Entenda aqui a importância de uma boa organização de tarefas dentro da empresa!

Em uma organização de tarefas, buscar por estratégias que contribuam para aumentar a produtividade dos talentos é essencial para garantir um ganho de competitividade e trazer mais oportunidades de melhorias estratégicas ao negócio.

Nesse sentido, é essencial entender sobre a organização de tarefas no negócio, uma vez que vai possibilitar uma melhor compreensão das demandas e ainda permitir que as pessoas foquem em buscar de forma contínua por inovação para as suas funções, independentemente da área.

Pensando nisso, elaboramos este material para que você entenda quais os ganhos que serão percebidos por meio dessa ação, além de conferir algumas dicas práticas para adotar no dia a dia de seu negócio e a importância da documentação. Continue a leitura e saiba mais!

Por que é tão importante investir na organização de tarefas?

Primeiro, apresentaremos as principais vantagens de investir na organização de documentos em um negócio. Confira!

Aumento de produtividade

Conforme mencionamos, o aumento de produtividade é uma das vantagens mais percebidas com a organização de tarefas.

Imagine só dois cenários distintos: no primeiro deles, um colaborador não tem um entendimento claro sobre o que é preciso focar no dia a dia de suas funções. Nesse sentido, ele começa o seu trabalho sem um direcionamento, além de não ter alinhado as suas prioridades. Ao longo do dia, vão surgindo tarefas que são mais importantes de serem solucionadas de forma rápida, deixando outras sem uma conclusão.

Em outro cenário, um profissional conta com uma clareza em suas demandas. A semana é planejada todas as segundas-feiras e os tickets de tarefas chegam para que ele possa encaixar em horários que de fato contam com um “tempinho sobrando”. Não tem dúvidas sobre as suas prioridades e define previamente quanto tempo vai gastar para cada tarefa.

Em quais dos dois cenários o profissional terá maior produtividade? Certamente no segundo. Afinal, no primeiro poderá haver uma confusão sobre o que focar, além de não trazer um tempo específico para a conclusão de suas atividades.

Otimização de tempo

Sendo assim, a otimização de tempo está intimamente ligada ao tópico anterior. No mundo corporativo, buscar por ações que contribuam para esse resultado deve ser uma prioridade para as organizações.

Dessa forma, as equipes têm a possibilidade de reduzir trabalhos operacionais, dedicando suas atividades na busca de ações estratégicas que permitam o crescimento da empresa.

É preciso, ainda, que as pessoas sejam orientadas a cumprir com o que foi planejado, uma vez que isso configura tempo ocioso ou improdutivo. Com o passar do tempo, isso vai refletir de maneira direta nos resultados do negócio como um todo.

Maior foco

As pessoas de sua equipe de fato sabem quais são as prioridades do time? Caso a resposta seja negativa, você enfrenta um problema sério que precisa ser solucionado. Quando não há um foco, existe o risco de as pessoas da empresa destinarem seus esforços em tópicos que nem sempre trarão melhorias para os resultados.

A falta de organização das tarefas poderá trazer reflexos diretos nesse quesito, reduzindo a produtividade de todo o setor. Um ponto importante, aqui, é que as lideranças também estejam preparadas para orientar seus liderados, pois elas serão um norte importante para definir o que de fato é importante para as metas da equipe e para o desenvolvimento da empresa como um todo.

Maior bem-estar e conforto

Por fim, mencionamos sobre o maior bem-estar e conforto ocasionados pela organização de tarefas. Hoje, aumentar a produtividade das pessoas, manter a qualidade do trabalho ofertado e ainda garantir a satisfação também do colaborador é um desafio para as empresas.

A falta de organização gera desconforto para as pessoas, o que pode provocar na saída de um talento promissor que buscará por outras oportunidades.

Deve-se ressaltar sobre a importância dessa preocupação em uma organização, pois turnover gera impactos tanto para o dia a dia das equipes quanto para os resultados (afinal, demitir e contratar pessoas gera custos ao caixa da empresa).

Ao definir ações para que haja organização das tarefas, consequentemente vai possibilitar um ambiente confortável aos funcionários, contribuindo para o aumento do engajamento e da motivação das pessoas do time.

Dessa forma, cada pessoa vai se sentir mais à vontade dentro de suas funções, buscando desenvolver-se de forma positiva para garantir que as metas e objetivos pré-estabelecidos sejam alcançados com êxito.

Como possibilitar a organização de tarefas em uma empresa?

Agora que você já sabe sobre a importância da organização de tarefas na empresa, vamos explicar como ela pode ser aplicada nas equipes. Confira!

Tickets

Por meio de um sistema de tickets, as equipes têm a possibilidade de transformar as solicitações em funcionalidades como essas, indicando ainda a dependência existente entre as tarefas, além de definir permissões de acesso internamente.

Entre os pontos positivos, destacamos:

• Ter informações em tempo real: entendimento para as pessoas de seu time sobre quando os tickets forem resolvidos, vencidos ou que ainda aguardam atendimento em tempo real;
• Otimização das tarefas: possibilidade de criar templates que vão facilitar de forma direta a resolução e a classificação dos tickets, definindo um padrão de respostas para as perguntas que são repetitivas;
• Desenvolver o trabalho em equipe: ter a oportunidade de enviar mensagens internas para transmitir recados e obter apoio das equipes para a resolução de tickets;
• E muito mais!

