Entenda como evitar erros ao fazer a integração WhatsApp Business com o sistema

Com o crescimento da navegação móvel, a comunicação entre indivíduos e empresas se tornou bem mais eficiente e livre. Uma prova disso é o crescimento dos aplicativos de mensagens como a norma em qualquer aparelho, principalmente o WhatsApp. Tanto que já é existe a opção de usá-lo exclusivamente como um negócio, com uma série de funcionalidades extras.

Para maximizar sua efetividade, o ideal é fazer a integração WhatsApp Business, que te permite adotar esse canal de atendimento em sua empresa sem abrir mão de todos os dados que você já possui. Dessa forma, poderá aumentar o alcance da sua marca e ainda garantir um bom rendimento para sua empresa.

Para te ajudar a entender melhor o assunto, vamos falar sobre algumas das vantagens de integrar o WhatsApp Business com seu sistema e dar algumas dicas para que sua implementação tenha mais sucesso. Acompanhe.

Como funciona a integração WhatsApp Business com o sistema da empresa?

O WhatsApp Business já é uma ferramenta muito usada como parte do atendimento ao público. Porém, para iniciar seu uso, é comum que haja uma barreira de investimento, principalmente no que diz respeito ao uso de dados do antigo sistema.

Porém, ao fazer uma integração, todas as informações dos atendimentos por aplicativos podem se referir aos dados já existentes do sistema. Se feita corretamente, essa união pode contribuir bastante a qualidade do atendimento, sem abrir mão dos contatos já coletados.

Quais as vantagens da integração WhatsApp Business em sua empresa?

O uso do WhatsApp dentro das empresas já é algo bem comum. Porém, ainda existem negócios que não incluem essa ferramenta em suas estratégias. Alguns dos principais motivos para fazer esse investimento são:

Múltiplos canais de atendimento

Em qualquer negócio atualmente, é importante ter sempre alternativas para se comunicar com o público. Não só há diferenças nas preferências de cada cliente como também existe a possibilidade de um destes canais ficar indisponível temporariamente. Sendo assim, utilizar vários canais diferentes é uma maneira de sempre manter esse contato em aberto, mesmo que haja algum problema em outras partes do seu atendimento.

Respostas automáticas

Alguns dos efeitos colaterais do uso de aplicativos de mensagens pelas empresas são que: a maioria dos clientes espera uma resposta imediata; o número de mensagens é maior do que o seu centro de atendimento dá conta. Isso pode gerar muito mais pressão no setor, prejudicando a qualidade do trabalho e satisfação do público.

Um recurso que o WhatsApp Business oferece é a possibilidade de respostas automáticas. Dessa forma, você pode programar uma mensagem para ser enviada fora do horário comercial, ou mesmo um conjunto de mensagens de autoatendimento. Isso acelera o processo e garante que as perguntas mais recorrentes serão respondidas rapidamente.

Qualificação do público

Outra funcionalidade bem útil da integração WhatsApp Business é a possibilidade de unir o seu banco de dados de atendimento com os contatos do aplicativo. Ele mesmo já possui alguns recursos que permitem que você marque cada atendimento de acordo com o tipo de lead e o momento da jornada de compra em que ele se encontra. Com base nisso, será mais fácil avaliar seu público-alvo e suas preferências.

Estatísticas sobre os atendimentos

Além de analisar o público, é importante avaliar também a qualidade dos atendentes e do processo de atendimento como um todo. Para isso, você precisa de dados e registros sobre o progresso de cada contato. Outro tipo de informação que você pode manter armazenada em seu sistema a partir do WhatsApp Business.

Facilita a continuidade do atendimento

Em qualquer processo de atendimento, é provável que algumas demandas não sejam atendidas direto no primeiro contato. Porém, também é bem difícil para o mesmo atendente continuar com o mesmo cliente em um atendimento padrão.

Utilizar um sistema para centralizar as informações do WhatsApp Business permite que qualquer atendente dê continuidade a um atendimento deixado em aberto. Além disso, se for necessário, também é possível tomar nota de quem fez o atendimento para consultas futuras.

Como fazer a integração WhatsApp Business com o sistema da sua empresa?

É verdade que essa integração traz vários benefícios para o setor de atendimento. Porém, para isso, é necessário que sua implementação seja feita da forma correta. Algumas dicas que você pode seguir para melhorar suas chances de sucesso são:

Criação de um banco de dados

Para que os dados coletados no WhatsApp Business sejam utilizados tanto em seu sistema de atendimento padrão quanto no aplicativo, é necessário que haja um banco de dados digital ao qual ambos possam se referir. É lá que ficarão armazenadas as informações sobre seus clientes e o estado de atendimento de cada um, além dos relatórios e referências para análise do desempenho de atendimento.

