Centralização de informação: veja a importância e como fazer!

Você sabe o que é centralização de informação?

Informação é o recurso de maior valor para as empresas hoje em dia. Não apenas no que diz respeito ao mercado e suas tendências, mas a própria circulação de dados dentro do seu negócio, entre um setor e outro. Por isso que, quando há problemas para administrar essas informações, seus colaboradores podem começar a apresentar uma perda de desempenho.

Uma forma de evitar esse cenário é por meio da centralização da informação, que já é uma tendência bem forte entre muitos negócios. Apesar disso, ainda existem aqueles que resistem a esse tipo de investimento, ou que não sabem como colocar essa ideia em prática. Porém, para poder acompanhar as tendências do mercado, é necessário se atualizar.

Para ajudar a entender isso, vamos falar um pouco mais sobre o que é a centralização, quais vantagens ela oferece e como ela pode ser feita de forma eficiente. Acompanhe.

O que é a centralização de informação?

Como o nome já deixa a entender, ela tem a ver com colocar todas as informações no mesmo lugar. Porém, dentro do contexto de uma empresa, esse conceito é um pouco mais aprofundado.

Primeiramente, as informações em questão são os dados da sua empresa e de seus clientes, os quais contam com grande valor no dia a dia de trabalho. Há um número considerável de tarefas que precisam de dados vindos de várias áreas para serem executados corretamente. Porém, quando essas informações ficam espalhadas por pendrives, diferentes computadores e documentos impressos.

Sendo assim, a melhor solução é ter toda essa informação em um espaço, como um servidor na nuvem, o qual pode ser acessado de diferentes pontos.

Quais são seus benefícios?

Como já mencionamos, alguns gestores não estão dispostos a fazer sua centralização de dados. Se você ainda está em dúvida sobre o assunto, leve em conta os seguintes benefícios que você pode obter.

Facilidade de acesso aos dados

Como já mencionamos, uma das principais qualidades de um sistema centralizado de informação é que ele pode ser acessado de diferentes pontos.

Isso significa que qualquer pessoa com permissão pode observar um dado ou documento registrado em seu sistema sem dificuldade, mesmo que passe por uma mudança em sua máquina ou esteja acessando o sistema remotamente.

Investimento inicial baixo

Ao contrário do que alguns acreditam, não é necessário investir muito para dar os primeiros passos na centralização de informação na sua empresa.

Há muitas soluções de pequena escala que custam pouco ou são gratuitas. Da mesma forma, serviços de nuvem e banco de dados podem ser mais facilmente escalonados hoje em dia, graças à tecnologia digital e à internet.

Evitar conflito de versões

Um problema muito comum pelo qual vários gestores passam é criar um documento de referência, enviá-lo para diferentes pessoas e ver que ele foi modificado de formas diferentes.

Isso faz com que seja mais difícil encontrar a versão mais atualizada, ou mesmo uma versão que possa ser considerada correta. Ter apenas um arquivo, o qual pode ser acessado e modificado por várias pessoas, restringe bastante essa possibilidade.

Comunicação mais eficiente

Por fim, mas não menos importante, um sistema compartilhado de informação também acelera consideravelmente a troca de dados entre colaboradores.

Algo muito importante para otimizar a comunicação, o tempo e a produtividade de todos os profissionais em seu negócio. Um efeito positivo resultante dos demais benefícios que já citamos.

Como fazer a centralização de informação em seu negócio?

Considerando os benefícios acima, é bem claro que a centralização de dados é um caminho bem positivo para o seu sucesso.

A questão é: como colocar essa ideia em prática?

Separamos aqui algumas dicas para começar a centralizar suas informações com mais eficácia. Confira.

Defina como a informação será organizada

Para que todos os colaboradores consigam utilizar esse novo sistema, é indispensável que você crie um padrão de armazenamento e nomeação.

Afinal, se não houver algum critério, os arquivos continuarão sendo praticamente impossíveis de achar dentro do banco de dados. Para evitar isso, você precisa planejar como será o seu método de armazenamento e como você pode torná-lo mais eficiente.

Faça o controle de acesso

Apesar de a ideia central ser garantir mais facilidade de acesso da sua equipe a informações da empresa, você precisa ter alguma regulação. Caso contrário essas informações podem vazar e serem usadas para fins ilícitos.

