Como escolher o software de suporte ideal para sua empresa em 6 passos

Hey, você sabe o que é e como escolher um software de suporte?

Quando você está preparando um prato especial e está com uma dúvida na receita familiar, você provavelmente liga para sua mãe ou um tio, certo? 

Você já pediu ajuda para o seu pai ou avó após o chuveiro queimar? 

E ligar para uma amiga inteligente quando está com dúvidas de matemática na noite antes da prova, quem nunca?

Esqueceu o nome daquele ator que fez aquele filme? Joga no Google que ele responde em uma fração de segundo.

Sabe o que todos esses exemplos têm em comum? O suporte. Ter uma pessoa (ou tecnologia) ao seu alcance para lhe ajudar é um privilégio que nos tira de várias situações difíceis durante a nossa rotina.

Agora, vamos olhar para a sua empresa. Qual o tipo de suporte – ou melhor, o software de suporte – dela? Se você ainda não tem um software ou o seu sistema está defasado, continue a leitura para entender como escolher o melhor programa para o seu negócio!

Qual a importância de um software de suporte?

Quando falamos de software de suporte, é importante frisar que isso pode significar desde um software de suporte ao cliente até um software de suporte de TI ou um software de ticket de suporte.

Apesar de serem sistemas diferentes, todos eles se encaixam dentro do mesmo propósito: aprimorar os processos organizacionais e oferecer um melhor atendimento para os clientes internos e externos.

É por meio de um software de ticket de suporte que sua empresa pode ter benefícios como:

Redução do tempo de espera e resposta

Você sabia que 68% dos consumidores pagariam mais por um serviço ou produto se tivessem um atendimento melhor? Esse dado de uma pesquisa da NeoAssist e Social Miner é prova da importância da rapidez no atendimento.

E se a sua empresa vem tendo problemas com a demora na comunicação com os clientes, um sistema de atendimento é a resposta para oferecer uma melhor experiência de compra. Com um software de suporte ao cliente, é possível organizar filas de atendimento, encaminhar cada solicitação para o colaborador ideal e gerar relatórios sobre o desempenho da equipe de maneira automática.

Seu problema é com solicitações internas dentre departamentos? O software de ticket de suporte é uma ferramenta que transforma solicitações em tickets de atendimento e faz com que as pendências sejam respondidas com mais agilidade.

Ter uma gestão mais estratégica das áreas da empresa 

Sua equipe de TI implementou um software de suporte. Sabe o que isso significa? Uma enorme quantidade de dados à sua disposição para fazer uma gestão estratégica das áreas da empresa e entender o que está funcionando e quais são os gargalos que precisam ser eliminados.

Mais produtividade dos colaboradores

Uma pesquisa realizada pelo Databox revelou que entre 4 entre 10 agentes de atendimento ao cliente atendem menos de dez tickets por dia. Se considerarmos as tradicionais 8 horas de trabalho, isso significa apenas 1,2 tickets por hora. Achou esse número baixo? Um software de suporte ao atendimento pode ajudar a aumentá-lo.

Atualmente existem sistemas que oferecem até mesmo chatbots para atendimento dos chamados mais simples e ajudar os clientes ou colaboradores com dúvidas básicas. 

As bases de conhecimento também são responsáveis por diminuir drasticamente os atendimentos que poderiam ter sido resolvidos com um vídeo ou texto de consulta, permitindo que os agentes foquem em casos mais difíceis ou que precisam de um atendente humano.

Como escolher o software de suporte ideal em 6 passos

Confira agora 6 passos simples para escolher um bom software de suporte:

1. Entenda quais são as necessidades da empresa

Para que uma empresa possa fazer um bom investimento nessa tecnologia, é importante que ela entenda quais são as necessidades que esse sistema precisa atender.

Na Movidesk, por exemplo, oferecemos um software de suporte que leva mais agilidade e organização aos processos de atendimento de diversas maneiras. São elas:

• Sistema de atendimento ao cliente: se você quer um canal para reunir comunicações via e-mail, telefone, redes sociais e mais, essa é a opção ideal. Além do sistema da Movidesk centralizar os dados, ele trabalha com indicadores que medem a qualidade do atendimento, a satisfação dos clientes e se eles indicariam o produto ou o serviço, aos moldes da metodologia NPS;

• Sistema de tickets: possui muitos chamados de atendimento em aberto? Um sistema de tickets transforma automaticamente cada pedido em um ticket dentro da plataforma para possibilitar um atendimento omnichannel, assegurando uma experiência única ao cliente, por meio da integração entre todos os canais de contato;

• Sistema de Help Desk: precisa melhorar a eficiência do seu suporte de TI? Nosso sistema organiza, controla e otimiza os processos da área por centralizar toda a comunicação interna e externa e permitindo o acesso ao histórico de atendimento sempre que necessário.

