O segredo de como priorizar tarefas e conquistar uma equipe de alta perfomance

Saber como priorizar tarefas é uma prática administrativa que organiza as atividades do dia a dia da empresa. Isso irá diferenciar e separar claramente tudo aquilo que é importante daquilo que é urgente. Aprenda a fazer esta análise em nosso post.

como priorizar tarefas

Você tem aquela sensação de que o trabalho de sua equipe poderia render mais, que falta tempo para dar conta de toda a demanda e que as entregas estão sempre atrasadas? Se as respostas foram positivas, você precisa saber urgentemente saber como priorizar tarefas.

Em linhas gerais, podemos dizer que a priorização de tarefas se trata de uma prática administrativa que visa, entre outras coisas, organizar as atividades do dia a dia da empresa. Isso é feito a partir de uma categorização estratégica. O objetivo, portanto, é colocar as coisas em ordem, otimizar os processos internos e minimizar os casos de possíveis atrasos.

Veja os tópicos a seguir e aprenda como priorizar tarefas na empresa!

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    A import√Ęncia de saber como priorizar tarefas

    Saber como priorizar tarefas parece ser algo fácil na teoria, mas difícil na prática, não é mesmo? Ouvimos dizer que organização é fundamental, que devemos ajeitar nossa rotina e controlar o relógio.

    Mas como fazer tudo isso no dia a dia de trabalho na empresa, quando se precisa fazer m√ļltiplas coisas ao mesmo tempo? Al√©m, √© claro, de lidar com a press√£o por bons resultados!

    Por mais que pareça ser algo extremamente complicado de ser posto em ação (e é mesmo), faz-se necessário ressaltar que saber como priorizar tarefas é, sim, uma prática muito importante, que precisa ser perseguida com afinco.

    √Č por isso que voc√™ est√° aqui, certo?Tal iniciativa interfere diretamente na produtividade de sua equipe, tornando os processos mais organizados e contribuindo para o cumprimento dos prazos. Do ponto de vista do desempenho, ela ajuda a melhorar a efici√™ncia e, por consequ√™ncia, os resultados.

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    Diferenças entre as atividades importantes e urgentes

    Um dos princípios básicos da da estratégia de como priorizar tarefas é distinguir o que é importante do que é urgente. Como se faz isso? Através de uma análise cuidadosa a respeito das atividades e do uso das ferramentas que mostraremos ao longo deste artigo.

    Nessa perspectiva, as tarefas consideradas urgentes devem sempre ser sobrepostas às caracterizadas como importantes. Alguns critérios, portanto, devem ser observados, como:

    • O deadline, ou seja, a data limite para entregar o projeto;
    • O n√≠vel de urg√™ncia com rela√ß√£o a alguma oportunidade de neg√≥cio que n√£o pode ser desperdi√ßada;
    • O grau de complexidade de execu√ß√£o da tarefa;
    • O car√°ter estrat√©gico da gest√£o, que pode considerar que nem sempre o que √© mais urgente √© mais importante.

    Benefícios de saber como priorizar tarefas

    Em síntese, é pertinente afirmar que saber como priorizar tarefas pode oferecer muitos benefícios para a rotina de trabalho da empresa e, principalmente, dos colaboradores.

    O principal deles, sem d√ļvidas, √© o aumento da produtividade. H√°, tamb√©m, a otimiza√ß√£o de tarefas, que permite √† sua equipe produzir mais em menos tempo. Poder√≠amos mencionar, ainda, o cumprimento dos prazos em dia, o que aumenta a confian√ßa interna e externa, evita o desperd√≠cio de oportunidades, etc.

    A prioriza√ß√£o de atividades, portanto, √© um sinal claro de organiza√ß√£o e efici√™ncia. Ela, como voc√™ j√° deve ter notado, serve para prevenir gargalos, desvios, ac√ļmulos, atrasos, entre outros pecados de gest√£o de demandas no ambiente corporativo, seja nas grandes empresas, seja nas PMEs (pequenas e m√©dias empresas).

    Assim, é essencial que os gestores saibam fazer uma boa delegação de tarefas.

    Pensando nisso, reunimos os principais pontos da delegação de tarefas em um fluxograma. Dessa maneira, você poderá visualizar de forma objetiva todas as etapas necessárias para coordenar sua equipe em relação à divisão das atividades.

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      Ferramentas de priorização de tarefas

      Contudo, você pode perguntar: como fazer a priorização de tarefas no meu dia a dia, que é agitado e mal sobra tempo para tomar um café? A resposta é uma só: por meio de uma mudança de postura e uso de ferramentas específicas.

      Quanto ao primeiro, é necessário que nós mesmos façamos uma autocrítica e, a partir disso, decidamos (pelo menos tentar) mudar. Em relação à segunda, trata-se de recursos desenvolvidos no mundo empresarial para atender a essa demanda da organização.

      A matriz de prioriza√ß√£o pode ser um √≥timo come√ßo. Existem algumas op√ß√Ķes muito eficiente para essa fun√ß√£o. N√£o sabe o que estamos falando? As matrizes de prioridades s√£o metodologias voltadas para realizar a prioriza√ß√£o de atividades de forma ordenada. Veja algumas dessas ferramentas abaixo.

