O que é um sistema de gestão? Principais tipos, como usar e quais os benefícios

Um sistema de gestão empresarial tem como objetivo ampliar a produtividade da empresa, gerar melhores resultados para os setores, contribuir para a eficiência de uma atividade ou mesmo executar atividades que sem eles seriam impossíveis ou improváveis. 

A tecnologia está cada vez mais presente no dia a dia das empresas, em todos os setores e áreas de uma organização. 

Você consegue se lembrar ou imaginar como era a vida em um escritório sem internet e sem computador?

Pois, há apenas 20 anos, nem todas as empresas tinham acesso à possibilidade de ter esses equipamentos operando, todos os dias, em seus negócios. 

Hoje, mesmo os microempreendedores possuem computador, internet, smartphone e outros dispositivos sem os quais não conseguiriam passar um dia de trabalho. 

Mas, fato é que hoje em dia, quando falamos de tecnologia não estamos apenas nos referindo a computadores e internet. Os sistemas de gestão são importantes braços de trabalho no dia a dia das organizações.

E da mesma forma que computadores e internet revolucionaram a forma de trabalho, tornando as empresas mais rápidas, ágeis e eficientes, os sistemas de gestão também tem essa missão.

O que é sistema de gestão?

Um sistema de gestão empresarial é um tipo de software, ou programa de computador, que executa determinadas ações com o objetivo de organizar, controlar e/ou automatizar as tarefas que devem ser executadas no dia a dia de determinada área ou empresa. 

Por exemplo, o sistema de gestão financeira pode, por exemplo, organizar e centralizar os dados relacionados à:

• Movimentação monetária da empresa;
• Fluxo de caixa;
• Estoque;
• Entradas e saídas de dinheiro;
• Informações sobre folha de pagamento;
• Datas de recebimento;
• Vencimento de pagamento de clientes e mais.

A partir de um sistema de gestão como esse, o empreendedor ou o gestor da área tem mais controle sobre a saúde financeira da empresa, a partir de uma visão macro e micro e de indicadores estratégicos. 

Além disso, possuem em um único lugar todas as informações que precisam para fazer com que toda a área financeira do negócio funcione:

• Garantindo o pagamento de contas em dia;
• O envio de lembretes de cobrança aos clientes; 
• A identificação da necessidade capital de giro com antecedência;
• Problemas no fluxo de caixa;
• Baixas no estoque e mais. 

É claro que você também pode encontrar sistemas de gestão mais focados em uma atividade específica, como por exemplo, sistemas de controle de caixa, que oferecem uma visão mais concentrada nessa atividade. 

Além da visão estratégica sobre uma área da empresa, sistemas de gestão também podem executar automações, como o envio automático de e-mail para clientes inadimplentes depois de 15 dias de atraso no pagamento, uma notificação automática de necessidade de compra de um produto para repor estoque e mais. 

Alguns sistemas de gestão podem até mesmo calcular o número de horas extras de seus funcionários automaticamente, facilitando a emissão da folha de pagamento, evitando erros e dando mais tempo aos profissionais do setor para realizarem outras atividades que exigem mais estratégia e pensamento analítico. 

Usamos aqui o exemplo de um sistema de gestão financeira para empresas, mas você pode usar sistemas de gestão em outras áreas de um negócio. 

Tipos de sistemas de gestão: ERP e CRM

ERP

Falamos acima sobre o sistema de gestão financeira. O Enterprise Resource Planning, ERP, ou ainda Planejamento de Recursos da Empresa, é um dos mais famosos sistemas de gestão empresarial usados no mundo.

Não estamos falando do nome de um sistema em particular, mas de um tipo de sistema. Existem muitas empresas no mundo que oferecem ERPs para outras empresas. 

Um ERP é um software voltado para a gestão de uma empresa que realiza atividades como: 

• Controle financeiro; 
• Controle fiscal;
• Controle contábil; 
• Gestão de recebimento de receitas;
• Controle de pagamento de despesas;
• Organiza os dados dos colaboradores;
• Gestão de tributos;
• Até otimização das vendas e mais. 

O ERP é tão importante para as empresas porque, além das atividades da área financeira, ele é capaz de integrar informações de vários outros setores de uma empresa, entre eles: 

• Finanças;
• Departamento Fiscal;
• RH;
• Compras;
• Vendas.

Com todos esses recursos ele facilita a tomada de decisões e amplia a produtividade do negócio, ao automatizar diversas tarefas.

CRM

A gestão de uma empresa nunca seria completa se não considerasse os clientes nessa balança não é mesmo? 

Nesse sentido, outro tipo de sistemas de gestão aparece como central na estratégia de uma empresa: o CRM, ou Customer Relationship Management , ou ainda Gestão de Relacionamento com o Cliente. 

O CRM reúne todas as informações sobre leads, prospects e clientes, informações estas que geralmente ficam espalhadas entre agenda do vendedor, planilhas, computadores de profissionais de atendimento e mais.

O objetivo desse sistema de gestão é organizar e tornar mais simples o acesso a  informações como:

• Dados dos clientes;
• Histórico;
• Etapa do funil de vendas e mais.

Tudo isso funciona para tornar mais estratégica a gestão de clientes, facilitando:

• A tomada de decisões; 
• O acesso a métricas de vendas e atendimento;
• A automação de tarefas e mais. 

Enfim, o sistema é responsável por otimizar a área da empresa que se preocupa com os clientes. 

Além de ampliar a produtividade e, consequentemente, os resultados dessas áreas (como vendas e marketing), o CRM também oferece uma melhoria da experiência do cliente com a empresa. 

[Bônus] Sistema de atendimento ao cliente

No artigo, “CRM, ERP e sistema de atendimento: qual a diferença?”, falamos sobre esses três tipos de sistemas de gestão para empresas e nele apontamos que, “diferentemente do CRM e do ERP, o sistema de atendimento é um canal utilizado para centralizar toda a comunicação com o cliente, independentemente dos meios usados para o contato”.

De maneira geral, o sistema de atendimento é voltado à gestão de quem já está na base da empresa, oferecendo canais integrados para contato, pedidos de suporte, atendimento personalizado e humanizado e garantindo excelência do relacionamento entre a empresa e seus clientes. 

Tudo isso gera resultados como a fidelização e retenção de clientes, tão importante para o crescimento e expansão do negócio, afinal, é de 5 a 25 vezes mais caro adquirir um novo cliente do que manter um cliente atual.

Além disso, 61% dos consumidores afirmam que ser bem atendido é mais importante do que o preço ou a qualidade dos produtos.

Ao contar com um sistema de atendimento sua empresa tem acesso a recursos como:

• Atendimento omnichannel;
• Arquivamento de conversas;
• Interface unificada para atendimento nos múltiplos canais;
• Métricas e indicadores sobre os resultados da interação com os clientes e mais.

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