Para isso serve um sistema de controle de acesso, em que cada usuário tem permissões específicas com relação ao que podem ou não visualizar ou modificar.

Elimine processos desnecessários

O objetivo final da centralização de informações é garantir que a sua empresa como um todo se torne mais eficiente. Para isso, é indispensável que você também torne o processo de armazenamento, recuperação, modificação e aplicação dessas informações o menos burocrático possível.

Não adianta muito ter todos os dados no mesmo lugar, se você leva um dia inteiro para processar a parte que precisa.

Invista em tecnologia

Claro, você vai precisar de um sistema que dê suporte a todas essas mudanças. Felizmente, como já mencionamos, o custo inicial não precisa ser alto. Basta ter computadores atualizados, uma boa conexão à internet e um serviço de armazenamento em nuvem.

Se ainda assim tiver dificuldades, você pode fazer uma transição gradual, usando opções de custo menor ou gratuitas.

Treine sua equipe

Para que todos esses sistemas gerem os resultados que você busca, é necessário que seu time esteja devidamente preparado. Antes de tornar essas ferramentas o padrão em seu negócio, organize treinamentos e esteja pronto para tirar dúvidas da sua equipe, desde o atendimento até os demais setores, ao longo do caminho.

Garanta a segurança do banco de dados

Por fim, mas não menos importante, invista bem na segurança de seus dados. Firewalls, antivírus, sistema operacional atualizado, entre outras coisas, evitam que criminosos virtuais invadam seu sistema e roubem suas informações. Também é importante buscar serviços de nuvem que ofereçam boa proteção.

Agora que você entende melhor a importância e como fazer sua centralização de informação, é hora de colocar essa ideia em prática. Com o tempo, você verá como ela contribui com seu desempenho e organização.

Já conhece o Movidesk (Zenvia Service)?

O Movidesk (Zenvia Service) é um sistema de atendimento que une recursos de Help Desk e Service Desk e pode ser utilizado tanto para a comunicação com os clientes, quanto para a comunicação interna.

Nossa solução também torna as interações mais rápidas e mantém o histórico de cada uma delas. Somos um Help Desk prático, intuitivo e com mais de 75 indicadores de desempenho para você elevar o nível do seu suporte.

Incrível, não? E os resultados são ainda mais surpreendentes, a Avell, gigante no mercado de notebooks de alto desempenho, conseguiu, com o sistema Movidesk (Zenvia Service), gerenciar mais de 100 mil clientes de forma extremamente eficiente.

Como? Colocando em prática funções do sistema Movidesk (Zenvia Service), veja abaixo algumas delas:

• Integração com e-mail: transforme solicitações feitas por e-mail em tickets e tenha acesso ao histórico de atendimento de cada cliente;
• Dashboard e relatórios: com atualizações automáticas de toda a equipe e mais de 75 tipos de indicadores de desempenho;
• Portal do cliente: seu cliente pode consultar o andamento de todos os tickets, criar novas solicitações de atendimento e acessar a base de conhecimento sempre que quiser;
• Automação com gatilhos: crie alertas, estabeleça inúmeras regras de negócios e envie notificações personalizadas, ativadas por situações específicas e preestabelecidas.

Quer entender melhor o case de sucesso da Avell? 

Case Avell

A Avell é uma marca brasileira que produz e comercializa notebooks de alto desempenho. Está no mercado há 15 anos e busca trazer para o mercado nacional, em primeira mão, as tecnologias mais inovadoras do mundo, no que concerne à produção e ao desenvolvimento de laptops.

O maior desafio da empresa, no entanto, era encontrar uma ferramenta que fizesse um bom gerenciamento das informações, de maneira rápida e centralizada para agentes e clientes. Foi, então, que conheceram o sistema Movidesk (Zenvia Service). 

Nós oferecemos acompanhamento completo do histórico dos clientes, facilitando o trabalho do agente e humanizando a experiência do cliente.

Resultado?

• Dos quase 1.500 tickets abertos ao mês, aproximadamente, 94% são resolvidos;
• Dos atendimentos realizados por chat, 87% são resolvidos em primeiro atendimento;
• O tempo médio de espera na fila do chat é de 7 segundos.

Quer conquistar estes resultados em todas as suas estratégias de atendimento e comunicação? Então, clique no banner abaixo e ganhe 7 dias para testar o Movidesk (Zenvia Service). Clique e aproveite!