Aprenda aqui como fazer uma organização de agenda eficiente!

Apesar de parecer algo simples, organizar o próprio tempo é uma tarefa mais difícil do que podemos pensar. Alguns gestores podem pensar que vale mais a pena focar nas tarefas do dia do que investir o seu tempo se planejando. Neste post vamos lhe ajudar a refletir que com o tempo que você economiza a longo prazo, essa organização rende muito mais.

Praticamente todo gestor sabe da dificuldade de conseguir arcar com todos os seus compromissos do dia, lidando com prazos e as mudanças sem perder o controle. E, em muitos casos, isso não é uma questão de produtividade ou capacidade individual, mas sim uma questão de organização de agenda. E se você aprender como fazê-la corretamente, também pode aproveitar melhor o tempo do seu dia.

Para ajudar a entender melhor, vamos falar um pouco sobre a importância da organização de agenda e como ela ajuda você a ser mais eficiente com seu tempo. Acompanhe.

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Por que é importante manter uma agenda organizada?

É verdade que você precisa separar algum tempo para a organização de agenda antes de começar a agir, mas esse investimento pode gerar bons resultados em seus processos a longo prazo. Alguns dos benefícios envolvidos estão a seguir.

Otimização do tempo

Digamos que você precise de meia hora por dia para a organização de agenda, mas que, para cada dia, você consiga cumprir o equivalente a duas horas a mais de trabalho. Isso significa que, no fim das contas, seu tempo rendeu uma hora e meia a mais por dia.

Esse é um exemplo básico, mas o mesmo princípio se aplica a outros contextos. Se você souber como se planejar, pode tirar maior proveito do seu tempo disponível, entregando mais valor ao seu cliente final. Considerando quantas coisas disputam o seu tempo, é sempre bom extrair o máximo dele.

Evitar atrasos

Além de entregar mais em menos tempo, a organização de agenda também é uma maneira de evitar cair em certos erros, especialmente o atraso de compromissos. Não faltam exemplos de gestores que marcam várias tarefas com o mesmo prazo e depois se esquecem de algumas delas ou precisam remarcar para arcar com tudo.

Conferindo rapidamente a sua agenda antes de firmar um compromisso já ajuda a evitar problemas de planejamento. Dessa forma, você não terá que se preocupar tanto em perder o prazo de tarefas importantes.

Reduzir o cansaço mental

Alguns se esquecem desse detalhe, mas manter todos os seus compromissos e tarefas na memória é bem cansativo. Sempre chega um ponto em que isso atrapalha seu raciocínio e aumenta as chances de que você se esqueça de algo ao longo do caminho.

Ao colocar tudo em uma agenda, você também está delegando a responsabilidade de memorizar esses compromissos. Pode parecer algo banal, especialmente quando você tem poucos compromissos por dia. Porém, à medida que um negócio cresce, esse é um bom hábito que vai poupar bastante energia mental.

Quais os passos para fazer sua organização de agenda?

Independente de qual seja seu contexto, pode ser que você tenha algumas dificuldades para organizar sua agenda de forma eficiente. Sendo assim, para dar alguma orientação, separamos aqui 5 passos que você pode seguir. Confira.

Anote com precisão todos os seus compromissos

O primeiro erro de muitas pessoas que usam a agenda é serem vagas em suas anotações dos compromissos. Algumas anotam apenas o dia, enquanto outras fazem uma lista, mas não atribuem um prazo ou período certo.

A princípio, isso pode não ser nenhum grande problema. Porém, depois que o número de compromissos na agenda começa a aumentar, será mais difícil usar esse método. Além de não tirar a responsabilidade de memorizar, isso também pode induzir ao erro.

Use lembretes para atividades de longo prazo

Alguns compromissos precisam ser marcados com meses de antecedência, além de precisar começar a se preparar uma ou duas semanas antes. Algo bem comum em um cenário desses é que, quando o prazo se aproxima, você já se esqueceu do compromisso como um todo.

Para evitar que isso aconteça, você deve colocar não só a tarefa em si, mas também alguns lembretes ao longo do caminho. Dessa forma, você poderá mantê-la em mente ao marcar outros compromissos e planejar seu dia.

Defina prioridades

Mesmo com toda a organização do mundo, ainda é bem provável que certos imprevistos acabem com seu planejamento original. A questão não é mais como manter seus compromissos, mas sim como reorganizar rapidamente suas tarefas para completar as mais importantes, evitando também a procrastinação.

Para isso serve uma lista de prioridades. Se uma tarefa ou compromisso é de alta importância, vale a pena marcá-la como prioritária, ou mesmo criar alguns níveis de prioridade. Dessa forma, você sabe exatamente o que deve ser feito primeiro e o que pode esperar em uma emergência.

Tire uma hora por dia para revisar e reorganizar seus compromissos

O segredo para uma agenda mais organizada não é passar horas pensando em cada passo que será dado nos próximos meses, mas sim mantê-la atualizada e bem alinhada ao longo do tempo. Para isso, é muito mais efetivo fazer pequenas sessões de planejamento regulares.

É verdade que você vai precisar de uma agenda pronta para o mês, mas os detalhes podem ser preenchidos à medida que for necessário. Isso evita que você se sobrecarregue e garante que você vai tomar suas decisões com dados mais completos.

Use a tecnologia a seu favor

Por fim, mas não menos importante, sempre lembre que a tecnologia é sua aliada na gestão do seu trabalho. E graças às agendas digitais, muitas das quais podem ficar armazenadas na nuvem, ampliando os canais de veiculação, contribuem bastante com seu resultado final.

Além de permitir acessá-la e editá-la com mais facilidade, uma agenda digital também pode ser compartilhada com outras pessoas, melhorando a comunicação. Dessa forma, você pode atribuir certos compromissos a outros membros da sua equipe e mantê-los sempre bem informados sobre suas atividades e prazos.

Com essas dicas, você já está mais preparado para fazer a sua organização de agenda de forma mais prática e eficiente. Com o tempo e alguma prática, você poderá alinhar seus compromissos rapidamente e aproveitar melhor seu dia.

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