      1. Matriz GUT para a priorização de tarefas

      Segundo especialistas, a matriz GUT (gravidade, urgência e tendência) é considerada a melhor ferramenta de como priorizar tarefas e resolver problemas. Ela ajuda a entender quais são as prioridades da empresa, a partir de uma análise do ambiente. Assim, objetiva-se identificar a origem de cada questão e gargalos, além, é claro, de contribuir com a organização das atividades.

      No mais, a proposta dessa ferramenta é fazer uma relação da ação considerando a gravidade, a urgência e a tendência do caso. Dessa forma, o projeto, a tarefa ou atividade escolhida como prioritária deve ser a mais adequada e a menos prejudicial para a empresa, inclusive na gestão de mudanças.

      Na pr√°tica, deve-se fazer uma tabela com quatro colunas, com os campos:

      • A√ß√£o: sobre o qual ser√£o listadas as tarefas a serem realizadas;
      • Gravidade;
      • Urg√™ncia;
      • Tend√™ncia;

      Ao lado de cada projeto listado, é preciso dar uma nota de 1 a 5, considerando que:

      1. Sem gravidade/pode esperar/n√£o mudar√°;
      2. Pouco grave/pouco urgente/tende a piorar a longo prazo;
      3. Grave/merece atenção em pouco prazo/tende a piorar a médio prazo;
      4. Muito grave/muito urgente/tende a piorar a curto prazo;
      5. Extremamente grave/necessidade de ação imediata/tende a piorar rapidamente.

      O √ļltimo passo, ap√≥s preencher a tabela, √© multiplicar os n√ļmeros e assinalar o resultado GUT no final. Quanto maior esse n√ļmero, mais priorit√°ria √© a atividade!

      2. Matriz de prioridades RICE

      A matriz de priorização RICE, pelo menos no que se refere à aplicação, é bastante semelhante à Matriz GUT. A sigla é inglesa e, de forma literal, significa algo como Alcance (reach), Impacto (impact), Confiança (confidence) e Esforço (effort).

      Ela também funciona a partir de uma tabela em que as tarefas devem ser categorizadas segundo critérios de priorização, como:

      • Muito baixo;
      • Baixo;
      • M√©dio;
      • Alto;
      • Muito alto.

      Nesse contexto, o alcance e o impacto representam a quantidade de pessoas alcançadas e impactadas pela tarefa, a confiança tem a ver com as estimativas em relação à execução das tarefas, e o esforço está associado com o tempo em que cada projeto deve se concluído.

      3. Matriz Básico para priorização de tarefas

      A Matriz B√°sico, por sua vez, √© uma ferramenta muito √ļtil para mapear tarefas e classificar aquelas que s√£o mais relevantes para a empresa em um determinado momento. Sendo assim, consideram-se os seguintes pontos de cada processo:

      • B: benef√≠cios;
      • A: abrang√™ncia;
      • S: satisfa√ß√£o;
      • I: investimentos;
      • C: cliente externo;
      • O: operacionaliza√ß√£o.

      Poderíamos mencionar, ainda, outras ferramentas voltadas para como priorizar tarefas, como a Matriz de Eisenhower e o Princípio de Pareto. Elas são menos conhecidas no mercado, mas nem por isso devem deixar de ser citadas.

      De todo modo, esperamos ter ajudado você a entender um pouco mais sobre como priorizar tarefas e porquê essa prática de gestão é tão importante para a rotina da empresa. Esse pode ser um primeiro passo para ter uma boa gestão de mudanças em seu negócio.

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      • Integra√ß√£o com e-mail: Transforme solicita√ß√Ķes feitas por e-mail em tickets e tenha acesso ao hist√≥rico de atendimento de cada cliente;
      • Dashboard e relat√≥rios: Com atualiza√ß√Ķes autom√°ticas de toda a equipe e mais de 75 tipos de indicadores de desempenho;
      • Portal do cliente: Seu cliente pode consultar o andamento de todos os tickets, criar novas solicita√ß√Ķes de atendimento e acessar a base de conhecimento sempre que quiser;
      • Base de conhecimento: Centralize e publique documentos t√©cnicos, tutoriais do seu produto, respostas para as d√ļvidas mais frequentes e melhore a experi√™ncia de autoatendimento do cliente. Permita que sua equipe escreva artigos para a base de conhecimento e aumente o engajamento da sua empresa;
      • Automa√ß√£o com gatilhos: Crie alertas, estabele√ßa in√ļmeras regras de neg√≥cios e envie notifica√ß√Ķes personalizadas, ativadas por situa√ß√Ķes espec√≠ficas e preestabelecidas;
      • Pesquisa de satisfa√ß√£o: Descubra se os seus clientes est√£o satisfeitos com o seu atendimento e utilize v√°rias metodologias para isso, como o Net Promoter Score (NPS). Saiba qual √© o agente com o melhor desempenho, receba avisos sempre que houver uma avalia√ß√£o negativa e aja rapidamente em casos cr√≠ticos;

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