Padronização dos registros

Se você possui um sistema que automatiza o registro de atendimento, isso é um pouco mais fácil. Porém, ainda é necessário ter um formato padronizado para garantir a melhor consistência e organização nos relatórios. O uso de marcadores, palavras-chave e até da ordem em que os dados são inseridos faz uma grande diferença na hora de resgatar as informações no futuro.

Capacitação da equipe para o atendimento via WhatsApp Business

O atendimento ao público realizado através do telefone ou presencialmente é bem diferente daquele feito dentro através do WhatsApp Business. Não só em termos de dinâmica interpessoal, mas também na forma como o sistema é utilizado. Afinal, boa parte do sucesso do atendimento depende da qualidade da sua equipe.

Atenção ao utilizar esses contatos

Por fim, mas não menos importante, você deve tomar cuidado redobrado ao utilizar o contato de telefone do seu público. Não inclua eles em anúncios, newsletter ou grupos sem uma permissão explícita, ou você pode comprometer o interesse das pessoas em utilizar esse canal de atendimento.

Agora que você tem essas informações, pode começar a promover a integração WhatsApp Business em seu sistema com mais eficácia. Basta tem em mente algumas boas práticas e acompanhar seu desempenho, fazendo alterações quando necessário.

Benefícios gerais do WhatsApp Business

Entre as principais vantagens do WhatsApp para empresas está a agilidade no atendimento, tanto para a empresa quanto para o cliente. Afinal, a possibilidade de tirar suas dúvidas e resolver problemas rapidamente é bastante atrativa para o consumidor.

O próprio fato de conversar com uma conta comercial em vez de pessoal é positivo. Isso porque, assim, o cliente sente mais segurança e profissionalismo. Além disso, todos os recursos que citamos também são vantajosos nesse sentido — com eles, o atendimento fica mais humanizado, confiável e prático.

Essas características podem até mesmo contribuir com a retenção de clientes, já que a experiência de atendimento é muito positiva. Com a competitividade do mercado hoje em dia, um cuidado tão simples como proporcionar um canal de comunicação prático pode ser decisivo no seu relacionamento com o consumidor.

WhatsApp Business Movidesk (Zenvia Service)

Outro benefício é que o WhatsApp Business pode ser integrado ao Movidesk (Zenvia Service), uma plataforma desenvolvida para acompanhar toda a jornada do cliente, possuindo módulos como o Whatsapp Bussiness Movidesk (Zenvia Service) e o Success, focados na otimização das rotinas de suporte e Customer Success.

Com essa funcionalidade, você ganha: 

• Um atendimento mais humanizado e rápido;
• Facilidade na abertura e resolução de chamados; 
• Mais autonomia para o cliente, permitindo que ele entre em contato pelo seu canal preferido; 
• Templates para o envio de mensagens ativas. 

Incrível, não é? E não para por aí! Veja algumas vantagens da integração: 

• Agentes e clientes podem enviar mensagens, emojis e todo tipo de anexo;
• Agentes podem solicitar o cadastro de templates e enviá-los 24h após a última interação com o cliente; 
• Todas as conversas são centralizadas no atendimento via chat e aparecem com a origem WhatsApp;
• Qualquer conversa pode virar ticket dentro do Movidesk (Zenvia Service), caso o problema não seja resolvido no chat;
• Nossa integração é oficial, o que significa que garantimos a segurança de dados da sua empresa e que estamos de acordo com a LGPD e GDPR. 

Sabemos que existem inúmeras ofertas no mercado de versões do WhatsApp integrado com um sistema de atendimento. No entanto, utilizá-las pode trazer uma série de problemas para a sua empresa. Veja só: 

Quais as consequências de contratar uma integração pirata? 

Os serviços do WhatsApp têm que ser acessados e utilizados somente para fins lícitos, autorizáveis e aceitáveis. Se você violar os termos ou políticas da marca, terá a sua conta desativada e não poderá criar outra sem a permissão do próprio WhatsApp. 

Além disso, o uso de APIs o oficiais pode ser questionado pelo WhatsApp, passível de medida judicial para reparação dos danos causados à marca, pelos valores que ela deixou de faturar por conta do uso paralelo, por exemplo. Atualmente, o Judiciário brasileiro vem arbitrando a pirataria de sofware em 10 vezes o valor da licença. 

Por isso, é preciso apostar em integrações oficiais, como o WhatsApp Business Movidesk (Zenvia Service), e evitar problemas graves. Clique no banner abaixo e saiba todos os detalhes dessa novidade: