Saiba agora como criar e implementar novos fluxos de trabalho na sua empresa!

Para conquistar a alta performance operacional e entregar uma experiência extraordinária aos clientes, é essencial ter fluxos de trabalho bem estruturados. Os processos, quando bem construídos, são responsáveis por trazer a otimização para o negócio. Logo, são essenciais para o sucesso da empresa.

E, para desenvolver fluxos de trabalho para a alta performance, é preciso conciliar profissionais analíticos com tecnologia, senso de liderança e trabalho em equipe.

Quer saber como criar e implementar novos fluxos de trabalho no seu negócio? Continue a leitura e saiba mais!

Como criar fluxos de trabalho?

Os fluxos de trabalho são criados a partir da necessidade de se resolver alguma dor do negócio. A tendência é que novos fluxos de trabalho surjam na medida em que a operação cresce. Por isso, é importante que a sua empresa conte com uma equipe capacitada para realizar construir os processos de negócios.

O ideal é que os fluxos de trabalho sejam implementados após a execução de um projeto piloto que ajuda a identificar o que funciona ou não. No entanto, sabemos que, no dia a dia das organizações, nem sempre é possível atuar de maneira tão preditiva. Muitas vezes, a demanda surge e é necessária uma ação imediata para suportá-la.

Seja em um cenário planejado ou no “olho do furacão”, há três boas práticas comuns a eles para a construção de fluxos de trabalho: o mapeamento de processo, o alinhamento com as áreas de interface e a definição de responsáveis. A seguir, aprenda mais sobre como cada uma delas funciona.

Mapeie seus processos

O mapeamento do processo é como se fosse o “coração” de um fluxo de trabalho que seja referência em resultados de alto desempenho. Para poder executá-lo, é necessário revisitar o processo considerando o ponto de experiência de cada uma das interfaces, sejam elas clientes, parceiros ou departamentos do negócio.

Nesse momento, é quando se valida quais são os procedimentos que podem acontecer simultaneamente, por exemplo. Para fazer o mapeamento, é necessário usar um fluxograma, e, para isso, é possível recorrer a opções com versões gratuitas como o Draw.io ou o Lucidachart.

Alinhe com as interfaces

Poderíamos ter inserido o alinhamento com as interfaces exclusivamente no tópico anterior, porém, esse é um detalhe que pode definir o sucesso ou o fracasso dos seus fluxos de trabalho. Um erro comum a muitos gestores é a microgestão, por exemplo, e, nesse contexto, os processos são construídos considerando apenas os interesses, recursos e metas da área.

Na prática, o que deveria ser o mundo ideal acaba resultando em uma operação demorada, cheia de retrabalho, com custos desnecessários, e com impactos diretos e indiretos na qualidade da experiência do cliente. Um fluxo de trabalho para a alta performance é construído considerando as particularidades das áreas de interface.

Por isso, é essencial realizar uma imersão em cada uma delas, convidar os pontos de contato para apresentar os seus processos e fazer essa construção de maneira conjunta. Lembre-se de que as estruturas organizacionais operam de maneira semelhante aos órgãos do nosso corpo: cada ação separada impacta a performance do todo, pois tudo é interligado.

Defina os responsáveis

Você já ouviu falar da expressão “cachorro com mais de um ‘dono’ morre de fome”? Basicamente, ela resume um problema comum nas empresas: a falta de definição dos responsáveis por certos processos.

Quando não há essa referência, a tendência é que a operação se perca ao longo do tempo. Por isso, é primordial definir os responsáveis por executar cada procedimento.

Como implementar os fluxos?

Para implementar os fluxos de trabalho, é necessário considerar alguns pontos, que são: o investimento em tecnologia, a gestão estratégica de pessoas e o famoso “olho de dono”, que é o controle de resultados.

A seguir, você pode conferir como colocar cada um desses pilares em prática. Veja só!

Use a automação

Parte de destaque no processo de transformação digital, a automação de processos traz mais agilidade para a operação, além de atuar na frente de redução de custos, ao contribuir para minimizar o retrabalho.

Um outro ponto positivo da automação é a possibilidade de direcionar o seu capital humano para atividades com foco mais estratégico. Você pode investir em softwares para ter esse recurso.

Invista em treinamento

Foco na gestão estratégica de pessoas, os treinamentos são as ferramentas mais eficazes para a alta performance de fluxos de trabalho. É necessário ensinar aos operadores do processo como executá-lo da maneira mais ágil e correta. Para tanto, faça uma trilha de aprendizado e garanta um onboarding para os novos colaboradores da área.

Defina metas

A definição de metas é essencial para que os “donos” dos processos tenham uma postura com foco na sua melhoria contínua. É interessante ter um contrato de gestão formalizando os resultados esperados para a execução do fluxo de trabalho durante um determinado período, geralmente de 12 meses.

Controle os indicadores

Mais do que ter metas desafiadoras, é importante realizar o controle dos indicadores da operação. Não é necessário esperar o período avaliado para mudar a rota, não é mesmo? Portanto, crie a rotina de acompanhar os resultados parciais e fazer análises para entender possíveis anomalias e desenvolver novas estratégias para que as metas sejam conquistadas.

Quais as vantagens dessa prática?

Construir fluxos de trabalho aliando a modelagem de processos e a tecnologia é sinônimo de desburocratização, padronização e redução de custos. Mas como cada uma dessas vantagens é percebida nas rotinas produtivas diárias das organizações? Veja mais, a seguir.

Desburocratização

Podemos dizer que ela é sinônimo de agilidade. A desburocratização acontece quando o fluxo de trabalho foi construído considerando as interfaces, usando recursos tecnológicos e capacitando os responsáveis por colocá-los em ação.

Isso é percebido, principalmente, na qualidade da experiência do cliente. Empresas que contam com processos bem construídos são referência em atendimento ao consumidor.

Padronização

Um dos grandes desafios do varejo é a padronização de processos, a qual impacta também a experiência do cliente. Além disso, empresas com elevado grau de padronização têm mais oportunidades de expansão, por meio da criação de filiais e/ou de franquias, por exemplo.

A padronização do PDV (ponto de venda) é apenas um exemplo do faz parte do posicionamento da marca e da identificação do cliente com ela.

Redução de custos

Se os processos estão padronizados, há uma consequente diminuição dos erros operacionais e do retrabalho, não é verdade? Isso é refletido positivamente no desempenho financeiro do negócio, ao proporcionar redução de custos em decorrência da precisão na forma como os fluxos de trabalho são conduzidos.

Claro que há outras vantagens que podem ser percebidas no negócio, como até a melhora da qualidade de clima organizacional. Com processos mais fluidos, o emocional dos turnover (rotatividade de colaboradores).

Utilize a tecnologia em seu benefício

Busque por tecnologias, como aplicativos que ajudem a criar uma rotina de trabalho. Alguns apps facilitam a criação de hábitos, a gestão do tempo ou a criação de listas “to do”, com mecanismos de colaboração e alertas de prazo.

Tecnologias mais sofisticadas, como plataformas como o Movidesk (Zenvia Service), por sua vez, permitem a automação de processos completos. Isso garante que as tarefas mais rotineiras sejam deixadas a cargo da tecnologia, enquanto você dedica seu tempo ao que considera estratégico.

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