandas internas está sendo feito da maneira correta e se houve a otimização esperada.

Acompanhar o processo de perto ainda permite que os pontos que necessitam de melhorias sejam identificados rapidamente e corrigidos.

Agora que você já sabe o que é Central de Serviços Compartilhados, seus benefícios e como começar a colocá-la em prática, mãos à obra! Como vimos, a implantação de um Centro de Serviços Compartilhados é um processo demorado, mas de extrema importância para as empresas que desejam racionalizar processos e trazer mais velocidade às operações.

Uma ótima forma de começar esse processo, como já mencionamos por aqui, é investir em tecnologias que garantam que a Central de Serviços Compartilhados funcione, realmente, na prática. 

Nossa dica de ouro é que você se atente para o poder de integração entre as tecnologias da sua empresa. Principalmente as de gerenciamento e relacionamento com o cliente.

Um sistema de atendimento ao cliente que permite a integração com outras ferramentas e facilite a comunicação interna e externa, é essencial para aumentar a eficiência do Centro de Serviços Compartilhados. Como o sistema Movidesk (Zenvia Service), por exemplo.

Como o Sistema Movidesk (Zenvia Service) pode auxiliar na integração e unificação da Central de Serviços Compartilhados?

O Movidesk (Zenvia Service) é um software de Help Desk e Service Desk que permite a organização da operação de atendimento, de maneira prática e intuitiva, permitindo que você acesse mais de 75 indicadores.

Estamos falando de um sistema de atendimento ao cliente completo que permite:

• Centralizar tod=”urn:enhancement-0443062e-803c-4fac-be86-6a482f504443″ class=”textannotation”>dos os canais de contato (>chat, telefone, e-mail e Facebook);
• Automatizar os processos de suporte e atendimento;
• Acompanhar o desempenho da equipe;
• Medir o nível de satisfação dos clientes.

Como conseguimos? Através de algumas das nossas principais funcionalidades:

• Integração com e-mail: transforme solicitações feitas por e-mail em tickets e tenha acesso ao histórico de atendimento de cada cliente;
• Dashboard e relatórios: com atualizações automáticas de toda a equipe e mais de 75 tipos de indicadores de desempenho;
• Portal do cliente: seu cliente pode consultar o andamento de todos os tickets, criar novas solicitações de atendimento e acessar a base de conhecimento sempre que quiser;
• Automação com gatilhos: crie alertas, estabeleça inúmeras regras de negócios e envie notificações personalizadas, ativadas por situações específicas e preestabelecidas.

E aí? Quer fazer parte das mais de 2.000 empresas que já melhoram o atendimento com o Movidesk (Zenvia Service)? Clique no banner abaixo e agende uma demonstração gratuita!