2. Analise o orçamento disponível

Esse ponto é importante para reforçarmos a máxima “qualidade, e não quantidade”. Ao invés de optar por vários softwares de empresas questionáveis que lhe deixarão na mão, entenda qual é o orçamento disponível e qual é a opção que oferece o melhor custo-benefício à organização.

3. Busque opções com período de avaliação gratuita 

Você já foi em alguma loja física para ver os produtos de perto e acabar com as dúvidas sobre qual seria o melhor? O período de avaliação gratuita é o equivalente dessa visita, já que ele possibilita entender o funcionamento do software e se as funcionalidades oferecidas são as que sua empresa busca. 

4. Entenda se o sistema é de fácil implementação

Outro ponto de atenção durante o período de testes é a implementação dessa tecnologia na empresa. De nada adianta encontrar o sistema que se encaixa perfeitamente às suas necessidades se ele demanda um grande período de tempo, esforço ou dinheiro para ser instalado.

5. Se certifique de que ele vai gerar relatórios automáticos

Se você está considerando um sistema que não gera relatórios, pense duas vezes. Assim como já abordamos no início do texto, um dos principais benefícios em investir nessa tecnologia é a quantidade de dados que podem ser gerados (em alguns, em tempo real). 

São esses dados que podem mostrar quais produtos ou serviços precisam ser melhorados, qual o nível de satisfação dos clientes ou colaboradores e muito mais. Tem certeza que você vai deixar isso tudo de lado?

6. Considere a capacitação da equipe

Ao realizar o teste gratuito, observe a usabilidade do software e se coloque no lugar da equipe que usará esse equipamento. Eles aprenderiam sozinhos ou com facilidade? A empresa fornecedora da tecnologia possui vídeos explicativos ou uma base de conhecimento própria para apoiar os usuários?

O sistema que se adequa a essas demandas será a resposta para sua busca pelo melhor software de suporte.

Entendeu como encontrar o software de suporte ideal para a sua empresa? Mas se você quer poupar tempo nessa busca, saiba que a Movidesk é referência no mercado de atendimento.

Conheça o Movidesk!

O sistema de atendimento ao cliente da Movidesk é uma plataforma desenvolvida para acompanhar toda a jornada do cliente, possuindo módulos como o Whatsapp Bussiness Movidesk e o Success, focados na otimização das rotinas de suporte e Customer Success.

Além disso, o Movidesk oferece acesso às métricas de atendimento, acompanhamento da satisfação dos clientes e avaliação do desempenho dos profissionais da equipe. Trata-se do sistema ideal para a sua empresa aumentar a eficiência e encantar o cliente durante toda a jornada.

Estamos falando de um sistema de atendimento ao cliente completo que permite:

• Integração com e-mail: transforme solicitações feitas por e-mail em tickets e tenha acesso ao histórico de atendimento de cada cliente;
• Dashboard e relatórios: com atualizações automáticas de toda a equipe e mais de 75 tipos de indicadores de desempenho;
• Portal do cliente: seu cliente pode consultar o andamento de todos os tickets, criar novas solicitações de atendimento e acessar a base de conhecimento sempre que quiser;
• Automação com gatilhos: crie alertas, estabeleça inúmeras regras de negócios e envie notificações personalizadas, ativadas por situações específicas e preestabelecidas.

Você deve ter notado que o conjunto de funcionalidades visa otimizar toda a estrutura de atendimento ao cliente da sua empresa, com foco total no sucesso dele. Melhorando, assim, a experiência de compra e, claro, aumentando as chances de engajamento positivo nas mídias sociais e publicidade orgânica.

E você, quer melhorar o atendimento ao cliente com o sistema Movidesk e conquistar resultados impressionantes? Então é só clicar no banner abaixo e fazer um teste grátis por 7 dias!