Utilize as ferramentas certas

Para isso, busque ainda as ferramentas certas que trarão melhorias ao seu negócio. O ideal é que busque por alternativas que ofereçam um bom atendimento e que sejam compatíveis com a realidade de seu negócio.

Nesse sentido, entenda com os profissionais da empresa quais são os principais gargalos envolvidos no processo e analise no mercado aquelas soluções que trarão ganhos perceptíveis nesse sentido.

Avalie, ainda, como é o suporte da empresa pesquisada. Afinal, o relacionamento deve ser próximo, especialmente no período de implementação.

Priorize uma ferramenta de tickets com pesquisa de satisfação

Atendimento ao cliente é uma questão séria para qualquer empresa. Por esse motivo, contar com uma ferramenta de tickets que integre a pesquisa de satisfação após o fechamento dos tickets é fundamental. Essa medida ajuda a saber o quão eficiente tem sido a empresa de um modo geral, bem como aqueles funcionários que se destacam no atendimento e os que precisam de uma reciclagem graças as notas conseguidas.

É nesse contexto que o sistema de tickets de suporte se torna uma solução eficiente: além de dar suporte aos agentes, ele é uma maneira de resguardar a empresa contra possíveis eventualidades.

Dica: se você não tem uma plataforma, uma boa planilha serve!

Para empresas que buscam melhorar as interações com os clientes, a organização do atendimento é indispensável, uma vez que ajuda a identificar problemas, encontrar soluções e melhorar o desempenho dos agentes nos canais de contato.

Pensando em te ajudar nessa missão, desenvolvemos uma planilha para registros de atendimentos. Com ela, você vai:

• Organizar e centralizar os chamados: registre todos os chamados abertos em um único lugar e identifique os canais mais utilizados pelos clientes;
• Obter rapidamente o resumo de todos os atendimentos: pesquise pelo histórico de um atendimento e consiga todas as informações importantes sobre o chamado;
•  Avaliar o desempenho da equipe de suporte: observe a produtividade do time de suporte e obtenha a quantidade de tickets resolvidos;
•  Melhorar seus indicadores e resultados: verifique quantos atendimentos foram finalizados, quantos ainda estão pendentes e os principais motivos dos chamados.

Faça o cadastro rápido no formulário abaixo e receba o material agora mesmo no seu e-mail.

Agora que você já sabe disso tudo, que tal começar a usar uma ferramenta de tickets em sua empresa? Você já escolheu a melhor solução para a sua equipe de suporte?

Não? Então, você precisa conhecer o Movidesk (Zenvia Service)!

Movidesk (Zenvia Service)

Conheça algumas de nossas funcionalidades:

• Centralize e publique documentos técnicos, tutoriais do seu produto, respostas para as dúvidas mais frequentes e melhore a experiência de autoatendimento do cliente;
• Permita que os seus clientes consultem facilmente o andamento de todos os tickets, criem novas solicitações de atendimento e acessem a base de conhecimento sempre que quiserem. Tudo isso online;
• Disponibilize formulários de contato em inúmeros lugares, como em seu site, base de conhecimento ou portal de atendimento;
• Facilite o entendimento dos agentes através de solicitações personalizadas e diminua o seu tempo de resposta.

Quer saber quais resultados essas funcionalidades podem trazer para a sua empresa? Veja esse case de sucesso abaixo!

Case Mercado Livre

Há 15 anos no Mercado Livre, Tânia Natali Costa, coordenadora de suporte do Classificados, diz que a adoção do Movidesk (Zenvia Service) trouxe uma verdadeira revolução para o setor. “Ele nos permitiu priorizar atividades, centralizar e organizar as informações, e possui uma interface muito intuitiva e simples de usar”, explica, ressaltando, ainda, que desde o primeiro uso do Movidesk (Zenvia Service), os agentes têm se adaptado à ferramenta sem dificuldade alguma.

Com a adoção de um novo sistema, a adesão foi grande: hoje, 100% dos assessores abrem os chamados diretamente pela ferramenta. 

Além disso, ao colaborar com o atendimento de cerca de 950 chamados por mês, o Movidesk (Zenvia Service) trouxe diversas otimizações para o suporte, como:

• Atribuir um novo responsável pelo chamado depois de ele ser aberto;
• Acompanhar as demandas segmentadas por equipes, ajudando a identificar gargalos e falhas de processo em cada área;
• Visualizar as solicitações em sua totalidade, com a possibilidade de observar os fluxos de trabalho por meio do quadro Kanban;
• Organizar o fluxo de chamados;
• Centralizar as informações em um único sistema;
• Acompanhar o tempo de resolução de cada ticket;
• Usar o chat na comunicação dentro do setor;
• Acessar a ferramenta tanto no celular como no desktop.

No entanto, de todas as mudanças, a maior delas está no gerenciamento do tempo dos próprios agentes. Tânia explica que, com o uso do software, foi capaz de reorganizar o tempo de atendimento e otimizá-lo em pelo menos 80%.

Incrível, não?

Quer conhecer mais sobre o Movidesk (Zenvia Service)? Então, agende uma demonstração do sistema agora mesmo!