Como aumentar a produtividade mantendo uma equipe enxuta?

Para aumentar a produtividade, basta contratar mais gente. Certo? Não necessariamente! Em alguns casos, equipes grandes demais podem até atrapalhar. Frequentemente, pode-se aumentar a produtividade no trabalho com uma equipe enxuta.

Existe uma série de vantagens em manter o time pequeno. Por exemplo, é mais fácil criar um senso de pertencimento, garantir que os talentos estejam alinhados e fazer com que as entregas cumpram elevados requisitos de qualidade. Além disso, você conta com custos inferiores.

Pensando nisso, elaboramos este artigo sobre como aumentar a produtividade no trabalho mantendo uma equipe enxuta. Tenha uma boa leitura!

Desenvolva o nível de maturidade da equipe

As equipes apresentam diferentes graus de maturidade. Algumas são iniciantes, com vínculos interpessoais fracos e pouco senso de “nós”. São, na realidade, grupos. Outras são mais maduras, com profissionais entrosados e que trabalham bem em conjunto.

Uma equipe madura e bem entrosada conta com algo chamado sinergia. Isso significa que suas entregas são superiores à soma das partes individuais. Ainda que pequena, na prática, essa equipe faz mais do que grupos maiores e pouco entrosados.

A maturidade é reforçada no dia a dia, com trabalho conjunto. Uma opção é investir em team building, técnica que visa arquitetar equipes mais bem-sucedidas. Basicamente, ela usa jogos, dinâmicas e treinamentos para aproximar os profissionais.

Defina um objetivo claro para o trabalho diário

Em grande medida, a produtividade de uma equipe depende da capacidade de concentrar seus esforços. Se seus talentos são muito dispersos e não sabem exatamente o que fazer ao longo do expediente, problemas como procrastinação e erros serão mais frequentes.

Nesse caso, uma ótima medida é definir um objetivo claro e que oriente o esforço diário. Isso servirá como uma bússola, garantindo que toda a energia seja direcionada de forma correta. A questão é: como criar objetivos realmente funcionais?

O mais recomendado é contar com a técnica OKR (Objective and Key Results). Com ela, objetivos maiores são delimitados e depois fragmentados em resultados-chave, que devem ser alcançados por todos da equipe. Assim, o trabalho torna-se mais simples e intuitivo.

Adote encontros do tipo one on one

Há um tipo específico de reunião chamada one on one (ou 1:1), na qual líder e liderado se reúnem para conversar sobre temáticas diversas e que promovem o crescimento mútuo. Assim, ambos podem diagnosticar pontos fracos e corrigir problemas.

A reunião 1:1 é o momento ideal para oferecer feedbacks profundos e individuais aos colaboradores, fazendo-os reconhecer fraquezas que precisam ser corrigidas ou forças que devem ser padronizadas. Da mesma forma, é útil para que o líder também receba feedbacks.

Com isso, você poderá reforçar as competências individuais de cada profissional, além de alinhá-los à equipe e aprender com suas sugestões. Reuniões 1:1 devem ser objetivas, com uma pauta bem delimitada e duração de 40 minutos, no máximo.

Melhore significativamente a comunicação interna

Outra dica crucial para aumentar a produtividade com equipes enxutas é o investimento em comunicação interna. Veja bem, se a comunicação no local de trabalho é falha, torna-se muito mais provável a ocorrência de erros, problemas, acidentes e atrasos.

A boa comunicação depende de muitas coisas. Primeiramente, do compromisso da alta administração. Todos, a partir do CEO, devem adotar uma comunicação clara. Do contrário, o assunto não será levado a sério e os canais de comunicação serão desprezados.

Na sequência, é importante investir em canais que facilitem a comunicação interna e a externa (com clientes). Existem muitas ferramentas úteis, como redes sociais corporativas, murais de recados, aplicativos mobile e até plataformas multicanais.

Automatize as rotinas de trabalho

Ao longo do expediente, algumas rotinas de trabalho são burocráticas e repetitivas. Elas têm um fluxo de tarefas muito específico e mecânico, que pode ser automatizado com a ajuda de ferramentas especializadas, como sistemas de Help Desk.

Um bom exemplo disso é a emissão de relatórios. Com uma plataforma de ponta, pode-se automatizar a coleta, o cruzamento e a análise de dados de atendimento ao cliente, sem precisar gastar horas com isso. O envio de e-mails e mensagens de progresso é outro exemplo.

Quando tarefas mais repetitivas são automatizadas, o time pode se concentrar no que é estratégico e gera valor para a empresa, o que resulta em vantagem competitiva. E mais: pode entregar mais resultados com menos esforços.

Crie um forte senso de urgência no trabalho

A procrastinação é uma das principais inimigas da produtividade. Quando profissionais e equipes adiam o que precisa ser feito, os resultados finais são inferiores, e isso prejudica a empresa de muitas maneiras, gerando custos adicionais.

Para evitar tal problema, o ideal é criar um forte senso de urgência. Esse senso diz que as coisas devem ser feitas o quanto antes e que ninguém precisa de mais do que poucas horas para cumprir boa parte das tarefas, salvo projetos longos e complexos.

Nesse caso, uma ótima ferramenta é o Kanban. Ele ajuda a visualizar o fluxo de tarefas diárias, assim como identificar o que está parado ou demorando muito para ser concluído. Dessa forma, os talentos podem trabalhar mais focados nos resultados finais desejados.

Reconheça e recompense sua equipe

É possível afirmar que há uma forte correlação entre recompensa e entrega diária. Na medida em que os profissionais são reconhecidos e recompensados por seus líderes, dedicam-se para entregar resultados fora do lugar comum. Isso é maravilhoso!

Use essa correlação a seu fator. Estabeleça premiações, bonificações e promoções a talentos e equipes com o melhor desempenho. É importante que essas recompensas estejam adequadas ao perfil do time e sintonizadas com a cultura que você quer estabelecer.

Outra coisa importante — e que não custa nada — é elogiar trabalhos bem-feitos e agradecer pelo empenho coletivo. Esse reconhecimento gera um ânimo adicional e faz com que os talentos queiram melhorar, ou até maximizar, seus resultados no futuro.

Agora você está por dentro do tema e sabe como aumentar a produtividade mantendo uma equipe enxuta. Lembre-se de que é preciso desenvolver a maturidade do time, reforçar a comunicação interna, oferecer feedbacks claros e criar um forte senso de urgência, além de reconhecer os talentos. É crucial, ainda, investir em tecnologias que automatizem rotinas.

Nesse último caso, uma boa plataforma de atendimento ao cliente, como o Movidesk, é uma ótima solução. Ela simplifica todo o fluxo de trabalho, automatiza tarefas-chave e permite o acompanhamento de métricas de atendimento. Assim, sua produtividade diária será maior, mesmo com uma equipe enxuta.

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